Как я искала программу на компьютер для сканирования документов с принтера
Привет, с вами Ирина — профессиональный бухгалтер с многолетним стажем. Но иногда я думаю, что надо было идти не на экономику, а в педагогику (даже мама мне часто говорит: «Тебе бы училкой быть, а не отчеты составлять»). Мне нравится делиться опытом, объяснять сложное простыми словами и видеть, как у людей загораются глаза от понимания. Поэтому я с удовольствием приняла предложение выступать экспертом на профильных сайтах.
Но писать стандартные, сухие инструкции не слишком интересно. Мне захотелось живого общения. Так появилась идея этого блога, где я буду переводить с «бухгалтерского» на человеческий и делиться своим опытом. Идею для первого поста мне подсказала работа. А точнее, вечная боль любого офисного сотрудника — оцифровка документации. В свое время я потратила довольно много времени, тестируя разный софт, чтобы понять, какая же программа для сканирования документов с принтера на компьютер наиболее удобна. И результатами своих поисков решила поделиться с вами.
Зачем бухгалтеру сканер или прописные истины
Когда-нибудь мы полностью перейдем на ЭДО (электронный документооборот), но пока до этого далеко. Понимаю, что говорю об очевидном, но привычка разложить все по полочкам сильнее меня. Поэтому вот список плюсов оцифровки документов.
- Прощай, макулатура. Переводя данные в цифровой вид, мы сокращаем расходы на покупку бумаги, картриджей, папок-скоросшивателей и файлов, освобождаем место в архивах.
- Мобильность и оперативность. Вместо сумки с документами одна флешка. Или вообще отправляем отчеты по электронной почте. Сохраняем файлы в облаке — теперь они доступны всей команде, даже тем, кто работает на удаленке.
- Страховка от случайной утраты. Потерять важный документ из-за пожара, потопа или халатности — кошмар бухгалтера. Оцифровка архивов дает уверенность в том, что вы всегда найдете нужный отчет, справку или договор (в надежном облаке).
- Умный контроль. Самое крутое: хороший софт может автоматически проверить, есть ли на скане подпись, печать, все ли реквизиты оформлены правильно. Это в разы снижает риск ошибок и пересортицы.
Мой горький опыт или почему формат скана важен
Если вы не контролируете формат скана, то можете создать себе больше проблем, чем решить. Ваш файл может быть слишком «тяжелым», нечитаемым или его не примет ни одна система ЭДО. Поэтому не доверяйте настройкам по умолчанию и обязательно проверяйте выходные параметры. Вот наиболее распространенные форматы, подходящие для оцифровки.
Что я перепробовала
Мне пришлось поработать бухгалтером в разных организациях, был опыт фрилансерства. Так что я перепробовала множество инструментов, и не всегда удачно. И теперь, когда мне нужно воспользоваться сканером, скачиваю приложение для сканирования, только если оно соответствует моим требованиям.
- Доступность ПО — вопрос актуален с 2022 года, когда многие западные компании-разработчики ушли с российского рынка.
- Стоимость лицензии — чтобы не искать каждый раз новый софт после истечения триал-версии, лучше сразу позаботиться о покупке программного обеспечения по приемлемой цене. Плюсом станет наличие корпоративного тарифа.
- Удобство интерфейса — чтобы даже новичок мог за пару минут разобраться в работе, а мне не пришлось тратить время на долгое обучение коллег.
- Поддержка PDF-формата — самое важное условие, чтобы обойтись без переконвертации, которая может ухудшить качество.
- Поточная обработка — неудобно, если многостраничный документ придется сохранять как несколько файлов.
- Улучшение качества — если планируете оцифровать старые архивные материалы, нужно, чтобы программа позволяла повысить четкость, устранить перекосы, обрезать лишние поля.
- Функция оптического распознавания текста (OCR) — оптимально, если можно сразу преобразовать скан из изображения в редактируемый документ.
Расскажу, с каким софтом мне приходилось работать, от узкоспециализированных приложений до полноценных PDF-редакторов, и поделюсь своими впечатлениями.
PDF Commander
Когда руководство компании, где я работала, сообщило о переходе на новое ПО, я поначалу восприняла это со скепсисом. Не люблю, когда что-то навязывают. Но в этом случае опасения не подтвердились. Мы получили отличную рабочую лошадку. Софт совместим со всеми типами сканеров, даже устаревшими, поддерживает 3 режима: цветной, монохромный и в оттенках серого. Оснащен редактором, позволяющим автоматически устранить перекосы, настроить цвета. Есть OCR распознавание текста со 100+ языков.
Ну и в целом — это полноценная программа для работы с документами. Можно создавать с нуля, редактировать, объединять или разбивать файлы на части. Поддерживает функции добавления и проверки ЭЦП. Позволяет поставить пароль. В общем, если вы скачаете программу для сканирования, заодно закроете и другие вопросы по работе с документами. Софт поддерживает отечественные ОС, но функционал под Linux пока менее обширный, чем на Windows. Впрочем, вы можете сами посмотреть возможности ПО и сравнить версии на сайте https://pdf-editor.su/.
Поддержка PDF: да
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: есть
OCR: стандартный OCR и AI-распознавание
Доступность в России: включен в Единый реестр российского ПО Минцифры
Корпоративный тариф: есть
Интерфейс: интуитивный, понятный для новичков
Общая оценка: 10/10
Adobe Acrobat
Если бы не известные всем события, я бы вряд ли искала что-то другое. ПДФ-редактор был и остается «золотым стандартом» для работы с документами (не удивительно, ведь сам формат PDF был придуман Adobe). В нем можно выполнять любые операции по редактированию, напрямую конвертировать файлы Microsoft Word и Excel в ПДФ, организовывать совместную работу через облако.
Идеален для сканирования: сохраняет сразу в PDF, в том числе многостраничные документы, позволяет выровнять изображение, очистить фон. Но с тех пор, как компания Adobe прекратила поставку своего софта в РФ, проблемой стало даже зайти на сайт https://www.adobe.com/acrobat.html и скачать бесплатную версию Adobe Acrobat Reader. А официальная покупка приложения для сканирования и редактирования ПДФ полностью заблокирована.
Поддержка PDF: да
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: есть
OCR: один из самых мощных в отрасли
Доступность в России: нет
Корпоративный тариф: недоступен в РФ
Интерфейс: логичный, но для простых задач может показаться перенасыщенным
Общая оценка: 9/10
NAPS2
Простая в использовании программа подходит для небольших компаний, стремящихся сэкономить: NAPS2 полностью бесплатен. Программу с открытым исходным кодом можно установить на ПК с любой операционной системой, или вообще подключайтесь с флешки — есть портативные версии. Поддерживает драйверы WIA или TWAIN на выбор.
А если у вас в компании есть свои айтишники, то откроются дополнительные возможности — например, автоматизация процессов через скрипты и интерфейс командной строки. А еще вы сможете превратить свое МФУ в беспроводное устройство, которым можно управлять с ноутбука или телефона — не придется бегать из кабинета в кабинет. В общем, если вы ищете, где скачать сканер документов бесплатно на русском, найдете ответ на сайте https://www.naps2.com/. Но для постоянной работы с PDF-документами вам потребуется отдельный редактор.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: минимальное
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: не требуется
Интерфейс: максимально простой и удобный
Общая оценка: 8/10
VueScan
Основной плюс этого софта — универсальность. Поддерживает старые и новые устройства Canon, Epson, HP и даже китайские «ноунеймы», работает со всеми типами носителей: документы и фотографии, негативы, слайды. Но софт больше рассчитан на сканирование изображений — тут VueScan предлагает максимальные возможности улучшения: инфракрасная очистка для удаления следов физических повреждений (пыль, царапины), устранение шума, возможность расширенной коррекции цвета. Согласитесь, для бухгалтера такой функционал явно избыточен.
Зато ПО устанавливается не только Windows, но и Linux и Mac OS. Для скачивания перейдите на https://www.hamrick.com/.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: есть
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: нет
Интерфейс: сложные настройки
Общая оценка: 7/10
Scanitto Pro
С этой программой для сканирования документов мне пришлось работать довольно долго. Сразу отмечу стабильность и неплохую скорость, возможность создавать многостраничные TIFF и PDF. В целом все очень удобно: позволяет захватывать лист целиком или выбрать область, переводить в монохром. Но в остальном опции минимальные. Можно поворачивать листы, кадрировать, переставлять страницы. Как-то пришлось оцифровывать очень старые бумажные архивы, пожелтевшие и выцветшие, и тут сразу вылезли проблемы, улучшить качество практически невозможно.
Из плюсов стоит отметить очень щедрую триал-версию. Чтобы 30 дней тестировать возможности сканирования в PDF бесплатной программой, скачайте софт с официального сайта https://www.scanitto.com/ru/.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: минимально
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: есть
Интерфейс: простой и удобный
Общая оценка: 7/10
RiDoc
Пожалуй, лучшее из простых решений для оцифровки документов с помощью сканера. Больше всего мне понравилось, что RiDoc создает очень легковесные файлы, сохраняя высокое качество скана. Располагает OCR-функцией — распознает символы на 15+ языках. Позволяет сохранять отсканированный документ в файлы изображений, PDF-формат или DOC и сразу отправить его по почте. Но чтобы отредактировать ПДФ, придется устанавливать сторонний софт.
Еще смущают условия лицензирования. Недавно со мной консультировались насчет покупки софта для компании, и я «зависла». Вроде тариф для бизнеса есть, но никаких особых плюсов у корпоративных клиентов нет. Цена для организаций выше, чем для частников, нет пакетных предложений — только лицензия на 1 ПК. Убедитесь сами на сайте https://getridoc.com/rus.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: минимально
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: есть
Интерфейс: простой и удобный
Общая оценка: 8/10
ContentReader
Российское ПО, пришедшее на замену ABBYY FineReader — настоящая находка для бухгалтеров, юристов, делопроизводителей. Это не только программа для сканирования документов в PDF в один файл, но и полноценный многофункциональный редактор. Позволяет работать с текстом, сохраняет структуры таблиц при копировании, поддерживает ЭЦП. Есть полезные функции типа сравнения версий файла, интеллектуальное распознавание символов на 180+ языках.
Но позволить себе установку софта может не каждая компания. Стоимость лицензии «кусается», нельзя оформить бессрочную покупку — только подписка на 1 или 3 года. Подробности можно узнать на https://contentai.ru/contentreader-pdf/.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: есть
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: есть
Интерфейс: немного избыточный, но логичный
Общая оценка: 9/10
WinScan2PDF
Простой инструмент для оцифровки подойдет тем, кому приходится работать со сканером нечасто. Легковесное приложение, есть Portable-версия, запускающаяся с флешки. Минимум настроек, правда, и улучшить скан не удастся — только выбрать разрешение. Но удобно, что можно сохранить параметры и в следующий раз запускать сканирование одной кнопкой. Простой PDF сканер доступен бесплатно на https://www.softwareok.com/?seite=Microsoft/WinScan2PDF.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: минимальное
OCR: нет
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: не требуется
Интерфейс: максимально простой
Общая оценка: 5/10
PDF-XChange
Мощное решение из разряда «все в одном»: в программный пакет входит не только редактор ПДФ, но и офисные приложения. Я с ностальгией вспоминаю недолгий период, когда работала с этой программой. Еще 5 лет назад она предлагала скрипты, чтобы автоматически заполнять формы и вести клиентские базы. А как быстро работает PDF-XChange — только успевай менять листы. Но с 2022 года софт в России стал недоступен, так что я только читаю новости на сайте https://www.pdf-xchange.com/product/pdf-xchange-editor и надеюсь, что когда-нибудь санкции закончатся.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: есть
OCR: есть
Доступность в России: нет
Корпоративный тариф: недоступен в РФ
Интерфейс: удобный, хотя для рядовых задач избыточный
Общая оценка: 9/10
Wondershare PDFelement
Один из моих любимых — мало того, что удобный, так еще очень стильный и красивый. Работать в таком сплошное удовольствие. Одно из самых современных решений в плане AI-функций: можно не только преобразовывать файлы в редактируемый вид с помощью нейросети, но и проверять орфографию, составлять резюме. Можно подключить любой сканер: программа оснащена хорошей библиотекой драйверов. Еще один плюс — огромное количество обучающих материалов на сайте https://pdf.wondershare.net/ru.
Но есть и недостатки, самый главный — цена, да еще и лицензия в формате подписки, то есть придется платить постоянно. А для организаций дополнительный минус: с учетом необходимости импортозамещения многим софт не подходит, так как не совместим с Linux, да и не все офисные ПК его могут потянуть. Нужен Windows 11 или 10 64-разряда (а у многих до сих пор 32-битные, просто обновленные со старых версий), да и железо приличное.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: есть
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: есть
Интерфейс: понятный, современный и стильный
Общая оценка: 9/10
PDF24
Этот набор инструментов доступен на ПК и в веб-версии. Здесь можно быстро внести правки в текст, переконвертировать PDF в другие форматы или создать документ из изображения. Есть даже OCR-функция (честно скажу, если есть выбор, лучше не пользоваться). Но самое главное — среди мини-приложений вы найдете ПДФ-сканер.
Его нельзя назвать рабочим инструментом. Но если ваша работа связана с разъездами, то онлайн-сканер может сильно выручить. Так, однажды от меня срочно ждали документ, а до офиса или дома я могла добраться в лучшем случае к вечеру. Но я нашла выход: зашла на https://tools.pdf24.org/ru/scan-pdf и просто сделала снимок с помощью веб-камеры ноутбука. Да, качество оставляло желать лучшего, но тут уж выбирать не приходилось.
Поддержка PDF: есть
Потоковая обработка: нет
Редактирование изображений: нет
OCR: есть
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: не требуется
Интерфейс: максимально простой
Общая оценка: 5
Web TWAIN
Когда у тебя один сканер на большой отдел, это страшно неудобно. Я была тем сотрудником, к компьютеру которого подключили единственный МФУ. И меня постоянно отвлекали от работы с просьбами отсканировать «всего один листочек». Спасибо нашему сисадмину: он решил проблему, установив на корпоративный сервер Web TWAIN. Это сделало возможным управлять МФУ с любого ПК, и я смогла спокойно заниматься своими делами, не отвлекаясь на чужие задачи.
Но, если честно, для меня это единственный плюс ПО. Это не совсем полноценная программа, а SDK-компонент для веб‑приложений, который позволяет сканировать прямо из браузера. Экспорт возможен только в графические форматы, а настройки зависят исключительно от модели устройства. Для установки нужен сервер (а не в каждой организации он есть). Но если вас заинтересовала программа для сканера, можно уточнить нюансы у разработчика на https://www.vintasoft.ru/blog/scan-images-using-web-app-for-windows-and-linux/.
Поддержка PDF: нет
Потоковая обработка: есть
Редактирование изображений: зависит от модели сканера
OCR: нет
Доступность в России: да
Корпоративный тариф: есть
Интерфейс: для продвинутых пользователей и сетевых администраторов
Общая оценка: 5/10
Табличка для ленивых, потому что куда бухгалтер без табличек…
Да, я говорила, что терпеть не могу таблицы. Но я же понимаю, что скакать по статье, чтобы сравнить софт, не слишком удобно. А как иначе понять, что лучше выбрать. Поэтому держите таблицу — куда уж без нее.
Вы точно это гуглили, а я уже ответила
Вспоминаю, как я только начинала работать со сканерами. Периодически возникали проблемы, и мне приходилось бросать работу и искать советы и инструкции от бывалых. Но вам этого делать не придется — вашим «Окей, Гугл» сегодня буду я.
Какой формат лучше использовать для сканов — PDF или JPG?
Для бухгалтера выбор однозначен — только ПДФ, его плюсы — многостраничность, сохранение деталей при печати, возможность сразу преобразовать файл в редактируемый с помощью OCR.
Что делать, если принтер сканирует «криво» или с белыми полями?
Если вы используете простое приложение для сканирования, придется корректировать перекосы в графическом редакторе. Но можно сразу установить софт с функцией улучшения изображений (PDF Commander или Content Reader) и справиться с проблемой в процессе.
Как увеличить качество скана, если на документе плохо видны печати?
Увеличьте разрешение до 300–600 DPI или выше, выберите режим «Текст+изображение» или «Фото». Еще лучше, если в программе есть инструменты для повышения контраста и яркости.
Почему программа не видит мой принтер и что с этим делать?
Проверьте драйверы принтера (обновите через сайт производителя), подключение USB/Wi-Fi или перезагрузите ПК. Если ничего не поможет, зовите сисадмина.
Как сразу отправить скан в 1С или бухгалтерскую программу?
Используйте программы с прямой интеграцией с 1С (такие как Content Reader) или импортируйте его в систему через опцию «Прикрепить файл»
Что делать, если программа сохраняет сканы в странном формате, и их не открыть в 1С?
Проверьте экспортный формат в программе, возможно, вы сканируете в TIFF. Пересохраните файл в ПДФ. На всякий случай проверьте ассоциации файлов в 1C.