Как провести ретро в конце года с заботой о команде

Гайд по успешной встрече, которая понравится всем. В Онлайн и офлайн

Все переживают эпоху непрерывных перемен по-своему: для одних мысли о завтрашнем дне только забирают ресурс, другие активно достигают новые цели и двигаются вперед. Каждая команда справляется по мере своих возможностей, и это нормально.

Работая с клиентами из самых разных сфер, мы в Jobby видим и те, и другие проявления у команд (и у себя, чего уж там). Проведение ежегодной ретроспективы — отличный способ зарядиться энергией и дать коллегам немного поддержки и тепла. Рассказываем, как организовать финальную онлайн или оффлайн встречу с командой, чтобы все с пользой провели время и вышли с мотивацией на новые свершения.

Что такое ретроспектива и зачем вообще что-то делать?

Это командая встреча, которая проводится для подведения итогов и/или обсуждения нынешнего положения дел: достижений, факапов, сильных сторон и зон развития коллег и команды в целом. Это помогает понять состояние коллектива, увидеть, как протекают его внутренние процессы и улучшить их. 

Ретроспектива — идеальная точка опоры для команды, чтобы подвести итоги и понять, что получилось сделать, а что стоит улучшить. Встреча поможет создать общий для всех контекст, сблизиться и выстроить более глубокую основу для коммуникаций. Также, это отличный способ проявить заботу и оказать поддержку любимым коллегам в сложное время.  

Как организовать успешное ретро?

Первое правило ретро — быть бережными и внимательными друг к другу. Отношение к корпоративным встречам может быть абсолютно разное, поэтому стараемся не забывать о том, ради чего вы собрались. Без совместной работы, ваша команда вряд ли бы пришла к успеху, поэтому воспринимайте ретро, как площадку для рефлексии и возможности проявить себя. 

Обычно проведением ретроспективы занимаются профессиональные фасилитаторы, которые проводят предварительный бриф, разрабатывают механику и проводят встречу. Но если вы работаете в небольшом коллективе или не готовы выделять бюджет на подобные решения, на основании опыта проведения подобных сессий мы составили подробный гайд, как пошагово сделать так, чтобы ретро оказалось в радость для всех, а также принесло практическую пользу работе вашей компании. 

Командное погружение или «Как объединить людей?»

Возможность почувствовать себя частью сообщества — это база, на которой вы сможете найти общий язык и увидеть, какие все крутые и уникальные. При этом, команды и ситуации бывают разные. Не у всех есть возможность объемно подготовиться к встрече и провести ее в идеальных условиях. Поэтому мы предлагаем три разных подхода, которые вы можете использовать и кастомизировать, с учетом своих ресурсов. 

А) Нет времени объяснять

Для самых занятых и расслабленных самый простой и эффективный вариант — это разговор. Предложите вашим коллегам поделиться радостными моментами и открытиями последних дней.

Так вы узнаете о том, что Алина пытается перейти на растительное питание (и вот они с Дашей уже обмениваются рецептами тофников), Вася в свободное время учит японский, а Дима завел телеграм-канал про кино. Это поможет найти в команде единомышленников и почувствовать, что вас объединяет не только любимая работа. 

Б) And the Oscar goes to…

Если вы привыкли подходить к любой задаче креативно, то не отказывайте себе в этом удовольствии. Устройте вашей команде мини-Оскар с шуточными номинациями. Чтобы придумать идеи для победных категорий, вспомните все, что происходило в компании в этом году, и кто был главными звездами этих ситуаций. В подарок можете вручить всем шоколадки и кастомизированные мемы.  

В) Визитная карточка

Психологи рекомендуют обратиться к своему внутреннему ребенку, чтобы восстановить ресурс. Предлагаем воспользоваться их советом и превратить это в коллективную деятельность. 

Как минимум за неделю до ретро, попросите каждого члена команды подготовить свою визитную карточку, которая расскажет об их деятельности. Представление может быть в любой форме: презентация, стихи, песня, коллаж, видеоролик, даже театр теней. Все ограничивается лишь воображением вас и ваших коллег. В день X вы сможете по-новому взглянуть на работу друг друга и восхититься, с какими крутыми людьми вы работаете.

Содержательная часть

Ретро — это не только про веселье, но и фидбек. Важно не забывать, зачем вы здесь собрались и основательно подойти к содержательному этапу. Здесь вы фокусируетесь на рабочих моментах, обсуждаете текущие проекты, слабые места и зоны роста. 

За год произошло много событий, поэтому в них легко потеряться. Чтобы этого избежать и сделать встречу максимально полезной, попросите каждого сотрудника подготовить презентацию своей работы за последние 12 месяцев. Лучше всего заранее дать план выступления. Например, включить туда такие пункты:

1. Похвастаться тремя ключевыми событиями, которые произошли или происходят прямо сейчас, а также имеют позитивный эффект, и описать, какой именно. Что порадовало, что удалось в этом году?

1. Рассказать про три ключевых факапа, которые произошли и обнажили слабые стороны. Какие уроки из этих факапов удалось извлечь?

1. Пообещать, какие изменения будут происходить в работе, коммуникации и управлении проектами исходя из тех уроков, которые удалось извлечь.

1. Сформулировать три проекта или задачи, которые помогут максимально продвинуть твою команду с планом реализации на 1-2 месяца. Чья помощь может понадобиться? Что хотите сделать, учитывая сильные и слабые стороны команды и коллег? 

Обязательно следите за таймингом презентации и напомните коллегам об ограничениях во времени. Не забудьте оформить визуальное сопровождение, которое поможет легче воспринимать информацию и привлечет больше внимания. 

Благодаря содержательной части у каждого члена команды будет своя минута славы и возможность глубоко проанализировать прошедший год. А главное, все будут в курсе запланированных задач друг друга и при необходимости смогут их скорректировать и учесть в расчёте своей загрузки.

Неформальное завершение

Когда важные вопросы остались позади, можно вновь вернуться к более неформальной части. В идеале, ретро можно завершить в уютном баре за бокалом вина. Мы рекомендуем нашим клиентам не пренебрегать этой ступенькой, ведь в непринужденной обстановке можно устроить финальную «распаковку» команды и дать всем раскрыться с неожиданной стороны. Например, можно придумать нестандартные вопросы, которые дополнят результаты фидбека содержательной части:  

1. Какой наиболее ценный совет в плане профессионального развития ты когда-либо получал?

1. Когда всё идёт не так, как ты планировал, какая цитата поддерживает тебя и помогает двигаться дальше?

1. Какое событие в этом году ты ждёшь больше всего?

1. Назови одно слово-ассоциацию с нашей командой.

1. Какие цели из стоящих перед тобой в 2023 году тебя больше всего вдохновляют?

1. Назови свою самую характерную черту.

1. Любимая книга, которую ты постоянно перечитываешь.

1. Опиши одну черту/традицию нашей команды.

1. Какую ошибку ты считаешь важной?

1. На что ты готов потратить последние деньги?

1. Чего о тебе в команде ещё не знают?

1. Что тебя по-прежнему продолжает удивлять в хорошем смысле в твоей работе?

Каждый новый ответ будет способствовать новым дискуссиям, уточненииям и гипотезам. Получится глубокий разговор, в котором вы лучше узнаете себя, как коллектив, а также сможете увидеть своих коллег со стороны. 

Это работает и в онлайн режиме. Всегда можно собраться в Zoom с огромными чашками чая или чего покрепче и прекрасно провести время за обсуждениями. А ещё в онлайне можно устроить настоящий перфоманс. 

Каждый из вас по очереди находит кадр своего любимого фильма или сериала и пересылает лично одному из коллег. Задача коллеги — выключить камеру и за 5 минут найти нужный реквизит, чтобы воспроизвести полученный кадр. Как только камера снова включается, вы все с хохотом пытаетесь угадать, какое произведение искусства он косплеит.

Воспринимайте, ретро, как средство поддержки команды и опоры для будущих свершений. Тогда получится приятное мероприятие, которое даст направление командному духу и поможет укрепить существующие отношения в коллективе.