7 лучших сервисов для создания базы знаний: что выбрать бизнесу в 2026 году

База знаний — это централизованное, структурированное хранилище информации о компании, её продуктах, услугах, процессах. Это не просто архив файлов, а живая, управляемая система, доступная для сотрудников, а иногда и для клиентов (внешний портал знаний).

База знаний относится к классу kms-систем и представляет собой единый источник правды для всей организации. Для среднего и крупного бизнеса требования к системе усложняются: база знаний должна быть не просто wiki-хранилищем информации, а полноценной системой управления знаниями с ИИ- поиском и встроенными AI-агентами.

Мы собрали 7 российских сервисов для создания базы знаний, отвечающих современным требованиям бизнеса.

1. Minerva Knowledge

Minerva Knowledge — система управления знаниями нового поколения с AI от Minervasoft.

Возможности системы:

1. Совместный совместный редактор, позволяющий создавать визуальный и текстовый контент, использовать шаблоны, графики, диаграммы Draw.io и PlantUML, встраивать данные из «Яндекс.Карт», YouTube, Google Docs и Miro.
2. Миграция из Confluence. Автоматический мигратор для переноса данных из зарубежных сервисов.
3. AI-ассистент. Может встраиваться в другие системы (Service Desk, CRM, чат-системы), обучается на данных базы знаний.
4. Семантический и ИИ- поиск. Находит статьи даже с учетом опечаток или неправильной раскладки, генерирует ответы на вопросы пользователей.
5. Ролевой доступ, версионность и управление уведомлениями.
6. Аналитика контента и мобильное приложение.
7. Внешний портал знаний для пользователей. Помогает создать сайт самообслуживания для клиентов и партнеров на основе статей из базы знаний.
8. Модуль обучения для создания курсов и тестов на основе корпоративных знаний.

Резюме: Minerva Knowledge подходит для среднего и крупного бизнеса за счет расширенных возможностей управления контентом, автоматического мигратора из Confluence и перспективным разработкам в области AI-ассистентов для баз знаний.

2. Yonote

Yonote — сервис для планирования задач и ведения заметок, где также можно организовать базу знаний и хранить документы команды.

Возможности системы:

1. Инструменты для работы с задачами: канбан доски, списки, таблицы, календари, теги.
2. Доска для создания заметок, обсуждений, брейншторма, планирования.
3. Хранение информации по компании, проектам, регламентам.
4. Права доступа. Управление доступом пользователей к редактированию и просмотру материалов.
5. Редактор со slash командами и интеграциями.
6. Публичные ссылки для организации общего доступа.
7. Оповещения для пользователей о новостях.
8. Российская замена Notion, Trello, Asana, Coda.

Резюме: хороший вариант для компаний небольшого масштаба, которые также ищут аналог таск-менеджера.

3. Yandex Wiki

Yandex Wiki — вики-система для создания и хранения информации для сотрудников.

Возможности системы:

1. Редактор для создания описания проектов, рабочих инструкций и другой информации. Добавление рисунков, таблиц и ссылок.
2. Структурирование информации. Иерархия вложенных страниц, связанная перекрёстными ссылками.
3. Управление доступами на просмотр и редактирование информации.
4. История изменений.
5. Добавление списков задач из Tracker. Автоматическое обновление названий и исполнителей задач.
6. Личные заметки. Запись черновиков, планов, результатов встреч

Резюме: удобный вариант для старта бизнеса. Подходит для самозанятых и небольших ИП, которые не планируют кратно расти. При масштабировании бизнеса потребуется переезд на специализированную KMS-систему.

4. Битрикс24

Битрикс24 — единое пространство для управления клиентами, задачами, проектами и внутренними материалами компании.

Возможности системы:

1. Простой редактор для создания статей с возможностью добавления текста, изображений, готовых блоков.
2. Хранение таблиц, документов, процессов в одном месте.
3. Настройка прав доступа.
4. Мобильное приложение.
5. Чат для обсуждения вопросов и согласования изменений с коллегами.
6. Изолированные пространства. Создание отдельных баз знаний для каждого проекта.
7. Единая платформа для организации работы компании. База знаний встроена в экосистему Битрикс24.

Резюме: подходят для компаний, которые активно пользуются разными модулями от Битрикс24 - в этом случае не придется осваивать новую систему. Но для среднего и крупного бизнеса с большим объемом информации функционала может быть недостаточно.

5. Мегаплан

Мегаплан — решение, интегрированное в СRM: документы лежат рядом с задачами, проектами, заявками и списком клиентов.

Возможности системы:

1. Интеграция с задачами, CRM и чатами экосистемы Мегаплан.
2. Редактор для работы с контентом. Наполнение базу знаний статьями на основе задач и обсуждений.
3. Гибкие права доступа. Разграничение по отделам, ролям и проектам.
4. Поиск по заголовкам статей.
5. Простая навигация по разделам.

Резюме: Сервис позиционирует себя как корпоративная база знаний, интегрированная в экосистему CRM. Подходит для пользователей Мегаплан, которым не нужно управлять большим объемом информации (в этом случае растут требования к функционалу поиска).

6. Gran KMS

Gran KMS — сервис для организации корпоративного портала.

Возможности системы:

1. Редактор контента. Импорт документов из офисных форматов.
2. Архивация устаревшего контента с возможностью быстрого восстановления.
3. Теги для фильтрации и поиска материалов.
4. Сохранение важного контента в «Избранное» для мгновенного доступа в будущем.
5. Уведомления об изменениях. Отслеживание ознакомления.
6. Разграничение прав на контент и функции системы.

Резюме: Решение для разных типов бизнеса. В зависимости от ниши нужно анализировать требования к данной платформе.

7. SoftOnIT

SoftOnIT — поставщик решений для учета задач, контроля заявок от клиентов и организации базы знаний на базе платформы 1С:Предприятие

Возможности системы:

1. Редактор контента для создания текстов и статей.
2. Управление доступом к информации.
3. Поиск по статьям.
4. Иерархия контента для структурирования статей.
5. Решение на базе платформы 1С:Предприятие.

Резюме: Продукт разработан на базе 1С:Предприятие и за счет этого подходит ограниченному количеству бизнесов.

Заключение

База знаний — это не просто полезный инструмент, а стратегическая инфраструктура для роста и устойчивости бизнеса. При выборе платформы для создания базы знаний важно определиться с критериями оценки. Пример критериев:

1. Масштабируемость и производительность
2. Безопасность и контроль доступа
3. Интеграции с экосистемой компании
4. Удобство использования и администрирования
5. Аналитика и улучшение контента
6. Поддержка и вендор

На основе перечня требований и тестирования системы можно принять решение о создании базы знаний на платформе от надежного поставщика. Важно помнить, что вы выбираете платформу, которая станет частью ИТ-ландшафта компании.