Офисный переезд – напряженное и важное событие в жизни любой компании. Причины переезда могут быть различны – расширение предприятия или оптимизация затрат, окончание срока аренды или покупка корпоративной недвижимости, открытие нового филиала или ликвидация компании. Но независимо от причин, сам переезд способен стать источником негативных эмоций или, наоборот, пройти легко и без забот. Развитие ситуации по второму сценарию – мечта каждого, кому предстоит офисный переезд, не так ли? Как же мечту превратить в реальность?
Прежде всего, офисный переезд, как и любое серьезное мероприятия, требует четкого плана действий. Разработка всего процесса, этапов и видов работ, даты и времени начала, продолжительности, участников и ответственного за каждый вид – основа вашего спокойного переезда. В качестве подсказки для хорошего планирования можно использовать следующий шаблон.
Итак, первый этап офисного переезда – подготовка упаковочного материала, упаковка документации и личных вещей сотрудников, маркировка груза, что уберегает от потерь тех или иных документов или предметов. Как правило, этот этап можно проводить постепенно, не нарушая работу офиса. Оптимальное время: подготовка упаковочного материала – вечер среды, упаковка – до вечера пятницы.
Второй этап переезда – демонтаж офисного оборудование, техники, мебели и ее упаковка, используя современный упаковочный материал. Идеальное время – накануне переезда, в пятницу. Компания, занимающаяся перевозкой, присылает профессионалов, которые качественно и аккуратно сделают эту тяжелую работу, разберут мебель, подготовят ее к погрузке. В этот период можно закончить упаковку оставшихся личных вещей.
Следующий этап – переезд. Профессиональные грузчики аккуратно, быстро и осторожно погрузят, доставят и выгрузят все вещи. Кстати, если в вашем офисе есть сейф, для его транспортировки есть специальное оборудование – тележка на резиновых колесах, которая сохранит ваш пол от повреждения тяжелым оборудованием. Легко догадаться, почему разумнее всего переезжать в субботу: в выходной день не возникнет ненужных простоев в работе, будет время, чтобы предупредить клиентов о новом месте расположения офиса, останется достаточно возможностей для расстановки мебели, аппаратуры, спокойного упорядочения всей документации, уборки офиса, подготовки его к работе.
Заключительный этап – распаковка, сборка и расстановка мебели и офисной техники по своим местам, согласно функциональным требованиям. Подключение всей аппаратуры, утилизация мусора и упаковки, расстановка коробок с личными вещами сотрудников у рабочих мест позволяют потратить совсем немного времени для полной работоспособности офиса.
Сегодня профессиональные компании, оказывающие услуги «офисный переезд «под ключ», предоставляют помимо всех указанных услуг еще и обслуживание в первый после переезда рабочий день, когда компания корректирует месторасположение мебели и офисного оборудования