Как выбрать эффективное цифровое решение для командировок?
Взять на себя управление поездками сотрудников – задача непростая, особенно, если тревел-менеджмент в компании не систематизирован. В такой ситуации сотрудники нередко оформляют командировки, не слишком вдаваясь в детали стоимости, политики штрафов по изменениям и отмене. Кроме того, зачастую не хватает прозрачности и контроля за тем, куда идут деньги компании, а данные о расходах совершенно не консолидированы - ведь каждый сам за себя.
Неудивительно, что компании приходят к тому, чтобы взять процесс командирования в свои руки, управлять им и держать под контролем. Самая сложная часть внедрения тревел-менеджмента (особенно, если это впервые для компании) - понимание того, на что следует обратить внимание в первую очередь, а на что во вторую.
Именно поэтому мы составили этот гайд, который поможет сориентироваться среди различных ИТ-решений, онлайн-сервисов для организации командировок и сделать правильный для вашей компании выбор. Для этого цифровая платформа для деловых поездок Ракета описала ключевые функции и возможности, которые необходимо рассмотреть при поиске решения/сервиса для управления командировками.
Хотя наш опыт работы в этой сфере научил нас тому, что все эти области играют решающую роль в реализации успешной программы управления командировками, мы также понимаем, что нет двух одинаковых предприятий. Для этого мы структурировали гайд таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на наиболее важных для вашей организации аспектах.
Внедрение цифрового решения для командировок
Когда дело доходит до внедрения, компаниям важно учитывать:
1. простоту и время запуска
2. возможность системной интеграции
3. адаптацию сотрудников и их обучение работе с системой.
В худшем случае ваша компания потратит на запуск системы управления командировками недели или даже месяцы, решение в итоге может не вписаться в ваш технический стек или в бизнес-процессы. В завершении - никто из сотрудников не поймет, как использовать новое решение (и, следовательно, не будет обращаться к нему).
Узнайте, сколько времени потребовалось другим клиентам, чтобы в полном объеме наладить работу, как операционно в целом, так и по внедрению среди сотрудников.
Есть ли в наличии опытная команда, которая поможет эффективно внедрить решение для вашей компании с помощью проверенных сценариев и лучших практик?
Сервис для командировок быстро обеспечит измеримый результат по ROI
Оцените поставщика сервиса/решения и определите, в чем он может принести ощутимую пользу. Рассматривая несколько таких поставщиков, проанализируйте каждого. Оценка рентабельности инвестиций даст вам представление о том, каких результатов вы можете ожидать.
Тревел-политика и контент
Хороший способ добиться максимальной эффективности вашей программы корпоративных поездок – это гибкость. Инвестиции в возможности динамичной политики, разнообразные тревел-услуги и интеллектуальные технологии, которые обеспечивают персонализированные результаты для ваших путешественников, помогут вашей программе командировок стать успешной и эффективной. Подумайте о том, как вы можете обеспечить пользовательский опыт, сохраняя при этом контроль над затратами с помощью заранее установленных динамических периметров.
Широкий выбор тревел-услуг от авиа-, ж/д, отельных поставщиков, а также трансферов
Цифровая платформа для организации командировок и управления расходами Ракета рекомендует подключать тревел-контент от проверенных и надежных консолидаторов, агрегаторов, систем бронирования c широким выбором предложений. Если путешественники не могут сразу найти подходящие варианты, которые получили бы на известных B2C-сайтах, они часто ищут тревел-услуги за пределами предоставленного решения.
В решении отображаются все доступные сведения о рейсах и тарифах
Позвольте путешественникам выбрать предпочитаемый ими класс тарифа, будь то премиум-эконом или бизнес, и просмотреть всю информацию по конкретному рейсу (т.е. отмены, тип места, предлагаемые дополнительные услуги и т.д.). Также важно автоматизированное применение тревел-политик.
Сервис позволяет путешественникам искать гибкие диапазоны дат для рейсов
Если у вашего путешественника есть некоторое пространство для маневра с датами командировки, эта функция может помочь им забронировать наиболее экономичный вариант.
Решение позволяет сотрудникам бронировать отели, авиабилеты, «Аэроэкспрессы», трансферы и многое другое на одной платформе
Это удобно для сотрудников и здорово экономит время. Кроме того, у путешественников всегда будет легкий и быстрый доступ ко всем деталям поездки в одном месте.
С сервисом можно легко устанавливать и применять гибкие политики
Руководители могут забронировать авиабилеты бизнес-класса, в то время как сотрудники с другим грейдом - премиум-эконом. Ищите решение, которое позволяет вам установить тревел-политику и не думать про лимиты, ограничения, стоимость – сервис все должен делать за вас.
Система для командировок может предложить конкурентоспособную и прозрачную цену
Показывая рыночные и прозрачные цены в каждом поиске, вы даете путешественникам возможность принимать ответственные решения о расходах.
Сервис для деловых поездок получает тревел-контент от различных технологических интеграторов
Ищите решения, которые предлагают прямой контент от авиакомпаний наряду с агрегаторами и консолидаторами.
Решение предлагает множество фильтров для использования в результатах поиска
Подумайте о стоимости, времени полета, количестве стыковок, альянсах авиакомпаний, программах лояльности и т.д. Удобно, когда фильтры содержат разные критерии для выбора.
Решение для командировок соответствует ценам прямого поставщика, а также включает в себя low-cost предложения и корпоративные тарифы
Какая компания откажется от девиза: «Никаких наценок + большие скидки = экономия средств»?
Программы лояльности
Важно, чтобы профили путешественников имели возможность вводить номера карт лояльности. Это и приятные бонусы, и просто полезная опция особенно для тех, кто бронирует услуги для других сотрудников, чтобы лишний раз не отвлекать коллег.
Контроль и масштабирование
Единственный способ получить контроль над расходами на поездки - это видеть, на что они идут, знать, кто сколько и где тратит, и анализировать тенденции, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения в будущем. Ознакомление со многими аспектами деловых поездок дает преимущества, тем более, если вам важно сократить затраты. В результате вы будете развивать свой бизнес еще больше — и ваше решение должно быть способно масштабироваться вместе с вами.
Сервис обеспечивает наглядность расходов каждого отдельного путешественника и позволяет отслеживать их в разных отделах и центрах затрат
Более пристальный взгляд на более экономных и расточительных сотрудников компании поможет вам планировать и распределять средства более эффективно.
Решение обеспечивает наглядную информацию о предстоящих и прошлых маршрутах поездок ваших сотрудников
Если вам когда-нибудь понадобится, вы должны иметь доступ к конкретным деталям каждой отдельной деловой поездки.
Система имеет информационные разделы, виджеты в режиме реального времени, которые показывают вам наиболее важную для вас информацию
Например, посмотрите, сколько экономит ваша компания, какие отделы тратят больше всего или какие поставщики забронированы чаще всего, и принимайте более обоснованные решения в будущем, основываясь на том, что вы видите в динамике.
Функции отчетности
Для компаний важно настраивать и извлекать конкретные отчеты, а также выявлять по ним тренды. Это помогает принимать решения на основе данных и корректировать политику поездок, чтобы быть более эффективными.
Легко настроить доступы сотрудникам в зависимости от роли
Некоторым сотрудникам может потребоваться доступ более высокого уровня, рекрутеры и консультанты должны иметь другие разрешения, нежели бухгалтерия. Такие опции важно учитывать при подборе решения.
Решение для командировок позволяет определить ключевые показатели эффективности, которые будут измерять политику организации в отношении поездок
Наша рекомендация состоит в том, чтобы, по крайней мере, отслеживать:
1. общие расходы и их соответствие бюджету,
2. показатели adoption rate среди сотрудников.
Отслеживание и визуализация данных о расходах вашей компании на поездки
Получив доступ ко всей этой информации в одном месте, у вас будет все необходимое для обновления политик и программ.
Забота о бизнес-путешественниках
Делайте процесс внедрения и использования решения максимально простым и гибким для сотрудников
Путешественники в приоритете, а поездки без переплат
Вам не нужно выбирать между вашими сотрудниками и вашей прибылью.
Удобный и понятный интерфейс
Чтобы обеспечить максимально быстрое и легкое внедрение, ваше решение для корпоративных путешествий должно обеспечивать удобство наравне с обычными потребительскими сайтами, которые привыкли использовать сотрудники. Например, для покупки авиабилетов или бронирования отелей для отпуска.
Веб-платформа + мобильное приложение
Иметь всю информацию по поездкам под рукой – то есть в мобильном приложении – весьма удобно. Рассматривайте предложения, сочетающие в себе веб-версию сервиса и мобильное приложение – это оптимально. Кроме того, полезно учесть возможность внесения расходов и формирования авансового отчета в мобайле, а также наличие чата для оперативной связи с поддержкой.
Решение предлагает поддержку бизнес-туристов
Данные нашего опроса показывают, что 64% деловых путешественников чувствуют, что их бросают на произвол судьбы, когда что-то идет не так в дороге. Поддержка 24/7 гарантирует, что ваши сотрудники никогда не будут чувствовать себя «брошенными».
Индивидуальная настройка профилей путешественников с учетом личных предпочтений
Предоставьте сотрудникам возможность забронировать авиабилет, автоматически используя при этом в корпоративную или персональную карту лояльности, предпочтения в местах, питании, паспортные данные и многое другое.
Независимо от приоритетов вашей компании и бизнес-целей, к решению о реализации программы командировок следует подходить серьезно и стратегически. Имея под рукой этот гайд, вы и ваши сотрудники будете на пути к тому, чтобы в кратчайшие сроки запустить эффективную программу командирования.