Семь фабрик — один заказ: как PRIDE-MEBEL организовала комплектацию жилого проекта

При закупке мебели у нескольких производителей комплектатору нужно согласовать сроки, проверить товары и собрать весь заказ к отправке. На примере жилого проекта в Москве рассказываем, как работали с продукцией семи фабрик, исправляли расхождения и готовили общую поставку.

Для дизайн-студии или компании по комплектации согласовать мебель с клиентом — только часть работы. Дальше нужно проследить, чтобы производители выпустили изделия с нужными характеристиками, передали полный заказ и подготовили его к перевозке. При этом товары поступают в разное время, а получать их на объекте нужно с учетом графика ремонта.

В одном из проектов PRIDE-MEBEL мы сопровождали закупку, комплектацию и доставку мебели и товаров для интерьера в Москву. Расскажем, как организовали работу и что из этого опыта может пригодиться дизайнерам и комплектаторам.

Задача: собрать товары с семи фабрик в одну поставку

Для жилого проекта закупали:
• мягкую мебель — диваны, кресла, банкетку и кровати;
• корпусную мебель — кухню, гардеробы и шкафы;
• сантехнику — ванну, унитазы, раковины с тумбами и аксессуары;
• освещение — люстры, светильники и трековые системы;
• керамогранит для санузлов и кухни.
Получение товаров было связано с последующими этапами отделки и монтажа. Перед отправкой нам требовалось собрать заказ, проверить его по спецификации и устранить замечания.

У каждой фабрики был свой график производства: отдельные партии были готовы с разницей в несколько недель. Кроме того, при приемке обнаружились вопросы к упаковке части изделий и несоответствие цвета плафонов одной из позиций освещения.

Проверяли партии по мере поступления

Товары поступали на склад в Гуанчжоу поэтапно. Каждую партию принимали отдельно: сверяли со спецификацией, проверяли количество грузовых мест, маркировку, состояние изделий и упаковки.
Это позволяло выявлять замечания, пока другие позиции еще находились в производстве. По мере приемки отслеживали, какие товары уже на складе, какие еще ожидаются и что требует дополнительной подготовки.

Для комплектатора сообщение фабрики «заказ готов» — промежуточный этап. Изделия нужно получить, проверить и убедиться, что они соответствуют согласованным требованиям. Если отложить приемку до поступления последней партии, ошибки в ранее изготовленных товарах могут обнаружиться непосредственно перед загрузкой.

Исправили расхождение по освещению до отправки

При проверке освещения выяснилось, что цвет плафонов одной из позиций не соответствует спецификации.

Для интерьерного проекта это существенное расхождение: предмет должен сочетаться с другими материалами и соответствовать решению, которое утвердил заказчик. Совпадения модели и количества недостаточно.

Мы передали информацию фабрике и дождались плафонов нужного цвета. После повторной проверки позицию добавили к общему заказу.
Ожидание увеличило срок подготовки, зато исправление удалось завершить в Китае.

Организовывать отдельную досылку после выхода основной партии не потребовалось.
Этот случай показывает, почему в графике комплектации нужно учитывать время между завершением производства и отправкой. Во время приемки могут обнаружиться расхождения, на исправление которых понадобится дополнительный срок.

Усилили упаковку и уточнили размеры груза

Части сантехники, освещения и керамогранита потребовалась дополнительная защита для международной перевозки.

Для соответствующих изделий использовали деревянные каркасы и обрешетку, а между поверхностями и жесткими элементами размещали мягкие прокладки. Возможность штабелирования оценивали с учетом конкретного изделия и его упаковки.

После усиления защиты фактические размеры грузовых мест использовали при планировании загрузки. В контейнере нужно было совместить крупную мягкую мебель, тяжелый керамогранит и хрупкие светильники.

Для расчета поставки это важный момент: размеры изделия в каталоге не показывают, сколько места оно займет при перевозке. Заводская упаковка и дополнительная защита увеличивают объем, поэтому окончательный план загрузки необходимо сверять с подготовленным грузом.

Собрали общую партию и подготовили документы

К загрузке перешли после поступления всех товаров, замены плафонов и подготовки упаковки.
В этом проекте заказ отправляли одной партией. По мнению экспертов PRIDE-MEBEL,такой порядок позволил собрать корректный комплект в одном контейнере, но потребовал дождаться готовности всех позиций. При комплектации других объектов этот выбор нужно соотносить с графиком работ: если отдельные материалы необходимы раньше остального заказа, вопрос о разделении поставки стоит рассмотреть заранее.

При размещении учитывали вес и размеры грузовых мест, хрупкость изделий, допустимое положение при перевозке и возможность нагрузки сверху. Тяжелые места располагали так, чтобы они не давили на мягкую мебель.

Параллельно с консолидацией готовили инвойсы, упаковочные листы и необходимые разрешительные документы. Перед отправкой сведения сверили с фактическим составом партии и количеством грузовых мест.

Всего в одном 40-футовом контейнере разместили более 70 грузовых мест общим объемом около 65 м³.

Доставили заказ в Москву за 38 дней

Гуанчжоу — порт Шэньчжэнь — морская перевозка — Владивосток — железная дорога — Москва.

От отправки с китайского склада до доставки по адресу в Москве прошло 38 дней. Все выявленные при подготовке замечания устранили до выхода груза, поэтому дополнительные досылки не понадобились.

Производство товаров, поступление партий на склад и ожидание замены плафонов в эти 38 дней не входят. При обсуждении графика с заказчиком важно разделять срок перевозки и общее время комплектации: до отправки заказ еще предстоит собрать и проверить.

Что этот проект показал о работе комплектатора

Каждая фабрика видит свою часть заказа. Комплектатору нужно понимать, как готовность отдельных позиций влияет на весь проект: можно ли отправлять груз, какие замечания еще не устранены и чего необходимо дождаться.

В этом случае ожидание правильных плафонов удлинило подготовку, но позволило отправить согласованный комплект без последующей досылки. Такие решения и составляют существенную часть сопровождения закупки: их стоит учитывать и в графике проекта, и при объяснении клиенту объема своей работы.