Директор ставит срок, а у сотрудника на эти дни уже 8 задач. Как навести порядок с приоритетами

Генеральный директор приходит с новой задачей и говорит: "Сделать к 19 октября". Задачу отдают человеку, у которого на эти же дни уже 8 других задач. Сказать "не успею" он боится или просто не успевает обсудить сроки. Через неделю срок срывается.

Дело не в людях. Просто в компании нет общих правил, какая задача важнее. И никто не видит, сколько задач уже висит на каждом. Тогда первым делают то, о чем громче просят.

Поэтому приоритизация проектов начинается с двух шагов. Первый - договориться, что считать важным. Второй - сделать так, чтобы нагрузку каждого было видно.

Расскажу, как мы с командой наводили такой порядок в компании, которая выросла с 20 до 200 человек.

Почему в растущей компании любая задача срочная?

Наш пример - сеть испытательных лабораторий по разным направлениям. Компания росла быстро: присоединяла новые лаборатории, и у каждой были свои порядки.

Люди тоже пришли из совершенно разных миров. В компании сильный юридический блок, который работает в том числе с федеральными органами власти. Есть ученые, которые проводят испытания. Есть направление, которое строит и обслуживает лаборатории. И есть IT.

Из-за этого даже слово "проект" каждый понимал по-своему. Для юриста, который работал с органами власти, проект живет по одним законам. Для человека, который только что запускал IT-стартап, - по совершенно другим. Ожидания от проекта у них тоже были разные.

А раз нет общего понимания, что такое проект и что важнее, каждый руководитель считал срочным свое. Все бегали по кругу и просили то одно, то другое, то третье. Стратегия только складывалась, процессы только ставились. Для компании, которая растет в десять раз, такой период почти неизбежен, но работать в нем тяжело всем.

Как понять, что у вас та же проблема?

Прежде чем читать дальше, ответьте себе на три вопроса:

1. Одинаково ли руководители ваших отделов понимают, что такое "проект", а что - "просто задача"?
2. Можете ли вы прямо сейчас сказать, сколько задач висит на трех ваших ключевых сотрудниках?
3. Может ли сотрудник спокойно сказать руководителю "к этой дате не успею"?

Если хотя бы на два вопроса ответ "нет", вы примерно там же, где была эта компания.

С чего начать приоритизацию?

Первым делом нужен общий язык. На старте мы собрали 8 директоров компании. Дальше записали правила работы, всего их получилось около 90.

Например, задача становится проектом, если стоит от 500 тысяч рублей, длится от трех месяцев или в ней заняты от пяти человек. Все, что меньше, остается обычной задачей. Еще появились нормы загрузки сотрудников по формуле 70/20/10 (где 70% на операционку, 20% на стратегию и 10% на личное развитие). Отдельно расписали, кому сотрудник передает вопрос, если не может решить его сам.

Но правило, которое лежит в папке, никто не открывает, когда горит срок.

Как сделать, чтобы правила работали?

Поэтому следующим шагом мы занялись тем местом, где в компании ставят задачи, - Яндекс Трекером. Для него мы придумали двух ИИ-помощников. Первого сделали и запустили, второго пока только спроектировали.

Первый помощник показывает, какие задачи по факту стоят на каждом человеке и в каждом отделе. Цепочка поручений стала прозрачнее, и руководители могут ее видеть и менять.

Второй помощник по замыслу будет проверять, реален ли срок. Если директор поставит задачу к 19 октября человеку, у которого на эти дни уже 8 задач, помощник сразу подскажет постановщику реальную дату, например 25 октября.

Директор сможет оставить свою дату. Но комментарий помощника останется в задаче, и сотруднику не придется спорить о сроке самому. Если дата важна, руководителю придется решать, какую из других задач отодвинуть.

Что сделать на этой неделе?

Я бы на вашем месте начал с трех шагов:

1. собрать руководителей отделов и договориться, с какого порога задача считается проектом;
2. выписать, сколько задач сейчас висит на ключевых людях, и посмотреть, у кого перегруз;
3. договориться, что сотрудник может назвать реальный срок, и его ответ записывается в задачу.

Первые два шага не требуют никаких программ, только одну встречу и одну таблицу. А третий как раз защищает того самого сотрудника с 8 задачами.

Коротко: вопросы и ответы

Почему в компании все задачи срочные?

Потому что нет общих правил, что считать важным, и не видно, сколько задач уже висит на каждом. Тогда срочным становится то, о чем громче просят.

С чего начать приоритизацию проектов?

С общего языка. Договоритесь с руководителями, что считать проектом, а что задачей, и о нормах загрузки. Программу подключайте вторым шагом.

Чем здесь может помочь ИИ?

ИИ-помощник в трекере задач показывает, сколько задач на каждом человеке. Его можно научить проверять, реален ли срок. Решение о приоритетах при этом остается за руководителем.

Если у вас сейчас тоже "все срочно", загляните в мой Telegram-канал "А смысл?".  Там я рассказываю, как мы наводим порядок с задачами и сроками у клиентов - с примерами и ошибками.