Выбор конференц-площадок для MICE-мероприятий: тренды и лайфхаки
Цены растут, старинные особняки сдаются, а флип-чарты не нужны
Вместе с ростом бронирований отелей и авиаперелетов MICE-специалисты отмечают увеличение спроса на площадки для проведения деловых мероприятий. При этом за последние два года бюджет на банкетные и конференц-залы вырос в среднем на 20-25%. Это объяснимая общая экономическая тенденция, к которой заказчики относятся с пониманием.
Локация – то есть месторасположение – по-прежнему остается самым важным критерием при выборе конференц-зала. Иногда даже близость площадки, например, к офису заказчика выигрывает, даже несмотря на низкий ценник или очевидные плюсы другого, более удаленного варианта. Также в тройке наиболее значимых параметров: вместимость зала, как основная его характеристика, и технические возможности – наличие или возможность установки необходимого оборудования.
Самый большой конференц-зал в нашей практике вмещал 800 человек, самый маленький был рассчитан на 30 персон. Однако, конечно, это не жесткие границы. Для камерных событий можно легко найти мини-залы и переговорные комнаты, а масштабные мероприятия проводятся в банкетных залах и концерт-холлах
Открытие новых отелей и бизнес-центров – это всегда новые MICE-возможности. Также в последнее время под деловые мероприятия стали сдавать в аренду помещения старинных особняков, культурных центров, музеев и другие площадки, ранее неиспользуемые под MICE. Тренд на исторические здания особенно ярко заметен на мероприятиях в Москве и Санкт-Петербурге – именно здесь MICE-организаторам как нельзя лучше удается создать событие, где «дружат» сфера культуры и гостеприимства.
Если предполагается мероприятие с классической рассадкой, стандартной программой и без сложного технического задания, то для знакомства с новым конференц-залом достаточно фото. Гораздо больше информации дает видеообзор. А во время живого визита можно обсудить детали, а также познакомиться с персоналом. MICE-специалисты отмечают, что 30% успеха мероприятия зависит от человека, поэтому в представителях площадки ценятся такие soft-скиллы, как клиентоориентированность, вежливость, оперативность и максимальная вовлеченность.
Дизайн помещения сейчас можно найти абсолютно на любой вкус и под любой запрос: классика, лофт, модерн и пр. Создать нужный стиль в помещении можно также силами подрядчиков-декораторов.
Если в зале колонны, золото, вензеля и лепнина, а клиент просит поставить фотозону в стиле Hi-Tech, то лучше предложить более гармоничный вариант, иначе в итоге стилевой каламбур будет смотреться странно, и заказчик сам останется недоволен
Примерно каждый пятый конференц-зал оказывается нестандартной формы. Владельцы именуют такие площадки трансформерами и держат наготове средства зонирования: перегородки и ширмы. В арсенале MICE-специалистов – оригинальные варианты расстановки стульев и дублирующие экраны для мультимедиа. Однако «боль» любого организатора – это залы с массивными колоннами, которые закрывают обзор и просто «съедают» пространство визуально.
В наши дни каждый зал имеет свое оборудование. На пике спроса услуги подрядчиков, предлагающих «фишки» диджитал: регистрация по QR, нетворкинг-чаты для участников, интерактивные фотозоны и многое другое. А вот флип-чарт с бумагой и маркерами практически совсем ушел в прошлое.