Как выбрать BPM‑платформу, которая работает на бизнес

В одних случаях внедрение BPM‑платформы помогает ускорить процессы и повысить конверсию, в других — через полгода компания снова возвращается к Excel и почте. Причина обычно не в возможностях самой системы, а в вендоре. Именно от него зависит, станет ли BPM‑платформа рабочим инструментом или дорогой, но бесполезной игрушкой. Разберем десять принципов, которые помогут сделать правильный выбор.

Принцип 1. Ищите «достаточную», а не идеальную систему

Первое, с чего стоит начать, — перестать искать «волшебную таблетку». Ее нет: ни одна платформа не автоматизирует бизнес под ключ без доработок. Важно, чтобы решение поддерживало основные типовые процессы и при этом оставляло пространство для настройки уникальных сценариев.

Базовый функционал, например, для отдела продаж — работа с заявками, сделками, воронкой продаж и отчетами — есть практически во всех BPM‑системах. Его достаточно, чтобы быстро запуститься и получить первые результаты. Но судьба проекта решается на нестандартных задачах — когда нужно учесть собственные метрики эффективности или выстроить маршрут согласования между несколькими департаментами. Если система не поддерживает такую гибкость, она становится ограничением для бизнеса.

Принцип 2. Low‑Code ценен только тогда, когда им пользуется бизнес

Настоящий Low‑Code — это когдабизнес‑пользователь может работать с системой без армии разработчиков: настраивать процессы в визуальном конструкторе, собирать дашборды и запускать сценарии прямо из интерфейса. С такой BPM‑платформой HR самостоятельно управляет процессами отпусков и адаптации сотрудников, руководитель продаж — корректирует воронки под новые продукты. А ИТ‑департамент в это время решает задачи архитектуры и стратегии, вместо того чтобы подправлять формы и процессы по запросам бизнеса. Если даже для добавления поля в карточку клиента нужен разработчик, это не Low‑Code, а классический код в маркетинговой упаковке.

Принцип 3. Искусственный интеллект должен работать здесь и сейчас

В зрелых BPM‑платформах ИИ встроен в процессы и работает «из коробки». Например, ИИ может автоматически классифицировать обращения, отсекая потенциальный спам и оставляя специалисту только спорные случаи. При работе с договорами алгоритм подсвечивает все изменения и комментирует правки в ключевых условиях — суммах, сроках, ответственности сторон: на подобную ручную проверку у юриста обычно уходят часы. ИИ помогает пользователю в любых задачах: от генерации экспресс‑отчета о контрагенте до создания полноценных бизнес‑приложений по простому текстовому описанию.

Проверить, действительно ли ИИ встроен в платформу, несложно. Уже на демо попросите команду вендора показать живой сценарий — проанализировать ваш договор или оптимизировать знакомый процесс. Если вместо показа звучит: «подключим через API в следующем релизе», значит, ИИ пока не часть продукта, а лишь пункт в дорожной карте. В таком случае вы покупаете не готовую функцию, а обещание — с риском задержек и лишних расходов.

Принцип 4. Устойчивость системы важнее красивого интерфейса

Когда BPM становится «нервной системой» компании, ключевыми требованиями становятся устойчивость и защита данных. Платформа должна работать в разных сценариях развертывания — от публичного облака до локальной инфраструктуры и закрытых контуров — и гарантированно выдерживать пиковые нагрузки.

Если по результатам стресс‑тестов система справляется с 10 тысячами одновременных пользователей и 5 тысячами транзакций в секунду, это значит, что и во время масштабных рекламных кампаний, закрытия квартала и других нагрузок она будет работать стабильно.

Особое внимание стоит уделить архитектуре. Монолит без кластеризации или жесткая зависимость от одного облачного провайдера делают систему уязвимой: при пиковых нагрузках возрастает риск полной остановки процессов.

Принцип 5. Настоящая автоматизация всегда сквозная

Одна из частых ошибок — рассматривать BPM как инструмент только для одного отдела. На практике же она должна объединять бизнес‑процессы разных подразделений в единый контур. В случае с продажами это комплекс процессов от агрегации лидов из разных источников до закрывающих документов и отгрузок.

В таком контуре менеджер видит актуальный статус сделки, бухгалтерия — историю оплат без дополнительных запросов, а служба доставки получает данные автоматически. В результате исчезают дубли и ошибки, неизбежные при ручной работе.

При этом зрелая BPM‑платформа не ограничится продажами: она будет расширяться и на другие процессы — документооборот, сервис‑деск, финансы. Если этого не происходит, BPM превращается в еще один элемент перегруженного ИТ‑ландшафта.

Принцип 6. Независимость от вендора начинается с открытого кода

Одна из скрытых угроз корпоративного ПО — зависимость от единственного поставщика. Без доступа к исходному коду бизнес оказывается привязанным к дорожной карте вендора и его условиям.

Открытая платформа дает больше свободы: приоритеты задает сам заказчик, а доработки может делать любая команда — внутренняя или внешняя. Интеграцию с нишевой системой можно реализовать сразу, не дожидаясь «следующего релиза».

Признак серьезного партнерства — готовность закрепить передачу исходного кода в договоре. А «доступ к API» или обещания «расширяемости» — это скорее полумеры, которые не снимают зависимость, а лишь маскируют ее.

Принцип 7. Проверьте инструменты для совместной работы

Нередко бывает так, что внедрение BPM формально состоялось, но сотрудники продолжают согласовывать договоры по почте и обсуждать задачи в мессенджерах. Это происходит, когда платформа не поддерживает встроенные инструменты совместной работы.

В современных решениях они, как правило, встроены в процессы: менеджер готовит коммерческое предложение и сразу подключает коллег к онлайн‑редактированию, юрист оставляет комментарии в карточке сделки. В итоге сроки согласования сокращаются с недели до пары дней.

Более того, важно сразу проверить, как в системе устроена работа с документами. Редактирование должно быть таким же удобным, как в Google Docs или MS Office, но с жестким контролем версий и привязкой к маршруту процесса.

Принцип 8. Интеграция измеряется сроками, а не списком коннекторов

Ценность BPM‑платформы во многом определяется тем, насколько быстро она встраивается в существующий ИТ‑ландшафт. Длинный список «поддерживаемых систем» мало что значит, если интеграция занимает месяцы.

У зрелого вендора типовые подключения к 1С, ERP или ЭДО запускаются за считанные дни или недели. Это возможно благодаря библиотеке готовых коннекторов и микросервисной архитектуре. Показательный кейс: строительный холдинг подключил сразу четыре системы, включая два продукта 1С, и вышел в промышленную эксплуатацию за месяц. У неопытных игроков такой проект растянулся бы на квартал и обошелся в полтора‑два раза дороже.

Принцип 9. Отраслевая экспертиза важнее портфолио

Универсальность BPM‑платформы на первый взгляд кажется преимуществом, но на деле часто оказывается недостатком: такие системы могут не учитывать отраслевую специфику. Вендоры маскируют этот пробел «витриной» громких имен в портфолио — которая мало что говорит о реальных возможностях решения.

Гораздо важнее, как платформа работает с конкретными процессами. В FMCG это управление тысячами контрагентов, в металлургии — синхронизация отгрузки с графиком печей, в алмазодобыче — контроль лицензий и регуляторных требований. Опытный поставщик поставщик поделится реальными отраслевыми кейсами: например, управлением производственными рисками, расчетами с KOL‑контрагентами, ТОиР или системой CAPA.

Принцип 10. Выбирайте партнера, а не продавца лицензии

Разницу между продавцом ПО и технологическим партнером видно уже через пару месяцев после запуска. Продавец ограничивается выполнением ТЗ. Партнер говорит на языке бизнеса, а не спецификаций, обеспечивает поддержку по SLA, умеет предупреждать проблемы и готов обсуждать roadmap с клиентом.

Так, в одном из проектов для финансовой компании внезапно потребовался сложный скоринг контрагентов с подключением внешних источников. Вместо разовой доработки команда разработала решение, которое можно было использовать повторно и масштабировать на другие задачи. Со временем оно вошло в стандартный функционал платформы — это пример того, как работает партнерский подход.

Простой способ проверить зрелость вендора — спросить о самом сложном проекте за последний год и о том, как он справился с нештатными ситуациями. Ответ расскажет гораздо больше, чем любой рекламный буклет.

Как выбрать платформу, которая будет работать

Выбор BPM‑платформы — это решение о партнерстве. Успех проекта зависит не от функционала системы, а от зрелости вендора и его готовности отвечать за результат.

Проверить это можно на пилоте. Попросите автоматизировать самый проблемный или самый востребованный процесс: например, воронку продаж, согласование договоров или работу с обращениями. Сильный партнер настроит и запустит процесс по вашим данным за 2‑3 недели, а MVP сможет подготовить за несколько дней. Слабый начнет объяснять, что «нужно время на доработки» или «это будет в следующем релизе».

Если пилот удался, изменения заметны сразу. По данным проектов Citeck, BPM‑платформы ускоряют процессы более чем на 40%, в случае CRM также повышают конверсию до 20%. Сделки и согласования проходят быстрее, а сотрудники перестают дублировать задачи в Excel и почте. Когда результат масштабируется на всю компанию, эффект только усиливается: процессы становятся прозрачнее, решения принимаются быстрее, а расходы снижаются благодаря автоматизации рутины, уменьшению ошибок и ускорению работы на стыках между подразделениями.