Сколько алкоголя закладывать на корпоратив: 6 расчётов, чтобы не остаться без добавки

На корпоративе в 21:30 закончилась вода и кола. Гости запивали коньяк чаем, потому что безалкогольное считали по остаточному принципу. Знакомо? Я такое видел не раз. Напитки — это статья, на которой экономят в первую очередь, а потом бегут в круглосуточный магазин за добавкой в 22:40.

Меня зовут Михаил Глушенков, я основатель агентства событий «Авентура». 16 лет в ивент-индустрии, больше 100 событий в год. Расскажу, как правильно считать напитки, чтобы не остаться без них и не заморозить бюджет в нераспечатанных ящиках.

Почему «бутылка на человека» не работает

Универсальная формула «бутылка вина на гостя» игнорирует три вещи: формат, длительность и аудиторию. На банкете и фуршете пьют по-разному, а 8 часов — это не в два раза больше расхода, чем 4 часа, а в 2,5 раза. Время года тоже меняет структуру: летом на открытой террасе вода уходит быстрее любого алкоголя.

Состав гостей — отдельный фактор. Молодые айтишники и возрастной коллектив пьют по-разному, и это видно по смете ещё до мероприятия. Как-то на корпоративе закончилось вино, и сотруднику пришлось ехать за добавкой в круглосуточный магазин. Не потому, что мало закупили, а потому что не учли, кто сидит за столами.

Формат решает: банкет, фуршет, конференция

На банкет закладываю 0,3–0,4 бутылки вина на гостя. На свадьбу — 0,5 бутылки, потому что там больше тостов и длиннее вечер. Шампанское под тосты — 0,5 бутылки на человека, и оно выпивается в первые 40 минут. Если этого не учесть, игристое закончится к первому тосту.

Кстати, этому мы отдельно учим новичков в своей онлайн-школе, на курсе «Ивент менеджер с нуля» — event-skill.ru: чтобы они не наступали на грабли, на которые уже наступили мы.

На фуршете вина уходит меньше — 0,2–0,25 бутылки на человека. Крепкий алкоголь там тоже пьют неохотно: неудобно держать стакан с виски, тарелку и телефон одновременно. Зато безалкогольного на фуршете берите на 20–30% больше расчётного.

На конференции кофе уходит в 1,5 раза больше расчётного. Поэтому там нужна отдельная кофейная станция, а не одна порция на человека после ужина.

Крепкий алкоголь и правило убывания

Каждый следующий алкогольный напиток уменьшает предыдущий, а не добавляется к нему. Если заложить крепкий алкоголь 0,2–0,3 литра на человека, объём вина сокращается. Пиво и сидр — 0,5–1 литр на человека, но только на неформальных событиях. На классическом банкете пиво «на всякий случай» — это замороженный бюджет в ящиках.

Важно не складывать каждый напиток по верхней границе. Так получается 1,5 литра алкоголя на гостя — это не забота о запасе, а переплата. Реальный потолок закупки — ваш максимум минус 20%.

Тайминг и безалкогольное

Первый час мероприятия — пик потребления безалкогольного и игристого, до трети запаса. Пик крепкого алкоголя — с 20:00 до 22:00. После 22:00 растёт спрос на воду и лёд. Если бар работает только в определённые окна, расход в момент открытия выше, чем при постоянно открытом баре.

Безалкогольные напитки считают отдельной статьёй, а не по остаточному принципу. Вода: 0,5 л на человека в помещении, до 1 л на улице летом. Соки и морсы — 0,3–0,5 л на гостя при наличии бара. Лимонады и газировка — 0,3 л на человека, для детских праздников — в 1,5–2 раза больше.

К 22:00 на одном из мероприятий закончился лёд, и гости сразу это заметили. Знакомый провал: лёд не считают напитком, а зря.

Буфер: сколько брать сверху

Базовый буфер — 10–15% к общему объёму напитков. Для непредсказуемых форматов вроде открытого бара или фестиваля — до 25%. Это страховка от экстренной докупки в 23:00 по розничной цене.

1. Договаривайтесь с поставщиком о возврате нераспечатанного алкоголя — выгоднее, чем докупка ночью.
2. На банкете на 200 человек мы закупили с запасом 15%, но выпили меньше, и нераспечатанное вернули поставщику.
3. Сценарий с конкурсами и танцами ускоряет потребление, а длинные речи — замедляют. Учитывайте это в расчёте.

Итоговая формула для банкета на 4 часа

0,5 л вина, 0,2 л крепкого, 0,7 л воды на гостя. Это база, от которой отталкиваемся и корректируем под формат, аудиторию и время года. Никаких «бутылок на человека» без контекста.

Ошибки, которые я вижу у коллег по рынку: считать напитки по верхней границе каждого вида, игнорировать тосты при расчёте шампанского, не закладывать буфер и закупаться без возможности возврата. Всё это приводит к тому, что администратор бежит в супермаркет в 22:40 или бюджет заморожен в ящиках.

Главный вывод простой: напитки — это математика, а не интуиция. Считайте по формату, длительности и аудитории, закладывайте буфер и договаривайтесь о возврате. Тогда на вашем мероприятии никто не будет запивать коньяк чаем.

Если интересно посмотреть, как это выглядит вживую, — проекты и статьи на av55.ru.