Объединение филиалов в единую систему управления: кейс компании «Документ-сервис»
Когда компания растёт и открывает несколько офисов, вместе с масштабом увеличивается и сложность управления. Руководству становится трудно контролировать загрузку сотрудников, качество обработки обращений и реальные показатели эффективности. Именно с такой задачей к нам обратилась компания «Документ-сервис».
В этом кейсе рассказываем, как объединение филиалов в единую цифровую систему позволило увеличить продуктивность работы на 32% и сделать бизнес полностью прозрачным.
О компании
«Документ-сервис» работает на рынке офисных услуг с 2002 года. Компания начала деятельность в Туле и за годы развития стала известным центром офисных услуг и надёжным помощником для студентов и организаций.
Развитие компании привело к расширению сети офисов, что потребовало новых инструментов управления.
Задача проекта
Перед нами стояла стратегическая задача — объединить все офисы в единую систему управления для контроля сотрудников и руководящего состава.
Дополнительно необходимо было:
- обеспечить прозрачность работы каждого филиала;
- внедрить CRM для фиксации обращений;
- подключить телефонию для контроля качества обработки лидов;
- дать руководству инструмент для анализа загрузки и эффективности персонала.
Ключевой акцент был сделан не просто на автоматизации, а на создании управляемой структуры, где каждый процесс можно измерить.
Подход к реализации
1. Аудит бизнес-процессов
Мы провели детальный анализ внутренних процессов компании — как в целом по бизнесу, так и отдельно по каждому офису.
Важно было понять:
- как распределяются заявки;
- как сотрудники фиксируют обращения;
- как осуществляется контроль выполнения задач;
- где возникают узкие места.
2. Выбор решения
По итогам анализа оптимальным вариантом стало внедрение облачной версии Битрикс24 на тарифе «Компания» с полной интеграцией CRM.
Облачная модель позволила быстро объединить филиалы без дополнительных затрат на серверную инфраструктуру и обеспечить централизованный доступ для всех сотрудников.
3. Настройка единой системы управления
В рамках внедрения были выполнены:
- настройка структуры компании и прав доступа;
- внедрение CRM для контроля обращений и сделок;
- подключение телефонии с возможностью прослушивания разговоров;
- настройка отчетности по сотрудникам и филиалам;
- формирование единого информационного пространства для коммуникации.
Каждый офис стал частью общей цифровой экосистемы, где все действия фиксируются автоматически.
Результаты внедрения
После запуска системы компания получила управляемость нового уровня.
Что изменилось:
- Руководство получило прозрачную картину по работе каждого офиса.
- Стало возможно отслеживать загрузку сотрудников и распределение времени.
- Появился контроль качества обработки лидов через телефонию.
- Руководители начали принимать решения на основе реальных данных, а не субъективных оценок.
- Производительность персонала выросла на 32%.
- Увеличился объём продаж за счёт более системной работы с обращениями.
Бизнес перешёл от разрозненного управления филиалами к централизованной, аналитически выстроенной модели.
Ключевые преимущества для компании
- Полная прозрачность бизнес-процессов
- Контроль качества обработки обращений
- Централизованное управление филиалами
- Единая CRM-система для всей сети
- Рост производительности и продаж
Вывод
Объединение филиалов в единую систему управления — это не просто внедрение CRM. Это переход к стратегическому управлению бизнесом на основе данных.
Для «Документ-сервис» это стало точкой роста: компания получила контроль, прозрачность и измеримую эффективность.
Хотите объединить свои офисы в единую управляемую систему?
Если вы управляете сетью филиалов и хотите:
- видеть реальную эффективность сотрудников,
- контролировать качество обработки заявок,
- повысить продуктивность команды,
- увеличить объём продаж,
оставьте заявку на внедрение Битрикс24 — мы проанализируем ваши бизнес-процессы и предложим решение, которое выведет управление компанией на новый уровень.
Получить бесплатный аудит вы можете -> здесь