Цифровизация финучета в МСП: какие решения выбирают предприниматели

Финансовое управление — необходимый процесс, определяющий дальнейшее развитие и рост любого предприятия. При этом владельцы малого бизнеса сталкиваются с препятствиями, которые мешают успешно вести управленческий учет: ручные операции в Excel, разрозненность необходимых данных, отсутствие единой картины для управления финансами. Предсказуемый результат — невидимая растрата бюджета.

Этот тезис подтверждают эксперты в области финансового аудита из агентства Cherry Bekaert. По их данным, из-за перечисленных проблем малый бизнес теряет до 20-30% выручки.

Мы в pickTech понимаем эту проблему, так как регулярно изучаем IT-продукты, которые помогают решать бизнес-задачи. Мы проанализировали предложения от ведущих российских вендоров облачных сервисов для автоматизации управленческого и финансового учета, разобрались и сравнили для вас их функционал. Наша цель — в этой статье дать объективные рекомендации по выбору ПО, которое поможет навести порядок в финансовом и управленческом учете.

Эволюция подходов: от учета «для галочки» к управлению данными

Метод сбора информации — это то, от чего зависит ее достоверность. Последняя, в свою очередь, влияет на качество финансового и управленческого учета. Развитие этих способов можно условно разделить на три больших этапа:

Этап 1. Бумага и таблицы (Excel). Большинство компаний долгое время находятся на данном этапе. В таком случае основу учета составляют разрозненные бумажные документы и файлы Excel. Ключевые проблемы: высокий риск человеческой ошибки и большие временные затраты на подготовку необходимых документов, например, отчетности. В итоге: неактуальная информация о финансовом положении предприятия. Необходимые меры принимаются в авральном режиме, и зачастую тогда, когда на ситуацию повлиять невозможно.

Этап 2. Локальные базы (1С). Эпоха «электронного» Excel сменилась внедрением локального программного обеспечения, такого как 1С. В большинстве случаев его использовали (и используют) для цифровизации работы бухгалтерии. Хоть этот способ создавал более структурированное хранилище данных, для малого предприятия возникли новые вызовы: дорогая и длительная настройка, зависимость от одного специалиста, сложности в интеграции системы с банками и контрагентами. Программный продукт не обеспечивал оперативность управления хранящейся в нем информации.

Этап 3. Облачные платформы. Сегодня развитие финансового управления диктует новые стандарты. Автоматизация управленческого учета через облачные сервисы сместила основной фокус с внутренней локализации данных на их анализ. Информация в реальном времени, доступ с любого устройства, встроенный электронный документооборот (ЭДО) — основа работы современной платформы.

Почему облачные сервисы становятся новым стандартом

При переходе на облачные решения нет места подходу «в ногу со временем». Зачастую это вынужденная мера, принимаемая для выживания бизнеса, как единственный способ решить проблемы.

Наша подборка, шорт-лист и анализ отзывов пользователей позволили выделить ключевые драйверы, которые превращают платформу в «оружие против разорения»:

Причины актуальности облачных решений для управления финансами

1. Доступность и скорость. Сервис онлайн доступен 24/7, часто не с одного типа устройства. Установка сложного программного обеспечения не требуется, так как все взаимодействие осуществляется через браузер или мобильное приложение. Такой подход существенно облегчает использование программы, что повышает при необходимости скорость принятия необходимых управленческих решений.

2. Единое цифровое пространство. Финансовые процессы проходят через одну систему: банковские операции, счета, договора. Это создает основу для полноценной автоматизации, особенно рутинных процессов, что является обязательным условием для отказа от бумажных документов и перехода на электронный вид.

3. Цифровизация как основа эффективности. Инструмент автоматизации берет на себя рутинные операции: загрузку банковских выписок, сверку платежей, напоминания об оплате. Это высвобождает рабочее время персонала для выполнения других не менее важных задач.

4. Безопасность и легитимность. Каждый документ в системе ЭДО имеет юридически значимый статус, равный бумажному документу. Отпадает необходимость в их физическом хранении, а также обеспечивается соблюдение законных требований и необходимый уровень защиты информации.

5. Интеграционная экосистема. Возможность подключения ПО к банкам, онлайн-кассам, CRM и другим сервисам позволяет малому предприятию пользоваться полноценной ERP-системой, которая заточена под его специфику деятельности.

Для сравнения мы отобрали пять решений в области автоматизации управленческого и финансового учета: Финтабло, ПланФакт, КУБ24, Adesk и Аспро.Финансы. Наши рекомендации по выбору — наглядно в таблице.

Сравнение программ для автоматизации управленческого и финансового учета

Как видите, большинство систем подходят практически под все параметры, необходимые для малого бизнеса. Исключения, обозначенные «⛔», обусловлены задачами, которые не свойственны большинству компаний. Подробное сравнение пяти систем по функционалу, интеграциям и практическому применению представлено в нашем аналитическом обзоре.

Далее рассмотрим практику применения облачного сервиса Аспро.Финансы, универсального продукта для решения проблем финансового и управленческого учета.

Как переход на Аспро.Финансы перестроил процессы в компании

Кейс: как BIMPRO сэкономила 40 000 рублей за неделю с помощью Аспро.Финансы, перестроила финансовый учет и выявила «серые» расходы бюджета. 

Интерфейс платформы Аспро.Финансы

Цели: уход от использования Excel-таблиц для расчета и ведения бюджета и переход на учет финансов в разрезе каждого отдельного проекта.

Что сделали специалисты Аспро.Финансы? 

Ключевой задачей была не просто настройка ПО, а адаптация системы под специфику проектного бизнеса. Внедрили и запустили:

1. централизованный учет всех операций;
2. автоматическое формирование основных управленческих отчетов (ДДС и ОПиУ);
3. инструменты для планирования бюджета доходов и расходов;
4. платежный календарь.

Особое внимание было уделено построению прозрачного проектного учета. Для этого в системе были созданы и настроены отдельные карточки для каждого клиентского проекта. За счет этого была обеспечена строгая привязка первичной документации, доходов и расходов к конкретным проектам, исключив возможность их смешения. Дополнительно была активирована и настроена аналитическая функция для автоматического расчета рентабельности по каждому направлению работы.

Результаты:

Уже в первую неделю работы в обновленной системе был проведен детальный анализ общего финансового плана, который выявил и позволил предотвратить переплаты на сумму 40 000 рублей. В течение последующих двух месяцев:

1. полностью была устранена зависимость от рутинных операций;
2. формирование отчетов стало происходить в максимально сжатые сроки, что дало руководству постоянный доступ к актуальной и целостной картине финансового состояния бизнеса;
3. внедрение проектного учета дало руководителю возможность в реальном времени контролировать бюджет, доходы и расходы по каждому заказчику, что полностью исключило риски перекрестного финансирования проектов и кассовых разрывов;
4. использование платежного календаря стало рабочим инструментом для точного прогнозирования движения денежных потоков.

Приведем еще один неочевидный плюс использования сервиса для автоматизации финансового и управленческого учета: перестройка мышления самого владельца бизнеса. Как это происходит, рассмотрим далее.

Новые цифровые привычки руководителя

Внедрение облачной платформы меняет не только процессы, но и ежедневные привычки предпринимателя, формируя некую культуру управления финансами, основанную на достоверной информации.

Полезные привычки руководителя для управления финансами

Ежедневный цифровой мониторинг. Перед или вместо утренних совещаний — просмотр дашборда на платформе. Обращайте внимание на ключевые показатели: остаток денежных средств, состояние дебиторки, выполнение бюджетов теперь доступны в графическом виде в пару кликов.

Управление финансами. Решения о расходах, вложениях или отказах от нерентабельных проектов теперь принимаются на основе четкой аналитики, сформированной системой. Такой подход сохраняет финансы, перекрывая потоки их нерациональной растраты. Этот принцип лежит в основе работы всех рассмотренных платформ.

Бюджетное планирование. Возможность строить финансовые сценарии по принципу «что если» позволяет заранее прогнозировать кризисные ситуации и не допускать их. Эта привычка помогает избежать кассовых разрывов.

Прозрачность и делегирование. Настройка прав доступа для менеджеров способствует формированию двух положительных моментов: рост ответственности и снижение временных затрат на работу. Финансовая информация становится более доступной, ускоряя работу всех отделов.

Такие платформы, как Аспро.Финансы, ПланФакт, Финтабло, КУБ24, Adesk обладают функционалом для формирования полезных управленческих привычек.

Получается, что применение ПО способствует также и смене мышления руководителя по отношению к финансовому и управленческому учету. 

Как цифровизация решает типичные проблемы МСП в финучета

Сравниваемые платформы созданы не только для стандартной автоматизации рутинных операций, но и для решения более глобальных проблем финансового учета малого бизнеса. Это возможно благодаря их программным инструментам. Далее разберем три типовых сложности и покажем, как использование цифровых сервисов помогает их преодолеть.

Проблема 1: Деньги утекают непонятно куда, нет ясной картины доходов и расходов.

Суть: Разрозненный учет в Excel или почте, который приводит к невозможности консолидации финансовых данных (банки, касса, платежные системы).

Что делают системы: Все пять рассмотренных сервисов создают единое цифровое пространство. В Аспро.Финансы, ПланФакт, Финтабло и Adesk сильны инструменты аналитики. Они на основе собранной информации формируют отчеты о движении денежных средств (ДДС) и прибылях-убытках (ОПиУ), вскрывая реальные источники утечки денег. КУБ24 дополнительно интегрируется с бухгалтерией, обеспечивая консолидацию данных управленческого и регламентированного учета.

Проблема 2: Нет возможности предсказать кассовый разрыв, постоянно сталкиваюсь с нехваткой денег на оплату срочных счетов.

Суть: Отсутствие инструментов для краткосрочного и среднесрочного финансового планирования.

Что делают системы: Решение заключается в использовании платежного календаря. ПланФакт и Финтабло позволяют спрогнозировать будущие поступления и списания, показывая риски появления кассовых разрывов на продолжительное время вперед. Adesk и Аспро.Финансы могут выполнить эту задачу в разрезе конкретного проекта.

Проблема 3: Согласование счетов и контроль оплат превращаются в беспорядок, теряются документы, происходят задержки.

Суть: Непрозрачность процессов, зависимость от уровня трудовой дисциплины персонала.

Что делают системы: Все рассмотренные платформы предлагают адаптивный подход к маршрутизации согласования с уведомлениями в мобильном приложении. КУБ24 дополнительно обеспечивает юридически значимый электронный документооборот, исключая потерю документации. Adesk встраивает согласование в логику рабочих проектов, где каждый платеж привязан к конкретной задаче.

Заключение

Цифровизация финансов — это своего рода переход от аврального режима решения возникших проблем в доходах и расходах к плановому, основанному на достоверной информации, управленческому и финансовому учету.

Для достижения нужного вам результата начинайте с аудита бизнес-процессов. Выделите самые проблемные. Это и будет отправная точка в подборе платформы. Ее функционал — это второстепенный критерий выбора, так как является инструментом, с помощью которого сервис выполняет свое предназначение.

Таким образом, внедрение цифровых технологий в управленческий и финансовый учет — это вложение не в программное обеспечение, а в устойчивость вашего бизнеса и его динамичное развитие.