Рекомендации по взаимоотношениям агентств с подрядчиками

Настоящий индустриальный стандарт (далее - "Стандарт") устанавливает рекомендованные АКАР правила по проведению конкурсов (тендеров) на производство аудио и аудиовизуальной продукции рекламного характера (далее - "производство рекламы") на территории Российской Федерации.

Стандарт направлен на установление прозрачных и справедливых правил проведения конкурсов на производство рекламы, упорядочение отношений участников рынка производства рекламы - заказчиков и их представителей в лице рекламных агентств и подрядчиков (далее - "участники") и единообразное понимание ими процессов, происходящих при производстве рекламы.

Положения Стандарта являются юридически обязывающими для участников только в случае, если участники ссылаются в своих договорах на применение данного Стандарта к их правоотношениям, либо закрепляют положения Стандарта в указанных договорах. Стандарт может быть использован участниками как полностью, так и в части.

Критерии выбора подрядчиков для производства рекламы
Заказчикам и рекламным агентствам необходимо учитывать следующие критерии выбора подрядчика для производства рекламы:
  • Профессионализм;
  • Понимание поставленной задачи;
  • Творческий потенциал;
  • Качество работ и услуг;
  • Опыт подрядчика.

Этапы проведения конкурса по выбору подрядчика для производства рекламы

 

Конкурс может проводиться в 2 этапа: на первом этапе осуществляется предварительный выбор (составление "шорт-листа"), на втором производится выбор подрядчика из подрядчиков, выбранных на первом этапе.

Первый этап конкурса

Участие в том или ином конкурсе является для подрядчика прежде всего бизнес-решением, основанным на анализе затрат, рисков и возможной прибыли. Поэтому во избежание недоразумений важно, чтобы все участники на первой стадии конкурса получили одинаковый объем информации по процедуре и условиям его проведения, в одно и тоже время.

На первом этапе заказчику или представляющему его агентству целесообразно:

  • Определить, какой подрядчик ему необходим: подрядчик, выполняющий все виды работ по производству рекламы или подрядчик, специализирующийся на каком-то одном виде работ (изготовлении фотографий, фонограмм и т.д.);
  • Определить необходимое количество подрядчиков;
  • Собрать информацию о выбранных подрядчиках.


В ходе первого этапа конкурса осуществляется презентация подрядчиков, что является лучшим способом получения информации от первоисточников. В ходе презентации происходит знакомство с продюсерами подрядчиков.

По результатам презентации и анализа собранной информации целесообразно выбрать двух или трех подрядчиков, которые будут участвовать во втором этапе конкурса.

Всем подрядчикам должна предоставляться следующая информация в ходе подготовки и проведения конкурса:

  • об основных условиях предложения заказчика, включая срок, территорию действия, объем работ и другие условия, способные повлиять на формирование ценового предложения подрядчика;
  • о критериях выбора подрядчика;
  • о результатах выбора подрядчика по результатам первого этапа;
  • о списке подрядчиков, прошедших во второй этап. Последние дополнительно должны получить задание на производство рекламы (продакшн-бриф, являющийся Приложением № 1 к настоящему Стандарту);
  • об изменениях в составе подрядчиков, появлении дополнительных претендентов на победу в конкурсе.


Второй этап конкурса

На втором этапе конкурса от подрядчиков требуется детализированное предложение по решению задачи клиента, изложенной в продакшн-брифе.

Для успешного проведения второго этапа конкурса участникам необходимо учитывать следующие аспекты:

  • Качество подготовки предложений подрядчиков напрямую зависит от качества постановки задачи, то есть ее детальности и ясности для восприятия.
  • Все подрядчики должны быть поставлены в одинаковые условия, то есть сроки получения продакшн-брифа, исходных данных, сроки выполнения работ и прочие условия должны быть равными для всех.
  • В зависимости от продакшн-брифа планируемый срок разработки конкурсного предложения подрядчиком может варьироваться. Если необходимы привлечение иностранных специалистов (режиссера, оператора, актеров и прочих), разработка режиссерской версии раскадровки, получение референса по актерам, декорациям и месту съемки, то время разработки предложения может занять до трех недель. Если речь идет только о ценовом предложении, то время его подготовки может сократиться до пяти рабочих дней. Заказчику и представляющему его агентству рекомендуется придерживаться именно этих сроков при планировании второго этапа конкурса, поскольку меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых подрядчиками предложений.
  • Основная задача конкурса - выбрать лучшее предложение, максимально соответствующее продакшн-брифу заказчика. Представивший это предложение подрядчик должен быть объявлен победителем конкурса. Чтобы максимально быстро и точно определить потенциал подрядчиков уже на первом этапе, минимизировать затраты на создание и рассмотрение нерелевантных предложений как со стороны подрядчиков, так и со стороны заказчика, необходимо большое внимание уделить составлению продакшн-брифа. Заказчику следует составлять продакшн-бриф таким образом, чтобы продакшн-студии могли наиболее полно раскрыть свои возможности.


Ассоциация Коммуникационных Агентств России оставляет за собой право в интересах всех участников сообщать членам АКАР и НППР о случаях недобросовестного поведения участников как во время, так и после проведения конкурса.

Если заказчик хочет получить более конкретизированное предложение от подрядчика, то необходимо учитывать, что подрядчикам для их разработки необходимо предоставлять более подробный продакшн-бриф и больший срок на исполнение, включая денежную компенсацию затрат, если составление такого предложения влечет для подрядчика расходы. Сумма компенсации расходов, одинаковая для всех участников, должна устанавливаться заказчиком заранее. Дополнительные пункты предложения, требуемого от подрядчика (образцы работ режиссера, оператора, режиссера по компьютерной графике и т.д.) должны быть указаны в 7 пункте продакшн-брифа.

Объявление результата конкурса

Все подрядчики, принимавшие участие во втором этапе конкурса должны быть проинформированы письменно и одновременно о результате конкурса в течение пяти рабочих дней после завершения конкурса.

Результатом конкурса может быть: определение победителя, признание всех участников конкурса проигравшими и/или продолжение конкурса на дополнительно определённых условиях.

Проигравшие в конкурсе подрядчики обязаны вернуть заказчику или представляющему его интересы агентству предоставленные им материалы, а заказчик или агентство обязаны вернуть подрядчикам образцы их работ и прочие материалы, представленные на конкурс. В целях установления атмосферы взаимного доверия на рынке, а также сохранения партнерских отношений между участниками конкурса в будущем, заказчику рекомендуется указывать в письме о результате конкурса подрядчика, победившего в конкурсе, а также причины, по которым предпочтение было отдано именно указанному подрядчику.


Требования к составлению продакшн - брифа

Агентства, исходя из обычаев делового оборота, при работе с заказчиками используют ряд стандартных документов. Одним из ключевых из них является продакшн-бриф, который используется для постановки задачи или ряда задач подрядчику. Использование стандартизованных форм снимает у участников ряд вопросов относительно того, что следует включать в продакшн-бриф, а что не следует. С этой целью в Приложениях №5 (продакшн-бриф) и №6 (дополнительные или специальные брифы) к настоящему Стандарту приводятся формы заданий для нескольких наиболее распространенных случаев.

Обязательной составной частью любого продакшн-брифа является, помимо необходимой для разработки предложения исходной информации, наличие четко определенных критериев (качественных либо количественных) оценки выполнения продакшн-брифа подрядчиком.


Соблюдение исключительных прав конфиденциальности

Для того, чтобы все участники имели общее понимание процедуры и ключевых условий проведения конкурса, рекомендуется заключение договоров на участие в конкурсе, определяющих задачу, подлежащую выполнению подрядчиком в ходе конкурса, права и обязанности участников, условия предоставления и возврата материалов, сроки выполнения обязательств, вознаграждение подрядчика, предварительные условия договора на производство рекламы, условия предоставления или передачи исключительного права и т. д.

Материалы, предоставляемые участниками друг другу, являются их собственностью и, в случае если они содержат в себе результаты интеллектуальной деятельности, защищены законодательством об интеллектуальной собственности. Участники не имеют права использовать эти материалы в своей дальнейшей работе без согласия правообладателей и должны иметь обязательное подтверждение легальности приобретения и использования визуальных образов, фонограмм, программного обеспечения.

Подрядчик, которому стала известна конфиденциальная информация Заказчика, не должен разглашать ее третьим лицам без разрешения заказчика и не может использовать ее при работе с другими заказчиками.

Ассоциация Коммуникационных Агентств России рекомендует обеспечить полное и точное правовое сопровождение конкурсов, так как это позволяет избежать спорных ситуаций, как в процессе, так и по окончании конкурсов. Оптимальной формой для этого является договор на участие в конкурсе.