Чек-лист для организации командировки⁠

Собираетесь в деловую поездку? Чек-лист от цифровой платформы Ракета поможет вам с подготовкой к эффективной командировке. Он учитывает требования документов, расходов и поможет не упустить ни одной детали.

Итак, начинаем подготовку к бизнес-поездке.

1. Подготовительный этап

1. Согласовать цель и даты поездки
2. Утвердить командированных сотрудников
3. Ознакомить с политикой командирования в компании
4. Оформить заявку на командировку
5. Оформить служебное задание (или аналог по внутреннему регламенту)
6. Получить приказ о командировке

2. Документы и платежи

1. Получить согласие на работу в выходные (если требуется)
2. Оформить расходный кассовый ордер (при выплате наличных средств)
3. Подготовить страховку (ОВМС/ДМС, при зарубежной поездки)
4. Проверить наличие паспорта/загранпаспорта и визы/приглашения
5. Сформировать детальный график рабочих встреч

3. Билеты и отель

1. Забронировать билеты (авиа/жд/авто), проверить обратные рейсы
2. Зафиксировать трансферы и расписание по прилету/прибытию
3. Забронировать отель или апартаменты, запросить отчетные документы
4. Подтвердить наличие рабочих удобств в отеле (Wi-Fi, рабочая зона, завтрак, транспорт)

4. Финансы и контроль расходов

1. Определить размер суточных и возмещаемых расходов. К слову, в Ракете суточные рассчитываются автоматически.
2. Составить список всех планируемых затрат (билеты, отели, суточные, транспорт, питание, экстренные траты). В Ракете бюджет командировки формируется автоматически.
3. Подготовить корпоративную карту или аванс на поездку

5. Сбор вещей

1. Рабочие документы, ноутбук, зарядные устройства, переходники
2. Распечатать билеты, ваучеры, рабочие письма или приглашения
3. Аптечка, личные вещи, дорожные аксессуары
4. Оригиналы и копии всех документов. Их можно оперативно посмотреть в мобильном приложении Ракеты.

6. В командировке

1. Сохранять все чеки, посадочные талоны и отчетные документы или загружать их сразу в мобильное приложение Ракеты или в веб-версии
2. Вести записи о расходах (можно вносить сразу в приложение или в веб-версии)
3. Следовать графику встреч и задач по служебному заданию
4. Находиться на связи с офисом

7. После поездки

1. Сдать все отчетные документы и чеки в бухгалтерию. В Ракете все это формируется в электронном виде и автоматически отправляется в бухгалтерию
2. Оформить авансовый отчет
3. Отчитаться о выполнении целей поездки.