Минус 15 млн рублей на горящем IT-ивенте – рэдфлаги, которые агентство не имеет права игнорировать.

Многие любят истории про героизм – «втащили проект за два месяца», «спасли конференцию», «сделали невозможное». Но я снова поймал себя на неприятной мысли: героизм в ивенте часто оплачивается не аплодисментами, а твоими деньгами – и иногда буквально квартирой. 

В этом выпуске «Ивент Кухни» я поговорил с Таней Безуевской (основательница агентства itd-agency), мы разбирали, как делать IT-ивенты, что реально даёт фору в нише, и как один «большой шанс» может превратиться в минус 15 млн собственных средств.

После этого текста ты заберёшь прикладное: как читать рэдфлаги клиента, как проектировать форматы под комьюнити и какие процессы должны «запрещать» финансовые ошибки.

Илья По

Продюсер деловых мероприятий, автор и ведущий подкаста про событийную индустрию Ивент Кухня.

Этот материал – мои выводы и наблюдения по мотивам разговора. Для аудиалов в конце оставлю ссылку на выпуск.

Главная мысль выпуска

В IT-ивентах выигрывает тот, кто понимает комьюнити и управляет рисками так, чтобы бизнес не мог умереть от одного проекта.

1. Узкая ниша – это экономия ресурса клиента

В диалоге мы нащупали простую механику: узкая специализация ценна не тем, что «мы про IT», а тем, что клиенту не нужно тратить жизнь на «перевод» агентству базовых вещей.

Прямо прозвучало, что когда внутренней команде (in-house – то есть команде заказчика) приходится объяснять агентству разницу между Java и JavaScript и почему «вайб девопса» не равен «вайбу C++», это превращается в переработки и ручную сборку там, где хотелось бы делегировать.

Моё мнение: ниша – это способ уменьшить стоимость коммуникации. Не на словах, а в часах, правках и рисках промаха по аудитории.

Проверка на реальность: если клиент всё равно держит у себя «переводчика с агентского на инженерный» – ты продаёшь не нишу, а вывеску.

2. Простое решение часто сильнее «умного» – потому что в нём больше человечности

Мы в разговоре отдельно зафиксировали штуку, которую хочется распечатать и приклеить на монитор: за сложными вопросами часто лежат простые ответы.

На примере антитренда – телеграм-ботов «с ИИшкой» и механик «за 18 шагов» – можно выйти в противоположную сторону: иногда достаточно дать людям «бумажные самолётики кинуть». Не потому что «мы не умеем сложное», а потому что простое быстрее создаёт контакт, игру и эмоцию.

«Сложность» как признак инновации подешевела. А человечность – нет. Ивент, который возвращает людей к простому взаимодействию, часто выигрывает у «супертехнологичного», но пустого.

Проверка на реальность: если механику можно объяснить за 10 секунд и люди делают её без няньки – значит, ты попал.

3. «Провинциальный ДНК» – неожиданно сильная бизнес-стратегия

Мне понравилась честная рамка от Тани: Москва живёт на других скоростях – больше тендеров, больше проектов, огромный зарплатный фонд, офисы, команда 50+ – и это диктует другое поведение. А в более «не московской» динамике появляется право на внимание: прочитать, перечитать, уточнить, не бежать в следующий пожар.

В такой парадигме можно позволить себе жёсткий отбор партнёров и отказывать «каждому третьему» – не только по вайбу, но и по рэдфлагам условий, сроков, документов и платежей.

Я считаю, что про маржу и здоровье бизнеса. Если ты не умеешь отказывать, ты неизбежно (рано или поздно) оказываешься в портфеле проектов, где прибыль случайна, а убыток закономерен.

Проверка на реальность: если отказ от «плохого» клиента автоматически вызывает кассовую панику – значит, твой бизнес уже заложник неправильного портфеля.

4. Рэдфлаги «на берегу» – это не психология, это математика убытка

История, которая лично меня встряхивает – кейс «горящего» проекта: клиент «не знает, чего хочет», до даты два месяца, большая конференция для финтех-отрасли на 3000 человек, тендер и ощущение большого бюджета.

И вот здесь важно не морализаторство, а последовательность ошибок, которые в ивенте случаются очень по-человечески:

1. зашли на дофамине «сделать большой проект для индустрии»;
2. начали работу без договора – тогда это ещё не было табу, а сейчас стало строгим запретом;
3. площадка выставила доп.косты за оборудование, которые невозможно было нормально просчитать на этапе тендера, потому что программа ещё не была согласована;
4. технический сетап пересчитывался несколько раз, но в момент, когда «клиент поставил лайк красивой картинке», откатывать стало поздно;
5. в смете по технике было 17 млн, а оплатили 27 млн;
6. обязательства перед подрядчиками закрыли молча – «ребята работу сделали»;

Итог – «минусанули 15 миллионов собственных средств», а чтобы расплатиться, пришлось заложить квартиру.

И эта история не «не повезло». Это ситуация, когда рэдфлаги были, но не было системы, которая имеет право сказать «стоп».

Проверка на реальность: если ты не можешь в любой момент ответить «где наш потолок по ключевым статьям и кто имеет право его двигать» – ты уже в зоне минуса.

5. Процессы должны делать ошибку невозможной – иначе ты платишь за наивность

Самый практичный вывод, который я забрал: после такого фейла процессы должны стать не лучше, а жёстче – так, чтобы ошибка стала технически невозможной.

Мы проговорили несколько конкретных предохранителей:

1. система не даёт провести платёж, если нет контракта с клиентом;
2. система не даёт оплатить больше, чем заложено;
3. допники (дополнительные соглашения) подписываются в моменте, а не «оформим потом»;
4. вера в автоматизацию как принцип: «больше доверяю роботу, чем человеку – Тесла ошибается реже».

Зрелость агентства начинается там, где ты перестаёшь надеяться на дисциплину людей и строишь систему, которая держит границы сама.

Проверка на реальность: если у тебя можно по привычке начать без договора или потом донести допники – значит, это не исключение, это будущая привычка к убытку.

6. Россия vs США: у нас монетизируется срочность, там – планирование и юридическая цена ошибки

Кусок про США я бы отдельно переслушал ради одной связки: «в России ивент – это закрыть горящую Ж в моменте», а в США пожара нет и за пожар не платят.

Конкретные отличия:

1. там средний горизонт планирования – 18 месяцев, а за 12 уже начинают делать задачи;
2. огромный объём подготовки размазывается по in-house команде чаще, рынок агентств иначе развит;
3. и главный риск: то, что у нас заканчивается штрафом, там может закончиться иском;
4. плюс налоговая логика: «лучше открыться в Дубае и выезжать по миру», чем сидеть в США и жить в нагрузке 40–50%.

Если твоя бизнес-модель держится на «мы умеем в срочность», то на другом рынке это превращается не в УТП, а в юридическую угрозу.

Моя гипотеза: российским агентствам проще заходить туда не «ивентом как в России», а продуктом на стыке комьюнити, встреч и смыслов – потому что именно это устойчиво при длинном планировании.

Проверка на реальность: перепиши своё УТП так, будто за ошибку тебя могут не оштрафовать, а засудить. Если после этого УТП развалилось – оно было про пожар.

Чек-лист: 9 вопросов перед тем, как зайти в горящий IT-ивент

1. Клиент реально понимает, чего хочет – или «не знаю, чего хочу» базовая вводная?
2. До даты есть реалистичный срок – или горит уже на входе?
3. Договор подписан до старта работ – да/нет (если нет – стоп).
4. Есть потолок бюджета по ключевым статьям (особенно техника) – и кто может его двигать?
5. Как фиксируются изменения – допник в моменте или «потом оформим»?
6. В коммуникации есть равный диалог – или иерархия «я главнее»?
7. Кто финально принимает решения у клиента – и насколько он доступен?
8. Какие доп.косты могут всплыть у площадки/поставщиков – и когда это станет известно?
9. Какие системные стопоры у тебя есть: нельзя оплатить без договора, нельзя превысить заложенное?

Моя мораль простая – героизм в ивенте должен быть в формате и смыслах, а не в финансовой наивности.

Этот выпуск особенно полезен владельцам агентств и руководителям продакшена, которые растут, берут крупные проекты и иногда путают «вызов» с «саморазрушением».

В эпизоде больше живых деталей: как рождаются форматы из тусовки, как выглядит жёсткий отбор клиента и как именно пересобираются процессы после минуса. Послушать эпизод можно здесь.

Минус 15 млн рублей на горящем IT-ивенте – рэдфлаги, которые агентство не имеет права игнорировать. Подкаст Ивент Кухня.