Что такое отказное письмо для маркетплейсов и как его оформить

Отказное письмо для маркетплейсов — это официальный документ (обычно от органа по сертификации или профильной организации), который простыми словами подтверждает: конкретный товар не подлежит обязательной сертификации/декларированию по действующим техрегламентам и постановлениям. Продавцам оно нужно, чтобы быстро пройти модерацию карточки, избежать блокировок и вопросов со стороны Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и других площадок, когда система запрашивает «сертификат», а по закону он не требуется.

На практике отказные письма чаще всего оформляют на товары повседневного спроса, где легко ошибиться с кодами ТН ВЭД/ОКПД2 и требованиями к оценке соответствия. Например, для аксессуаров, хозтоваров и канцелярии логика обычно одинаковая: указывают наименование товара, бренд (если есть), модель/артикул, назначение, материал, код ТН ВЭД/ОКПД2, а также ссылку на нормы, по которым обязательная сертификация не применяется. Для косметических принадлежностей (кисти, спонжи, аксессуары без состава) и детских товаров путаница возникает чаще: продавцы нередко смешивают «аксессуар» с «косметикой» (где требуется декларация) или относят товар к детскому ассортименту, который действительно регулируется строже — поэтому в письме особенно важно корректно описать назначение и исключить неверную классификацию.

Если отказного письма недостаточно или маркетплейс просит «любой документ», помогают альтернативы и сопутствующие бумаги. В зависимости от категории это может быть информационное письмо, добровольный сертификат или протокол испытаний (когда нужно подтвердить качество без обязательных требований), а также документы по маркировке и безопасности: этикетка, состав/материалы, инструкция по применению/уходу, декларация поставщика, корректные фото маркировки. Частые вопросы продавцов обычно сводятся к следующему:

1. сколько стоит отказное письмо для маркетплейсов, можно ли его сделать онлайн;
2. можно ли использовать одно письмо на линейку товаров или на разные бренды;
3. подходит ли одно отказное письмо для нескольких маркетплейсов (обычно да, если в нем корректно описаны товары и реквизиты, но площадки могут отличаться требованиями к формату).

Такой подход помогает заранее закрыть комплаенс-вопросы и ускорить запуск продаж: правильное отказное письмо и комплект сопутствующих документов снижают риск отклонения карточек и экономят время на переписку с поддержкой маркетплейса.

В каких случаях требуется отказное письмо

Отказное письмо для маркетплейсов нужно, когда продавец размещает товар, а площадка или контролирующие органы запрашивают подтверждение, что на продукцию не распространяется обязательная сертификация или декларирование по техрегламентам ЕАЭС/РФ. Такой документ часто требуют при модерации карточки товара, подключении к новой категории, смене бренда или при сомнениях в коде ТН ВЭД/ОКПД2. По сути, отказное письмо снижает риски блокировки товара и ускоряет вывод позиции в продажу, подтверждая корректность выбора разрешительной документации.

Чаще всего отказное письмо оформляют на товары без обязательной сертификации/декларирования: типовые категории — это сувениры и подарочная продукция, канцелярия (часть позиций), товары для творчества и хобби, элементы декора, отдельные виды аксессуаров, некоторые хозяйственно-бытовые изделия, упаковочные материалы, часть запчастей и комплектующих, не влияющих на безопасность, а также отдельные текстильные изделия, не подпадающие под профильные регламенты. Точный вывод всегда зависит от назначения товара, состава, контакта с кожей/пищей, наличия электроники и других характеристик, поэтому важно корректно определить категорию и коды.

При этом бывают ситуации, когда вместо отказного письма нужны другие документы (сертификат, декларация, СГР, пожарный сертификат). Например, декларация или сертификат соответствия требуются для многих детских товаров, электроприборов, косметики, одежды определённых групп; СГР оформляют на отдельные виды косметической продукции, бытовой химии, изделий, контактирующих с пищей или водой, и другие категории, попадающие под санитарно-эпидемиологические требования; пожарный сертификат/декларация необходимы для материалов и изделий с требованиями по пожарной безопасности (часть отделочных материалов, кабельная продукция и т.п.). Если товар попадает под обязательные требования, отказное письмо не заменит разрешительные документы и маркетплейс может отклонить карточку.

Оформление отказного письма обычно выполняется через аккредитованный орган по сертификации или профильную организацию на основании описания товара, области применения и кодов ТН ВЭД/ОКПД2. В документе указывают наименование продукции, производителя/импортёра, коды и обоснование, почему обязательное подтверждение соответствия не требуется. Чтобы избежать отказов на маркетплейсе, подготовьте техническое описание, фото/состав, инструкцию (если есть) и заранее проверьте, не относится ли товар к категориям, где нужны сертификат, декларация, СГР или пожарные документы.

Правовая база: на что опирается отказное письмо

Отказное письмо для маркетплейсов — это документ, который подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию, а значит, для его продажи на площадках не требуется сертификат соответствия. Чтобы такое письмо было юридически обоснованным и принималось маркетплейсами, оно оформляется с опорой на действующие нормы обязательной оценки соответствия и корректно определённую классификацию товара.

Ключевой основой выступают технические регламенты ТР ТС/ЕАЭС: именно они устанавливают, на какие группы продукции распространяются обязательные требования и формы подтверждения соответствия. Если товар не попадает под действие конкретного регламента, это фиксируется в отказном письме. Дополнительно учитываются ПП РФ № и иные действующие перечни обязательной оценки соответствия (списки продукции, для которой требуется сертификат или декларация), а также профильные нормативные акты по отдельным видам товаров.

Отдельную роль играют коды ТН ВЭД и ОКПД: по ним определяют, какие именно требования применимы к продукции и нужен ли документ о соответствии. Ошибка в кодировании часто приводит к неверному выводу о необходимости сертификации и, как следствие, к отклонению карточки товара на маркетплейсе. Поэтому при оформлении отказного письма важно подготовить корректное описание товара и его назначение, чтобы классификация была обоснованной.

Обычно в письме отражают следующие правовые опоры и идентификаторы товара:

1. применимые (или неприменимые) ТР ТС/ЕАЭС по конкретной продукции;
2. ссылка на ПП РФ № и релевантные перечни обязательной оценки соответствия;
3. коды ТН ВЭД и/или ОКПД, по которым сделан вывод об отсутствии обязательной сертификации/декларирования.

Кто выдает отказное письмо и кому оно адресуется

Оформлять отказное письмо вправе не любая компания, а только компетентные организации. Чаще всего это орган по сертификации, который анализирует описание продукции, код ТН ВЭД/ОКПД2 и нормативные основания, после чего выпускает письмо на фирменном бланке. В отдельных случаях к подготовке обоснования привлекается испытательная лаборатория — например, когда нужны протоколы или экспертное заключение для подтверждения характеристик товара. Также документ могут выдавать уполномоченные организации, имеющие соответствующую аккредитацию и право работать с заявителями в сфере оценки соответствия.

Адресуется отказное письмо, как правило, на имя поставщика или продавца (юридического лица/ИП), который выводит товар на рынок и несет ответственность за его обращение. В тексте указываются реквизиты заявителя, наименование и описание продукции, коды и ссылки на нормативные документы, подтверждающие отсутствие обязанности оформлять сертификат/декларацию. По целям использования отказное письмо может быть подготовлено для предоставления на маркетплейс (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и др.), для таможни при ввозе товара, а также для контрагентов — оптовых покупателей, сетей и партнеров, которым требуется документальное подтверждение статуса продукции.

Что должно быть в отказном письме: структура и реквизиты

Корректно оформленное отказное письмо помогает избежать блокировок, отклонения товара на модерации и лишних запросов со стороны службы контроля качества.

В структуре отказного письма обязательно должны быть указаны ключевые реквизиты, по которым маркетплейс однозначно идентифицирует продукцию и основания для вывода. В документе фиксируются данные заявителя (компании или ИП), точное наименование товара и его описание, а также коды классификации (например, ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД 2). Отдельным пунктом приводятся нормативные ссылки на действующие технические регламенты ЕАЭС, постановления и перечни продукции, после чего формулируется вывод об отсутствии обязанности проходить обязательную оценку соответствия для указанного товара.

Дополнительно в отказном письме желательно прописать элементы, повышающие «принятие» документа маркетплейсами: срок действия (если предусмотрен практикой органа/организации, выдавшей письмо), подписи ответственных лиц и печать (при наличии), регистрационный номер и дату. Также могут прикладываться приложения — перечни товарных позиций, моделей, артикулов или характеристик, чтобы охватить весь ассортимент и снизить риск повторных запросов.

1. Обязательные поля: заявитель; товар (наименование, назначение, модель/артикул); коды (ТН ВЭД/ОКПД 2); нормативные ссылки; вывод об отсутствии обязательной оценки
2. Дополнительные элементы: срок действия; подписи/печать; регистрационный номер; приложения/перечни товаров

Как оформить отказное письмо для маркетплейсов: пошаговая инструкция

Его часто запрашивают Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и другие площадки, чтобы убедиться в законности размещения продукции и снизить риски блокировок карточек. Чтобы оформить отказное письмо быстро и без доработок, начните со сбора данных: подготовьте описание товара, состав и назначение, фото/этикетку, инструкции по применению (если есть), сведения об упаковке и бренде. Чем точнее исходные материалы, тем корректнее будет итоговая формулировка в документе.

Далее важно определить коды ТН ВЭД/ОКПД и проверить товар по перечням обязательной оценки соответствия. На этом этапе сопоставляют назначение и характеристики продукции с нормативными списками, чтобы подтвердить отсутствие требования оформлять сертификат или декларацию. Ошибки в кодировке — одна из самых частых причин отказа маркетплейса в принятии документа, поэтому лучше заранее перепроверить соответствие кодов реальному виду товара и его маркировке.

После этого выполняется подача заявки в орган по сертификации и согласование формулировок. Вы передаёте собранные материалы, коды и сведения о производителе/импортёре, а специалист готовит проект отказного письма. Рекомендуется согласовать точное наименование товара, варианты написания бренда, модели/артикулы и область применения документа — так вы избежите ситуации, когда площадка отклоняет письмо из‑за несовпадения данных в карточке товара.

Финальный шаг — получение документа и проверка на корректность перед загрузкой на площадку. Проверьте реквизиты органа, дату, номер, печать/подпись (в зависимости от формата), правильность кодов ТН ВЭД/ОКПД, список товаров, бренд, производителя и формулировку основания, почему обязательная сертификация не требуется. Только после такой сверки загружайте отказное письмо в личный кабинет маркетплейса — это ускорит модерацию и снизит риск повторных запросов документов.

Требования маркетплейсов к формату и загрузке документа

Чтобы письмо приняли без возвратов на доработку, важно заранее учесть требования площадок к формату (PDF/скан), читаемости, подписи/печати, а также к языку, реквизитам и корректности данных по товарам.

Как правило, маркетплейсы принимают отказное письмо в виде PDF-файла или качественного скана оригинала. Документ должен быть полностью читаемым: без обрезанных полей, бликов, «плавающего» текста и размытых печатей. Обязательно проверяйте наличие подписи уполномоченного лица и печати (если используется), а также соответствие языку площадки — чаще требуется русский. В реквизитах должны совпадать наименование компании/ИП, ИНН/ОГРН(ОГРНИП), адрес, дата и номер письма; отдельно важно, чтобы в тексте были корректно перечислены товары, их наименования и идентифицирующие признаки (при необходимости — артикулы/модели).

Чтобы правильно прикрепить отказное письмо в личном кабинете маркетплейса и привязать его к карточкам товаров, действуйте последовательно:

1. Зайдите в раздел «Документы/Сертификаты/Разрешительная документация» в кабинете продавца и загрузите файл в подходящем формате (PDF или скан).
2. Укажите тип документа: отказное письмо, срок действия (если требуется) и заполните поля реквизитов без сокращений и ошибок.
3. Привяжите документ к конкретным карточкам: выберите нужные товары/категории/бренды, проверьте соответствие названий и артикулов, сохраните изменения.
4. После загрузки проверьте статус модерации и при необходимости приложите дополнительные страницы/приложения, чтобы документ покрывал весь ассортимент.

Корректно оформленное и правильно загруженное отказное письмо ускоряет модерацию карточек, снижает риск блокировок и помогает без задержек вывести товар в продажу. Перед отправкой стоит еще раз сверить данные продавца и перечень товаров: именно несоответствие реквизитов и «непопадание» документа в нужные карточки чаще всего становится причиной отклонения.

Срок действия и актуальность отказного письма

При работе с Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и другими площадками важно понимать: документ должен оставаться актуальным на момент проверки, иначе модерация может запросить новое подтверждение или заблокировать продажу.

Может ли отказное письмо быть бессрочным и когда требуется обновление? Формально многие отказные письма оформляются без конкретной даты окончания, но это не означает «вечную» применимость. Обновление обычно требуется при изменении нормативной базы (вступили в силу новые техрегламенты, перечни продукции, правила маркировки) или при смене требований самого маркетплейса к пакету документов. Поэтому безопасная практика — периодически сверять актуальность документа и при необходимости получать новое письмо у уполномоченной организации.

Что делать при изменении состава, назначения, бренда, упаковки, кода или требований законодательства? Любые изменения характеристик товара могут повлиять на его классификацию и вывод о необходимости сертификации. Если меняются состав/комплектация, назначение или область применения, бренд (если он влияет на идентификацию товара), тип упаковки, код ТН ВЭД/ОКПД2 либо обновились требования законодательства — стоит оформить новое отказное письмо с корректными данными и приложить его к карточке. Это снижает риск претензий со стороны площадки и контролирующих органов и помогает сохранить стабильные продажи.