Программа деловых подарков под антикоррупционные правила клиента: семь шагов

Это вторая часть материала о подарках и кодексах корпоративной этики. В первой части мы разобрали, откуда у клиентов подарочные политики, что в них обычно прописано и чем рискует дарящая сторона. Теперь о том, как выстроить программу деловых подарков, которая проходит комплаенс.

Как выстроить программу деловых подарков под чужие правила

1. Сегментируйте получателей не только по ценности, но и по ограничениям

Классическая сегментация «ключевые клиенты / остальные» здесь не работает. Ключевой клиент из госкорпорации с жёсткой политикой и ключевой клиент из частной компании требуют разных форматов. Рабочая матрица — две оси: ценность отношений и строгость правил получателя.

2. Сделайте вопрос о правилах частью работы аккаунт-менеджера

Узнать подарочную политику ключевого клиента — задача на одно письмо. Многие компании публикуют антикоррупционную политику на сайте. Если её нет, вопрос «есть ли у вас ограничения на подарки от партнёров?» воспринимается как знак профессионализма, а не как странность.

3. Переносите ценность из цены в идею

Ограничение по стоимости убивает подарок только тогда, когда подарок держится на цене. Если он держится на идее и исполнении, лимит не мешает. Хорошая открытка от руководителя, сделанная для конкретного клиента, иногда работает сильнее, чем дорогая коробка.

4. Дарите команде, а не человеку

Подарок на весь отдел или офис почти всегда проще проходит политику: он не выделяет одного сотрудника, не связан с конкретным решением и воспринимается как благодарность одной компании другой.

Хороший пример — наш проект для Салехардэнерго. Энергокомпания с Ямала дарила партнёрам на Новый год свою «Монополию», где вместо улиц реальные объекты компании: котельные, подстанции, водозаборы. Сценарий был построен под характер компании, дизайн — северный. Партнёры стали оставлять игру в переговорной и доставать перед встречами. Подарок стал общим, а не личным, и при этом работал на бренд дарителя каждый раз, когда его открывали. Подробнее — в кейсе «Монополия» для Салехардэнерго.

5. Обеспечьте прозрачность

1. логотип и фирменный стиль дарителя на упаковке и открытке;
2. понятный повод: Новый год, годовщина сотрудничества, завершение проекта;
3. документы, подтверждающие стоимость: счёт, накладные, акты; при ценном подарке от юрлица дороже 3 000 ₽ ГК требует письменной формы договора дарения (п. 2 ст. 574).

6. Ведите календарь «тихих периодов»

Сверьте рассылку подарков с графиком тендеров и переговоров. Если с клиентом идёт закупка, поздравление открыткой, а подарок — после подведения итогов.

7. Собирайте обратную связь

Возвраты, вопросы комплаенса, реакции контактных лиц стоит фиксировать по каждому клиенту. Через год у вас будет карта правил ключевых клиентов, и подготовка следующей кампании займёт меньше времени.

Подробный разбор, что уместно дарить клиентам, партнёрам, госзаказчикам и сотрудникам, мы собрали в отдельном руководстве по получателям. Форматы для партнёров и руководителей описаны в материале о деловых корпоративных подарках.

Вопросы и ответы

Обязана ли каждая компания иметь политику о подарках? 

Закон обязывает организации принимать меры по предупреждению коррупции, и кодекс этики входит в примерный перечень таких мер. Конкретный набор мер и наличие отдельных правил о подарках компания определяет сама.

Лимит 3 000 ₽ — это потолок для любого делового подарка? 

По ГК РФ этот лимит касается подарков между коммерческими организациями и подарков служащим в связи с должностью. Внутренние правила получателя могут быть строже, поэтому ориентироваться стоит на них.

Как поздравить клиента, если подарки запрещены совсем? 

Личное письмо или открытка от руководителя, полезный контент, приглашение на открытое мероприятие. Внимание ценится и без материального подарка.

Поставщик подарков может помочь с соответствием политике? 

Да: подобрать формат с символической ценой, подарок на команду, наборы без алкоголя и сертификатов, дать прозрачную стоимость и документы.

Если нужен подарок, который пройдёт комплаенс

В Gift Company проект от идеи до доставки ведёт один менеджер. Мы учитываем ограничения получателей ещё на этапе концепции, предлагаем форматы, которые не ставят клиента в неловкое положение, готовим закрывающие документы и тендерную документацию, а о рисках предупреждаем до запуска производства. Если вы планируете новогоднюю кампанию для клиентов с разными политиками, приходите с задачей: korporativnie-podarki.ru.