От Excel-ада к цифровому раю: как мы автоматизировали логистику

Клиент

ГК«100 ТОНН» — российский лидер в области такелажа и монтажа промышленного оборудования. В составе холдинга 500 сотрудников и крупнейший парк подъемно-транспортных машин. Компания работает за рубежом и по всей России, в том числе в условиях крайнего севера.

Для реализации проектов ГК «100 ТОНН» привлекает подрядные организации через тендеры. Это позволяет выбрать исполнителей с оптимальным соотношением цены и качества, обеспечивая гибкость и оперативность в выполнении проектов любой сложности и масштаба.

Задача

Клиент пришел с запросом на построение ERP-системы, которая объединит логистику, закупки и внутренние согласования.

При большом количестве заявок управлять процессом вручную стало неудобно и непрактично. Заказы оформлялись через разные каналы: по почте, через звонки и в 1С. Из-за разрозненности было непонятно, на каком этапе заявка зависла, кто должен ее согласовать и сколько времени занимает весь процесс. Это тормозило работу, приводило к ошибкам и увеличивало стоимость перевозок.

Ключевые проблемы:

1. более 90% логистических заявок оформлялись в аварийном режиме — это заказы со сжатыми сроками;
2. не было единого интерфейса и логики бизнес-процессов;
3. согласования шли хаотично, а сроки срывались — такие задержки вели к сверхурочной работе;
4. невозможно было отследить, где завис процесс и почему это произошло.

Цель проекта: перевести всю работу в единую учетную систему с автоматической маршрутизацией, минимальным ручным вводом, понятной логикой и встроенной аналитикой.

Задачи:

1. Автоматизировать подачу заявок на логистику и закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с любых устройств.
2. Ввести систему статусов и зафиксировать все переходы.
3. Настроить цепочку согласований с уведомлениями и напоминаниями.
4. Интегрировать базу поставщиков и контрагентов из 1С, а также с другими системами транспортной логистики.
5. Сократить количество аварийных заявок с 93% до 78% и увести процесс в плановый режим.
6. Добавить аналитику для изучения сроков, авралов и эффективности подрядчиков и сотрудников.

Решение

Чтобы собрать ERP-систему под задачи клиента, мы выбрали Totum. Это open source решение, которое можно кастомизировать под любой бизнес-процесс. Totum позволяет быстро запустить MVP, адаптировать логику под процессы и оперативно вносить изменения.

С его помощью мы выстроили цифровую архитектуру логистики и снабжения, заменили ручной контроль и синхронизировали необходимые системы.

Проект начали с аудита. Разобрали текущие процессы: кто создает и согласует заявки, какие документы для этого требуются и где чаще всего происходят сбои. Затем спроектировали логику: расписали роли, статусы, маршруты и точки контроля.

На базе модулей Totum реализовали блоки управления логистикой, снабжением и отчетности для топ-менеджмента. Благодаря внедрению платформы удалось сократить аварийные заявки с 93% до 20%, увеличить долю тендеров до 90% и дать руководству полный контроль над всеми этапами. В долгосрочной перспективе ожидается снижение стоимости грузоперевозок на 15% за счет оперативной обработки заказов.

Заказать экспресс-аналитику в Атвинте

Архитектура платформы

Как создавали архитектуру ERP-системы

1. Провели анализ процессов и выделили ключевые блоки. Разделили все действия на модули — логистика, снабжение, тендеры, оплата, поставка и документы. Это помогло структурировать архитектуру и отразить ее в Totum.
2. Настроили статусы и триггеры. Каждый этап заявки зафиксировали в системе. Переход возможен только при выполнении условий — например, после согласования или получения оплаты. Это исключает случайные действия и путаницу.
3. Прописали роли и порядок действий. Инициатор, исполнитель, служба безопасности, руководитель проекта и администратор — у каждого свой набор доступов и точек ответственности. Нельзя, чтобы один участник повлиял на этап, который не входит в его зону влияния.
4. Интегрировали Telegram-бота. Все уведомления о статусах, напоминаниях или проблемах приходят в мессенджер. Сотрудникам не нужно заходить в систему, чтобы быть в курсе: они оперативно реагируют и видят, что и когда нужно делать.
5. Подключили внешние системы. Интеграция с 1С позволяет автоматически получать данные об оплатах и контрагентах. Связка с другими сервисами обеспечивает прозрачность логистических тендеров, синхронизацию статусов и контроль исполнения.
6. Реализовали сценарии автоматического реагирования. Например, если перевозчик отказался — тендер запускается заново. В случае, если не был назначен исполнитель — система отправит срочное уведомление руководителю. Если документы не были сданы — в последний день месяца придет напоминание. Это сокращает ручной контроль и исключает забытые задачи.

Как проходил запуск 

Проект разворачивался поэтапно. Это помогло последовательно отработать каждый блок, собрать обратную связь и быстро внести улучшения:

1. Логистика. Начали с заявок на перевозку — маршруты, статусы, тендерная таблица и контроль исполнения.
2. Снабжение. Подключили шаблоны заявок, ключевые показатели эффективности (КПЭ), цепочки согласований и автоматизацию закупок.
3. Интеграции. Связали Totum с ключевыми системами. Настроили безопасную передачу и обновление данных.
4. Отчетность и аналитика. Добавили отчеты по метрикам и выгрузки для руководства.

Мы сделали ERP-систему для работы со снабжением и логистикой: с прозрачными статусами, понятной логикой, мгновенными уведомлениями и полной автоматизацией ключевых процессов. До этого у клиента были разрозненные каналы для работы с заявками — почта, звонки и 1С. Процессы дублировались, заказы терялись, а контроль занимал слишком много времени.

Узнайте про разработку ERP-системы для компании «БЭКС», которая занимается производством комбикорма

Система ролей и прав доступа

Роли и права доступа настроены так, чтобы каждый участник отвечал только за свой набор действий и зону ответственности. Это снижает количество ошибок, ускоряет выполнение задач и делает процессы более прозрачными.

Кто за что отвечает:

1. Инициатор — это любой сотрудник, зарегистрированный в Totum. Он создает заявки, заполняет маршруты и параметры, подтверждает отправку и ставит оценку после выполнения. 
2. Исполнитель работает с логистикой и снабжением. Сотрудник принимает заявки в работу, формирует тендерную таблицу, выбирает победителя, управляет сроками, фиксирует поставку и сдачу документов. Также отправляет заявки на согласование и может подать запрос на отмену. 
3. Руководители проектов (РП) участвуют в согласовании победителей тендеров, подтверждают или отклоняют изменения сроков и суммы. Могут отменить заявку напрямую или согласовать отмену, если ее инициировал исполнитель.
4. Служба безопасности (СБ) проверяет благонадежность контрагентов, устанавливает статусы и проставляет оценки безопасности. В случае несогласия добавляет обоснование.
5. Исполнительный директор (ИД) подключается к согласованию победителей тендеров и заявок с превышением бюджета. Может отклонить выбор победителя с комментарием.
6. Администратор контролирует корректность бизнес-процессов и управляет настройками системы — назначает роли, редактирует шаблоны, настраивает уведомления, рабочее время и справочники. 

Каждый статус заявки связан с действиями конкретной роли. Например:

1. инициатор подтверждает заявку — она уходит в работу;
2. исполнитель запускает тендер — статус меняется автоматически;
3. РП или ИД не согласовали победителя тендера — статус не меняется;
4. документы не были сданы — заявка не закрывается.

Основные модули ERP-системы

Наша платформа на базе Totum закрывает ключевые задачи — от логистики и снабжения до контроля оплаты, договоров и аналитики. Мы адаптировали каждый модуль под реальную работу команд, исключив ручной контроль и дублирование.

Логистика и снабжение

Заявки проходят по выстроенному маршруту: тендер, согласование, оплата, поставка и документы. Каждый шаг фиксируется, а откат назад невозможен — это исключает ошибки и хаос. Система сама подсказывает, какие действия нужно выполнить и что обязательно для заполнения.

Работа с заявками в системе

Исполнители работают по сценарию: создают заявку, запускают тендер и фиксируют победителя. Все это сопровождается автоматическими переходами и системой контроля. Это позволяет бизнесу избежать потерь, связанных с ручным вводом и несогласованностью действий отдельных команд.

Уведомления

Все важные события попадают в Telegram — пользователи получают уведомления, не заходя в систему. Настроили три уровня сообщений:

1. информационные уведомления сообщают о смене статуса;
2. напоминания не дают забыть важные шаги;
3. срочные сообщения сигнализируют о проблемах и просрочках.

Руководитель проекта и исполнительный директор могут согласовывать или отклонять заявки напрямую в мессенджере.

Уведомления о заявках в Telegram

Добавили условия срабатывания каждого уведомления: кому, когда и при каком событии нужно отправить напоминание. Для этого сначала подготовили логику работы, а потом внедрили ее в Totum.

Логика работы системы уведомлений

Например, если заявку не взяли в работу за час — система шлет сигнал руководителю, а потом повторяет его до назначения исполнителя. Это помогает не терять заявки, держать всех участников в курсе и ускорять принятие решений.

Интеграции: объединили данные по логистике и оплатам 

Подключили Totum к трем ключевым системам:

1. Из 1С подтягиваются статусы оплат и данные по контрагентам.
2. В Telegram приходят уведомления и быстрые действия, а также осуществляется контроль входа в систему.
3. Логистическая платформа используется для передачи заявок на этапе согласования тендера. Система обновляет данные каждую минуту. После выбора победителя синхронизация прекращается. Это исключает перезапись данных.

Все процессы интегрированы в одну экосистему. Это ускоряет работу, исключает дублирование информации, сохраняет и актуализирует данные. Сотрудники не тратят время на сверки, а руководители отслеживают процессы в режиме реального времени.

Отчетность для руководства

Модули логистики и снабжения собирают данные по всем процессам. Наша команда добавила систему отчетов: ежемесячные сводки, таблицы и метрики. Визуализация помогает быстро оценить результат, например:

1. сколько заявок сданы в срок (OTIF), а какие ушли в «аварийный режим»;
2. как распределяется загрузка исполнителей;
3. насколько снизились затраты по сравнению с базовой стоимостью.

Сводная таблица на платформе

Данные можно выгрузить в XLSX и DOC, отфильтровать по региону, проекту или исполнителю. Компания получила прозрачную статистику по каждому этапу работы. Руководители видят точки роста и отслеживают этапы заказов. Это помогает принимать решения на основе данных.

Работа с Атвинтой оставила только позитивные впечатления — отмечу внимание к деталям, гибкость и готовность найти лучшее решение. Команда определила узкие места в процессах и создала удобную систему на основе Totum для всех ролей.

ГК «100 ТОНН»

Результат

После запуска ERP-системы компания получила полную прозрачность процессов — от создания заявки до закрытия документов. Все этапы фиксируются в системе, статусы обновляются автоматически, а контроль распределяется между ответственными лицами. Также сократилось количество ручных операций, исчезли дубли и потери информации между отделами. В долгосрочной перспективе ожидается снижение стоимости грузоперевозок на 15% за счет перехода в плановый режим и сокращения срочных заявок.

Итоги:

1. Аварийность заявок снизилась с 93% до 20%.
2. Дали руководству 100% контроля за процессами и загрузкой команды.
3. Доля заявок, проходящих через тендер, выросла с 60% до 90%.
4. Вывели все согласования, статусы и контроль сроков в одну систему.
5. Настроили единый маршрут обработки заявок — от черновика до закрытия документов.
6. Объединили данные закупок и перевозок в одной платформе.
7. Сократили ручной труд, автоматизировали уведомления и проверки.

Платформа объединила закупки и перевозки, автоматизировала рутинные задачи и задала единый порядок действий для всех ролей в компании.