Как сократить бюджет международного форума на 30% и вывести событие на новый уровень
Когда к нам пришла задача подготовить юбилейный международный форум Биржевой товарный рынок, запрос был сформулирован с одной стороны просто: «усилить статус площадки, расширить программу и сделать формат более прикладным».
Но при этом цель — не просто провести событие, а создать среду для диалога государства и бизнеса, где рождаются решения и запускаются новые проекты.
Что сделали сразу, еще до самого события
Обычная логика при запросе «сделайте лучше» — добавлять. Больше зон, дороже подрядчики, сложнее застройка.
Мы в MAXIFORUM пошли иначе: сначала «разобрали» проект на составляющие и оценили, что здесь реально работает на результат, а что просто «так принято делать на форумах»?
Оказалось, что в этом кейсе часть традиционных статей бюджета не влияла на ключевые метрики: количество деловых контактов, качество дискуссий, вовлечённость участников, репутацию площадки.
И мы их исключили. Освободившийся ресурс перераспределили.
Это дало заказчику сразу несколько преимуществ.
Во-первых, гибкость. Услуги можно было масштабировать под реальные задачи форума, а не под шаблонный набор опций.
Во-вторых, единый центр ответственности. Вместо необходимости координировать десятки подрядчиков у команды заказчика появилась одна точка контакта по всем вопросам: от технической части до работы с партнёрами и деловой программой. Удобно!
Отдельно сработала прозрачная смета. Заказчик заранее понимал, на что расходуется бюджет, какие решения действительно влияют на эффективность, а какие создают лишь «масштаб». Так мы минимизировали непредвиденные расходы и сохранить управляемость проекта.
Еще это ещё и серьёзная экономия времени. И уже не надо постоянно синхронизировать подрядчиков и решать операционные вопросы в ручном режиме.
Отлаженные процессы + опыт проведения деловых мероприятий = высокое качество реализации. И все это без перегруженности и хаоса, которые часто возникают на масштабных площадках.
Наверняка сталкивались с таким.
Дополнительную ценность мероприятию дал новый формат партнёрских интеграций. В рамках форума «Биржевой товарный рынок» впервые были внедрены партнёрские сессии. Это формат, где участники рынка представляли практические решения и реальные кейсы.
Как потом отмечали участники события, это усилило прикладную ценность программы и сделало обсуждения более предметными. То есть задача создать новый уровень взаимодействия между бизнесом, экспертами и участниками рынка была решена!
В итоге форум получился не просто масштабным, а точно настроенным под задачи аудитории и ожидания заказчика.
Три решения, которые дали экономию и рост качества
1. Двухдневный формат вместо попытки «запихнуть всё в один день»
Звучит парадоксально: два дня дешевле, чем один? Да, если считать правильно.
Однодневный формат с амбициозной программой требует либо параллельных залов (дорого), либо плотного расписания без пауз (неэффективно для нетворкинга). В итоге участники физически не успевают ни погрузиться в темы, ни познакомиться.
Мы перешли на двухдневный формат.
Это позволило разнести стратегические и прикладные треки, не дублировать инфраструктуру. И в итоге сократить удельные затраты. В итоге программа выросла до 23 сессий.
2. Партнёрские сессии как замена части программных затрат
Контент для прикладного трека — это отдельная статья: модераторы, разработка программы, гонорары спикеров и т.д.
Мы впервые ввели формат партнёрских сессий: участники рынка сами представляют практические решения. Участники получают более насыщенную программу и заинтересованную аудиторию, а форум — качественный прикладной контент.
Это тоже повлияло на экономику программы мероприятия.
3. Цифровая инфраструктура вместо живых сервисов (там, где это работает)
Навигация, расписание, коммуникация с участниками — всё это традиционно решается людьми: информационные стойки, волонтёры, раздаточные материалы.
Мы заменили это чат-ботом, личным кабинетом участника и персонализированными маршрутами. Участник сам управляет своим днём, не стоит в очереди и не теряется.
Затраты на сервисный персонал сократились. Удовлетворённость участников — выросла.
Несколько значимых цифр
Форум прошёл 19–20 марта 2026 года.
1 400 участников. 125 спикеров. 23 сессии. 7 подписанных соглашений.
Бюджет по сравнению с предыдущим годом сократился на 30%. Масштаб — вырос.
Заказчик получил не «более дешёвый форум», а переосмысленный проект. Он подтвердил статус ключевой отраслевой площадки и впервые стал пространством, где реально подписывают соглашения и запускают проекты.
Что лично мне было особенно ценно? Приятно было видеть (и получать обратную связь), как форум начал объединять вокруг себя не только регуляторов и крупных игроков, но и компании, которые привозят на рынок новые цифровые решения, сервисы и практические инструменты.
Это мероприятие стало местом, где инновации обсуждаются сразу в контексте реального применения.
И, наверное, один из самых важных результатов — атмосфера живого профессионального сообщества.
Экономия бюджета: пересборка vs сокращение
Когда бюджет режут «по живому», то убирают то, что видно: красивую застройку, кофе-паузы, брендированную полиграфию. Но вот в чем тут парадокс: участники это замечают, чувствуют, и статус падает. Такой замкнутый круг получается.
Когда бюджет оптимизируют через пересмотр структуры, то убирают то, что не работало на задачу в принципе. Поэтому участники этого не замечают. Даже иногда подчеркивают: стало лучше, эргономичнее, оперативнее.
И мой совет, как организатора крупных мероприятий: если у вас стоит похожая задача — вывести мероприятие на новый уровень без роста бюджета — начинайте с изменения подхода, а не поиска «где ужать расходы». И эффект всегда будет выше, чем ожидаете. Гарантирую.