Управление IT проектами. Создание функциональных сайтов

Каким должен быть личный кабинет информационной системы?

2024-08-30 20:59:58 Время чтения 18 мин 620 1

Введение

Вероятно, у вас есть сайт и вы подумываете, что было бы неплохо внедрить в него личный кабинет. Либо вы планируете делать сайт сразу с личными кабинетами для клиентов, сотрудников или партнеров.

Возникает вопрос - как сделать его наиболее эффективным образом? Что лучше сразу учесть при создании кабинетов? Каким должен быть личный кабинет на сайте?

Именно эти моменты мы и постараемся раскрыть в этой статье.

Что должен включать в себя личный кабинет информационной системы

Есть базовые вещи, которые встречаются в большинстве систем с личными кабинетами.

Что относится к ключевым элементам личного кабинета на сайте:

Регистрация, вход, выход, смена пароля, восстановление пароля

Это системные вспомогательные элементы, которые обслуживают пользователя.

Регистрация может быть внутренней (регистрацию проводит админ), либо внешней (регистрацию делает сам посетитель). Если делаете внешнюю регистрацию, то вы можете делать подтверждение аккаунта по почте. Это будет хорошо в плане верификации почты (она точно рабочая и принадлежит пользователю). Оборотная сторона - это уменьшение конверсии - письмо может попасть в спам, юзер забыл пароль от почты, юзер просто не хочет делать лишние движения и т.д.

Небольшой инсайт по восстановлению паролей - в целях безопасности лучше запретить восстановление пароля для административных ролей.

Если забыт пароль для админа - его можно восстановить обходными путями (например, через внутреннюю службу поддержки).

Для усиления безопасности вход можно сделать по email, по СМС или даже по мессенджеру. В более сложных случаях можно делать интеграцию с внешними системами авторизации (Госуслуги, Яндекс ID, Гугл вход, соц. сети).

Профиль пользователя

Профиль - это основная базовая информация, которую пользователь может редактировать в своем личном кабинете. Обычно это персональные данные, контакты, фото, данные по компании. При этом вы можете собирать о пользователе гораздо больше информации - откуда пришел, IP, город, время входа, выхода, какие страницы посещал и т.д.

Что еще может быть интересного в профиле?

Настройки предпочтений - это могут быть категории товаров, темы рассылки и т.д. Так можно понять, что выдавать пользователю в первую очередь.
Настройки уведомлений - когда, как и о чем уведомлять пользователя. Данную систему можно делать бесконечно гибкой (разные виды уведомлений, различные требования и различный формат данных).
Подгрузка данных по пользователю. Удобно, когда не нужно заносить одни и те же данные постоянно на разных площадках, например реквизиты компаний. Здесь можно использовать внешние источники и по API подгружать нужные данные. Пример - dadata.ru.

Заявки/заказы

Смысловым ядром практически любой системы являются заказы или заявки. Это могут быть заказы товаров, заявки на ремонт, бронь объектов недвижимости и т.д.

К пользователю есть привязанные объекты - именно по ним мы должны выводить заявки в личном кабинете.

Что важно для заявок:

удобный поиск заявок с большим количеством фильтров. При этом на первых порах их может быть немного, но со временем, по мере надобности, можно добавлять более сложные фильтры.
карточка заявки - это вся информация по заявке в одном окне. Также карточка содержит все операции, которые можно делать с заявкой. Вид карточки и набор возможностей зависит от статуса заявки и от того, кто просматривает заявку - менеджер, клиент, супервизор или еще кто-то.

Взаимодействие с другими

Зачастую пользователь взаимодействует с другими участниками системы. Где-то он взаимодействует вскользь - например, менеджер обрабатывает заявку клиента, но он с ним никак напрямую не взаимодействует.

Но иногда требуется и пообщаться - тогда в дело вступают инструменты более плотной коммуникации:

чаты - непосредственная переписка с мгновенной реакцией;
комментирование объекта, например, заявки;
звонки (IP телефония), видеочаты и т.д;
внешние мессенджеры. В этом случае личный кабинет должен просто дать вовремя и в удобном формате нужный контакт.

Уведомления

Работа пользователей в личных кабинетах дает очень большое преимущество - любое действие оцифровано. А значит его можно обработать и сделать ответное действие. Например, уведомить некоего пользователя о новом событии в системе. Простейший пример - клиент создал заказ, идет уведомление пользователю.

Чуть сложнее пример - кто-то несколько раз пытается войти под вашим логином, даем уведомление пользователю на почту, что кто-то лезет в ваш логин, возможно надо сменить пароль.

Полная оцифровка действий позволяет создавать очень сложные события и создавать реакцию на них.

Быстрый доступ к операциям

Есть важные операции, которые должны быть постоянно где-то под рукой. Не должно быть такого, что приходится рыскать по всему кабинету, в поисках ключевой операции.

В нашем случае мы используем панель быстрых действий - она показывается сверху справа. Для ключевых операций мы помечаем их специальным образом, и они постоянно выводятся как малая панелька справа на странице.

Какие это могут быть операции - новый заказ, новая задача, смотр показателей, моя последняя задача и т.д.

Приятные возможности в личном кабинете пользователя

Следующие идеи позволят вам улучшить систему личных кабинетов. Это такие фишечки, которые сделают личный кабинет более удобным для ваших пользователей.

Тут возникает вопрос. А зачем делать кабинеты удобными?

Дело в том, что мало сделать личные кабинеты на сайте, необходимо еще и внедрить туда пользователей. Даже если у вас в целом рабочие кабинеты - не факт, что пользователи будут в них работать. Они могут по-тихому саботировать работу в системе, а фактические задачи решать вне ее.

Нужен пример? Корпоративное использование электронной почты vs мессенджеры. Все работают в мессенджерах, но для руководства делаются более официальные письма по электронной почте. Т.е. почту используют только формально, а вся работа кипит именно в мессенджерах.

Какие приятные плюшки можно реализовать для пользователей в личных кабинетах?

История прошлых действий

Если мы подстраиваемся под пользователя - это требует у него меньше усилий в будущем. К примеру, открыл он таблицу, поставил фильтры, какие ему нужно. Завтра приходит - все сброшено и надо все по новой делать. Вроде мелочь, а все же вызывает отторжение.

Лучше будет, когда фильтры будут запоминаться и не нужно тратить силы каждый раз на установку.

Информационная поддержка и внутренняя реклама

Личный кабинет можно снабдить подробными контекстными подсказками, как и что делать в кабинете. При этом подсказки могут учитывать текущее положение пользователя.

Нечто подобное мы реализовали в решении площадка услуг, где на странице Проекта учитывается, кто пришел (Заказчик или Исполнитель) и в каком статусе находится Проект. Это упрощает работу пользователя, не дает ему потеряться.

Подобная заботливая система снижает риски длинных затупов у пользователей системы.

Аналитика исходя из данных системы

Т.е. все действия оцифрованы, значит вы можете строить различные графики и таблицы с анализом бизнес-активности. Например, кто быстрее обрабатывает заявки, какие клиенты показывают наибольшую активность в кабинетах и т.д.

Тут полет фантазии может быть очень высокий, и важно не увлечься. Нужно отталкиваться от бизнес-целей и возникающих вопросов, например, "А кто нам приносит основной доход? А на каких проектах у нас самая низкая маржа? Кто чаще всех нарушает дедлайны задач?"

Интеграция с внешними системами для работы из одного окна

Большинство крупных систем имеют свой API - это техническая возможность обмениваться данными и командами между системами.

К примеру, можно выгружать данные из рекламных кабинетов Яндекса, VK в личный кабинет и там их обрабатывать. Либо загружать финансовые данные из 1С и выводить где-то на карточке клиента в CRM.

Возможность кастомизации под себя

Как по мне, это ключевой, важнейший момент при создании системы с личными кабинетами. Дело в том, что система будет постоянно меняться. Невозможно сразу все предвидеть, что нам потребуется в дальнейшем.

Другая важная идея - изменения не должны требовать космических затрат, которые внедряются целый месяц.

В идеале должна быть ситуация, когда правки делаются быстро и изменения сразу отображаются в системе.

В нашей платформе мы используем именно такой подход, человек со знанием SQL и Boostrap может быстро и по месту проводить правки. Если же кастомизация становится дорогой и долгой - тогда система будет просто не поспевать за развитием бизнес-части и хотелками пользователей, т.е. развиваться будет просто медленнее.

Работа с мобильного

Сейчас работать можно не только с ПК, но и со смартфона. Особенно это важно для мобильных людей - тех, кто постоянно в дороге, на объекте и т.д. Важно, чтобы человек мог во вменяемом виде оперативно получить необходимую информацию и выполнить управляющие действия.

С точки зрения пользователя лучше, чтобы это было мобильное приложение.

С точки зрения владения системы - это очень дорогой вариант:

придется поддерживать сайт, IOS приложение и Android приложение;
каждое приложение требует своих навыков разработки и соответственно приводит к удорожанию их обслуживания;
исправление ошибок и внедрение возможностей - придется переустанавливать приложения;
вы не сможете быстро внедрять изменения - задержка будет измеряться неделями, а не часами;
необходимо делать интеграцию сайта и мобильного приложения - это тоже требует дополнительных вливаний в проект.

Мы за мобильный сайт с отзывчивым дизайном, когда одна верстка сайта работает одинаково хорошо, как на больших экранах, так и на малых. Именно такой подход мы и реализовали в нашей платформе Falcon Space.

Однако, при этом остается возможность создания отдельного мобильного приложения с интеграцией через GET/POST запросы с платформой.

Более подробный анализ выбора сайта или мобильного приложения в нашей статье.

Системные моменты по контролю пользователей в личных кабинетах

Здесь мы говорим о неких служебных нюансах, которые пользователь может и не замечать в личном кабинете.

Логирование действий, оцифровка

Любой клик, любое помещение страницы, любой ввод на формах - все это можно залогировать и в дальнейшем обрабатывать.

К примеру, в нашей системе по умолчанию сохраняются помещения страниц (в trace с кодом pv) и сохранения форм (код sf).

Загнать всех сотрудников работать через личные кабинеты может быть очень заманчивой идеей для руководства компании, т.к. при граммотном аналитике можно очень тонко контролировать, что происходит на местах. Причем делать это с некоей степенью автоматизации: автоматически отслеживать нехорошие события, выдавать супервизору предупреждения по аномалиям в системе. В общем, матрица в действии.

Защита от дурака, операции для опытных

Чем лучше ваш интерфейс учитывает контекст пользователя, тем лучше он будет решать задачи в личном кабинете.

Представьте современного пользователя смартфона перед интерфейсом командной строки терминала Linux - это будет выглядеть примерно, как зарисовка в басне Обезьяна и очки.

Интерфейс системы должен учитывать, кто является юзером, какие у него навыки и возможности.

Если это неопытный пользователь, то нужно вести его плотно по процессу, ни шагу в сторону от процесса, множество проверок корректности ввода. Если это старый волк - он будет вас ценить за пакетные операции, возможность массовой загрузки CSV файлов, за горячие клавиши, возможности copy/paste данных в нужном формате.

Подумайте о своей основной целевой аудитории и делайте личный кабинет в первую очередь под них. Если у вас бабушки - сделайте шрифт на 40% крупнее, уже для многих это будет большой плюс.

А еще лучше - сделать подобные ключевые параметры отображения настраиваемыми в профиле пользователя.

Пуш уведомления для возврата

Пуш уведомления позволяют дернуть пользователя по нашей инициативе.

Пуш позволяет возвратить пользователя в личный кабинет даже при закрытом приложении (браузере).

Следует аккуратно использовать эту возможность, т.к. если быть слишком надоедливым, то пользователь просто перестанет обращать внимание, либо заблокирует пуши от вашего сайта.

Автоуведомления

Система может периодически проверять определенные состояния в системе и рассылать уведомления заинтересованным лицам. При этом можно создавать очень сложную бизнес-логику триггеров объявлений. Однако тут важно не переборщить, т.к. могут возникнуть проблемы быстродействия при большом объеме данных.

Важно сразу понимать, как должен реагировать человек на подобные уведомления - если просто для информации, то наверно такое уведомление не очень нужно.

Слежение за действиями пользователей

В целом никто не мешает вам следить за каким-то пользователем - куда он перешел, какую форму сохранил и т.д.

Когда лид регистрируется на нашем сайте, то к нам приходит уведомление в телеграм со ссылкой на CRM. В карточке клиента есть вызов таблицы лога действий пользователя - это все события, связанные с данными пользователя, которые фиксируются в trace таблице (посещения, ошибки, сохранения форм и т.д.).

Заключение. Так каким должен быть личный кабинет на сайте?

В статье мы кратко разобрали, что может быть в личном кабинете на сайте.

Хороший личный кабинет - это тот кабинет, который позволяет достичь целей пользователю.

В плане создания кабинета лучше двигаться итеративно. Не пытайтесь сделать кабинет-монстр с кучей всевозможных функций - 90% из этого будет не использоваться. Лучше сделать минимальный кабинет, начать пользоваться им, понять, чего не хватает и постепенно его дальше развивать.

Также важная идея - простая система по мере развития станет сложной системой. А изначально сложная система по мере развития просто загнется под весом своей нарастающей сложности и внутренней противоречивости. Поэтому старайтесь как можно дольше сохранять простоту системы, насколько это возможно с учетом бизнес-требований.

Хорошим вариантом прототипной работы в личном кабинете будет создание таблиц в Excel (лучше в сетевом аналоге Google Spreadsheet). Тем самым вы на практике сможете проработать форматы данных, состав полей и общие процессы. Если на практике все это хорошо работает и прижилось - можно пробовать это переносить в личные кабинеты.

Кратко повторим ключевые моменты. Что должно быть в кабинете: