Перевыставление расходов клиенту: агентство платит за его сервисы картой сотрудника

Перевыставление расходов клиенту — обычная история для агентства с 2022 года: клиенту нужны зарубежные сервисы аналитики, дизайна и нейросетей, у него самого нет карты, которая проходит на кассе, и платит менеджер агентства своей зарубежной картой. При бюджете 600 долларов в месяц это 50 321 рубль по курсу ЦБ на 14 октября 2026 года, 83,8675 рубля за доллар, и 603 846 рублей за год. Дальше начинается главное: как вернуть эти деньги с клиента и не заплатить с них налоги как с собственной выручки. Разница между договором услуг и агентским договором на этой сумме — до 32 608 рублей налога по УСН за год и до 98 тысяч рублей НДС. Ниже три схемы по чекам, кто держатель карты и какие бумаги держать в порядке. Если держатель в агентстве еще не выбран и карта не оформлена, начните с зарубежной карты для расходов агентства.

Перевыставление расходов клиенту: три участника и одна карта

В схеме всегда три стороны, и у каждой своя роль:

1. клиент — пользуется сервисом и в итоге платит за него;
2. агентство — заключает договор с клиентом и отвечает перед ним за расходы;
3. держатель карты — сотрудник агентства, на чье имя выпущена зарубежная карта. Он физически нажимает кнопку оплаты.

Юридически деньги идут по цепочке: держатель платит сервису, агентство возмещает держателю, клиент возмещает агентству. На каждом звене нужен документ. Если хотя бы одного нет, налоговая видит не возмещение, а доход: у держателя — доход в виде неотчитанных денег, у агентства — выручку от клиента.

Вопрос «кто держатель» здесь решается так же, как для расходов самого агентства: сотрудник по трудовому договору, с приказом о перечне сервисов и лимите. Но к нему добавляется второй вопрос: по какому договору агентство возвращает деньги с клиента. От ответа зависят налоги.

Договор услуг или агентский: что меняется в налогах

Договор оказания услуг (статьи 779-781 ГК). Агентство оказывает услугу, а расходы на сервисы клиента либо входят в цену, либо возмещаются сверх нее. В обоих случаях для налоговой это выручка агентства:

1. на УСН «доходы» вся сумма возмещения входит в доход и облагается 6 процентами;
2. по НДС Минфин считает возмещение суммой, связанной с оплатой услуг (подпункт 2 пункта 1 статьи 162 НК), позиция в письме от 22 апреля 2015 года № 03-07-11/22989. Позиция не единственная: по командировочным расходам Минфин в 2018 году писал обратное. Перед выбором схемы стоит свериться с консультантом.

Агентский договор (глава 52 ГК, статья 1005). Агентство действует по поручению и за счет клиента. Доходом агентства признается только вознаграждение:

1. по налогу на прибыль это подтверждает письмо Минфина от 30 сентября 2025 года № 03-03-06/1/94601: деньги, полученные агентом для исполнения поручения, и возмещение его затрат за клиента доходом не являются (подпункт 9 пункта 1 статьи 251 НК);
2. на УСН действует та же норма через пункт 1 статьи 346.15 НК;
3. по НДС налоговая база агента — только вознаграждение, пункт 1 статьи 156 НК.

Условие одно: затраты за клиента нельзя включать в собственные расходы агентства.

НДС на УСН в 2026 году: почему вопрос стал острым

До 2025 года агентства на УСН НДС не платили и разница между договорами касалась только налога по УСН. С 2026 года по закону от 28 ноября 2025 года № 425-ФЗ:

1. освобождение от НДС сохраняется, если доход за 2025 год не больше 20 млн рублей;
2. при доходе от 20 до 272,5 млн рублей можно платить НДС по ставке 5 процентов без вычетов;
3. от 272,5 до 490,5 млн рублей — 7 процентов без вычетов;
4. общая ставка НДС с 1 января 2026 года — 22 процента.

По материалам ФНС к семинару в январе 2026 года, порог освобождения дальше снижается: 15 млн рублей за 2026 год и 10 млн рублей за 2027 год. Агентство с оборотом 30 млн рублей, которое перевыставляет клиентам сервисы по договору услуг, раздувает свою выручку и может перешагнуть порог только за счет чужих расходов.

Схема 1. Перевыставление расходов клиенту по договору услуг

Агентство «Контур Медиа» на УСН «доходы» ведет интернет-магазин. Для этого клиента менеджер Ирина оплачивает своей картой казахстанского банка набор сервисов: аналитика конкурентов, дизайн, нейросети для текстов. Бюджет — 600 долларов в месяц. Договор с клиентом — оказание услуг, расходы возмещаются сверх цены.

Считаем на год по курсу ЦБ на 14 октября 2026 года:

1. возмещение от клиента — 603 846 рублей, все в доходе агентства;
2. УСН 6 процентов с этой суммы — 36 231 рубль;
3. если агентство платит НДС по ставке 5 процентов, с суммы возмещения — еще 28 755 рублей, по общей ставке 22/122 — 108 890 рублей;
4. итого налоговая нагрузка только на чужие расходы — от 36 231 до 145 121 рубля в год.

Чтобы не терять эти деньги, агентство закладывает налог в цену. Клиент платит больше, чем стоят сервисы, и спрашивает, откуда наценка.

Схема 2. Агентский договор: доход только комиссия

Тот же клиент, те же 600 долларов, но договор агентский. Вознаграждение агентства — 10 процентов от суммы расходов. По данным Adindex на июнь 2026 года, агентская комиссия на рынке обычно не превышает 10-15 процентов от бюджета.

Считаем на год:

1. вознаграждение — 60 385 рублей, это доход агентства;
2. 603 846 рублей возмещения в доход не входят;
3. УСН 6 процентов с вознаграждения — 3 623 рубля;
4. НДС по ставке 5 процентов с вознаграждения, если агентство его платит, — 2 875 рублей.

Экономия против первой схемы — 32 608 рублей УСН и до 98 тысяч рублей НДС в год на одном клиенте. Цена — дисциплина: ежемесячный отчет агента с инвойсами. По статье 1008 ГК отчет обязателен, срок задает договор, а у клиента есть 30 дней на возражения, иначе отчет считается принятым.

Схема 3. Денег нет ни в одном договоре

Самый дорогой вариант — когда Ирина платит своей картой, агентство возмещает ей наличными или переводом без отчета, а клиенту выставляет общий счет за «ведение». За год через карту прошло 603 846 рублей.

Что получается:

1. у Ирины — неподтвержденные суммы, которые налоговая вправе признать ее доходом. НДФЛ 13 процентов — 78 500 рублей, удерживать и перечислять его должно агентство как налоговый агент. С подтвержденного возмещения налога нет: компенсация расходов, связанных с работой, освобождена по статье 217 НК, если есть документы;
2. у агентства — выручка от клиента без подтвержденных затрат, расходы не принимаются;
3. у клиента — нет документов, что сервисы оплачены для него.

Поэтому для каждого клиента в учете нужна своя аналитика: какие сервисы, какой месяц, какой инвойс. Без этого отчет агента не собрать.

НДС налогового агента: кто платит за иностранный сервис

Отдельно от НДС агентства есть НДС за сам сервис. Российская организация, которая покупает электронные услуги у иностранной компании, исчисляет НДС как налоговый агент по пункту 10.1 статьи 174.2 НК. Ставка с 2026 года — 22 процента, расчетная 22/122.

Кто здесь покупатель — агентство или клиент? Прямого письма Минфина на этот случай нет. Если агентство заключает договор с сервисом от своего имени и платит его картой своего сотрудника, консервативная позиция — налоговым агентом считается агентство. На 600 долларах в месяц это 132 846 рублей в год, если цена сервиса без налога. Эту сумму агентство тоже включает в отчет агента и возмещает с клиента, иначе платит из своих.

Если же аккаунт сервиса заведен на клиента и платит клиентская карта, НДС налогового агента считает клиент. Именно поэтому часть агентств переводит клиентов на собственную карту и оставляет себе только управление.

Кто держатель и кому принадлежит аккаунт

Ошибка, которая всплывает при расторжении договора: аккаунт сервиса заведен на почту менеджера агентства, к нему привязана личная карта Ирины, а клиент считает, что это его сервис. Как избежать спора:

1. аккаунт сервиса регистрировать на почту клиента или на его домен, а сотрудника агентства добавлять администратором;
2. в договоре прописать, что все аккаунты, созданные для клиента, передаются ему при расторжении, и в какой срок. В Яндекс Директе, например, у агентского кабинета роли владельца есть только у сотрудников агентства, доступ клиенту выдает агентство;
3. карту держателя отвязать в последний день договора, иначе следующее списание уйдет с личного счета Ирины;
4. приказ по агентству — перечень клиентских сервисов и лимит на месяц по каждому клиенту.

Карта держателя — его личная, поэтому уведомление об открытии счета за рубежом подает сам держатель, порядок разобран в материале уведомление об открытии счета за рубежом. Если через карту за год проходит больше 600 000 рублей, как у Ирины, нужен и отчет о движении средств: отчет о движении средств по счету за рубежом.

Возмещение держателю: рубли на российскую карту

Агентство возмещает Ирине расходы рублями на ее российскую карту. Статья 9 закона № 173-ФЗ запрещает валютные операции между резидентами, поэтому переводить доллары или платить сразу на зарубежный счет сотрудника не стоит. Рублевую сумму определяют по выписке банка или справке о конвертации.

Комплект документов на месяц по каждому клиенту:

1. инвойсы сервисов с построчным переводом на русский, как требует пункт 9 Положения, утвержденного приказом Минфина № 34н;
2. выписка по карте Ирины за период;
3. авансовый отчет Ирины с расчетом рублевой суммы;
4. отчет агента клиенту с приложением инвойсов и расчетом вознаграждения.

Пополнение зарубежной карты из российского банка теряет около 2 процентов на курсе, на 50 321 рубле это 1 006 рублей в месяц. Эту сумму тоже включают в возмещение, иначе ее теряет сотрудник. Как банк считает сумму при пополнении, мы разбирали в статье пополнил карту на 50 000 рублей, а на счете меньше.

Если в расходах есть реклама: сбор 3 процента

С 1 апреля 2025 года действует сбор 3 процента с интернет-рекламы. По разбору eLama от 28 мая 2025 года, схема договора снова решает, с какой суммы он считается:

1. агент, который действует по поручению и за счет клиента, платит 3 процента только со своего вознаграждения: на 60 385 рублях это 1 812 рублей;
2. исполнитель по договору услуг платит 3 процента со всей суммы, включая бюджет: на 603 846 рублях это 18 115 рублей;
3. настройка и ведение рекламы без ее размещения сбором не облагаются.

Данные о рекламе передают через оператора рекламных данных все участники цепочки, и рекламодатель ответственности полностью не снимает, даже если отчетность поручена агентству.

Чего делать не надо

1. Возмещать держателю расходы клиента наличными без авансового отчета.
2. Регистрировать клиентские сервисы на личную почту сотрудника.
3. Переводить держателю доллары на зарубежный счет вместо рублей на российский.
4. Копить отчеты агента за квартал: клиент получает 30 дней на возражения с даты каждого отчета.
5. Смешивать расходы разных клиентов на одной карте без аналитики по клиентам.

Если банк держателя спросит о регулярных платежах за сервисы, отвечать помогут документы из приказа, ответы разобраны в статье карту заблокировали после переводов, а какие бумаги просят банки при открытии карты — в материале документы для карты иностранного банка.

Итог

Перевыставление расходов клиенту работает, когда у каждого звена есть документ: приказ и авансовый отчет держателя, отчет агента клиенту, инвойсы с переводом. Агентский договор вместо договора услуг на 600 долларах в месяц экономит 32 608 рублей УСН и до 98 тысяч рублей НДС в год на одном клиенте и снижает сбор с рекламы в десять раз. Как провести оплату зарубежного сервиса и закрыть ее документами, мы писали на Клерке: оплата зарубежных сервисов из России в 2026 году: как компании провести платеж и закрыть его документами. Если держатель еще без карты, в каталоге на октябрь 2026 года, кроме карты Казахстана за 14 990 рублей, есть карта Таджикистана за 21 990 рублей с выпуском за 3 дня. Подобрать карту под расходы агентства можно в каталоге зарубежных карт, условия по каждой стране на странице.