Как выбрать площадку и кейтеринг для корпоративного мероприятия
У организаторов корпоративного мероприятия стоит несколько задач: найти качественное и удобное помещение, выбрать подрядчиков, заказать еду и напитки, выбрать музыку и развлечение для гостей.
Первое и основное - это выбор помещения. От его удобства зависит комфорт гостей и общее впечатление о празднике. В первую очередь обратите внимание на площадь помещения. Собственники всегда пишут вместимость как одну из основных характеристик локации. Выбирайте так, чтобы вместимость была не меньше, чем количество приглашенных. Далее, обратите внимание на места для размещения фуршета, бара, наличие танцпола, лаунж-зоны и мест для курения. Кроме того, внимательно посмотрите фото въездной группы. Сама локация, ее окружение или плохая транспортная доступность могут испортить настроение. Наличие паркинга также будет преимуществом площадки.
Следующий немаловажный вопрос, с которым сталкиваются организаторы - это заказ питания и бара. Если фуршет для гостей почти всегда может предоставить кухня самой площадки, то бар с напитками клиенты предпочитают пригласить самостоятельно. При этом некоторые локации вводят сбор, который распространяется на заказ стороннего кейтеринга, что является неожиданностью для организаторов. Вопрос дополнительного сбора необходимо обсудить до начала мероприятия и подтверждения бронирования зала.
Почему же многие Заказчики выбирают профессиональный выездной бар? Просто потому, что сами площадки зачастую не могут обеспечить высокий уровень барного кейтеринга, который может включать такие услуги, как создание тематической барной зоны, приготовление молекулярных коктейлей, установка пирамиды из бокалов, рабочий флейринг барменов, разработка рецептов под тематику мероприятия, брендирование барной стойки и многое другое.
На что стоит обратить внимание при заказе кейтеринга для корпоратива
Соблюдение санитарных норм
Заранее уточните у менеджеров площадки, какие требования предъявляются к ввозимым ингредиентам. Как правило, для соблюдения санитарных норм и улучшения качества обслуживания гостей, от подрядчиков требуется предоставление сертификатов качества на пищевую продукцию, напитки и алкогольную продукцию.
Необходимо затребовать эти документы у исполнителя уже на этапе согласования мероприятия. Любая компания в сфере выездного кейтеринга легко сможет предоставит вам сертификаты и декларации соответствия.
Если вы заказываете питание и напитки у собственника зала, вы также вправе потребовать предоставления документов, подтверждающих качество продуктов питания.
Время работы и время монтажа и демонтажа
Один из важных пунктов, требующий особого внимания организаторов. Несоответствие и несогласованность по времени работы, монтажа и демонтажа может вызвать конфликт с подрядчиком или привести к выставлению дополнительного счета за лишние часы работы. Четкий порядок рабочего тайминга необходимо закрепить в договоре.
Классическое время ввоза оборудования и заезда подрядчиков 2-3 часа до начала мероприятия. Вывоз обычно производится сразу после окончания оказания услуг. Но в отдельных случаях это время может быть изменено.
Например, подрядчик закончил свою работу по договору, но его оборудование расположено там, где продолжается мероприятие. И вывоз разрешен только после окончания праздника и проводов гостей. Таким образом, демонтаж невозможен. Если это не учесть в договоре, то подрядчик имеет право выставить требование о дополнительной оплате услуг.
Также в отдельных случаях площадка может быть открыта для ввоза и монтажа за сутки до начала работы. Данный временной разлет должен быть согласован со всеми сторонними подрядчиками, работающими на площадке.