Кейс Аспро: Как «ГеоКорп» научилась управлять сотней проектов одновременно с Аспро.Cloud

Растущий бизнес — это не только новые возможности, но и серьезные организационные испытания. Когда поток проектов превышает способность команды контролировать процессы, компания сталкивается с классическими проблемами роста: срывы дедлайнов, снижение качества работ и недовольство клиентов.

Именно в такой ситуации оказалась компания «ГеоКорп» — специалист по проектированию и инженерным изысканиям. Команда поняла: управлять десятками параллельных проектов без системного подхода невозможно. Как цифровые инструменты помогли превратить хаос в контролируемые процессы — разбираем в практическом кейсе.

Специфика бизнеса: сложные проекты в условиях многозадачности

«ГеоКорп» работает в сфере проектирования и инженерных изысканий с 2012 года. Компания выполняет комплексное изучение природных условий территорий и анализирует факторы техногенного воздействия.

Основные направления деятельности:

1. Проектирование линейных объектов — линий электропередач и связи
2. Проекты газоснабжения
3. Подрядные и проектные работы

Клиентская база включает крупных заказчиков: «Газпром», «Газпром межрегионгаз», «Газпром газораспределение».

Команда из 70 специалистов структурирована по функциональному принципу:

1. Отдел сбора исходных данных — обработка запросов, кадастровые работы
2. Отдел проектирования — разработка технических проектов, чертежи, документация
3. Отдел изысканий — геодезисты, экологи, геологи
4. Отдел главных инженеров — клиентское взаимодействие и проектное сопровождение

Вызов: когда рост превращается в проблему

Критический момент наступил, когда объем заказов резко увеличился, а все новые проекты шли параллельно. Отсутствие единой системы управления превратило потенциал роста в источник проблем.

«У нас был полный хаос. Некоторые главные инженеры хранили всю информацию по проектам и финансам в блокнотах. Даже до Excel не доходили», — рассказывает Ксения Голубева, главный инженер проектов «ГеоКорп».

Дополнительную сложность создавал активный найм сотрудников. Новичкам требовалась быстрая адаптация к принципам работы компании, но единой системы процессов не существовало.

Команда попробовала популярный сервис для управления проектами, но через четыре месяца поняла: решение не подходит под специфику бизнеса.

«Нас не устраивал интерфейс. Он был неудобным, даже, можно сказать, недружелюбным. А это, между прочим, очень важно: когда открываешь программу, и она тебе визуально нравится. Также мы не могли посмотреть, что происходит по всем проектам», — объясняет Ксения Голубева.

Поиск решения: критерии выбора системы управления

Команда сформулировала четкие требования к новому инструменту:

1. Интуитивный интерфейс — система должна быть понятной для всех участников
2. Полноценное планирование проектов — от постановки задач до контроля выполнения
3. Интеграция проектов и финансов — единое пространство для всей информации
4. Межотдельная коммуникация — бесшовное взаимодействие между подразделениями

Этим критериям соответствовал Аспро.Cloud — платформа для комплексного управления бизнесом.

«Впервые о системе Аспро.Cloud рассказал наш заместитель генерального директора. Затем в сервисе начал работать весь руководящий состав. Уже после этого мы добавили в систему исполнителей и провели для них обучение», — описывает процесс внедрения Ксения Голубева.

Внедрение: от изучения до полного перехода

Процесс внедрения стартовал в июле 2023 года. Главный инженер проектов самостоятельно изучала функционал и адаптировала инструменты под потребности компании. Для ускорения процесса команда воспользовалась обучающими программами от специалистов Аспро.Cloud.

Полный переход занял месяц. После этого вся команда начала работать в новой системе.

«Спустя полгода работы в системе могу сказать, что мы стали уверенными пользователями. Все доступно и понятно. Особенно мне нравится документация по работе в Аспро.Cloud. Не нужно знать каких-то специальных терминов, чтобы разобраться в системе. Если придет новый сотрудник, мне достаточно отправить ему ссылку на руководство по сервису», — отмечает Ксения Голубева.

Решение в действии: инструменты для эффективной работы

Шаблоны проектов: стандартизация без потери гибкости

Ключевой инструмент для «ГеоКорп» — шаблоны проектов. Поскольку все заказы проходят через схожие этапы, стандартизация процессов существенно экономит время на запуск новых работ.

Первоначально команда создала линейный шаблон с последовательными этапами. Но практика показала: творческие проекты требуют большей гибкости.

«Сначала мы зацепились за линейный принцип закрытия вех и задач в системе. Но потом поняли, что это неважно, и отказались от последовательного выполнения. Все-таки проекты — это про творчество. Рабочий процесс может быть цикличным и даже хаотичным. Поэтому родился новый шаблон. Благодаря тому, что мы визуализировали проект в Аспро.Cloud, мы смогли улучшить процесс его выполнения», — рассказывает Ксения Голубева.

Обновленный шаблон включает:

1. Этап «Приостановка» для случаев прерывания договоров
2. Этап «Выпуск» с ограниченным доступом только для архивариуса
3. Повторяющиеся задачи между инициацией и завершением
4. Опциональные вехи в зависимости от специфики проекта

Менеджеры проектов: персонализация ответственности

В компании работают три главных инженера, каждый из которых ведет до 30 проектов одновременно. Для структурирования ответственности при создании проекта главный инженер назначает себя менеджером проекта.

Такой подход обеспечивает:

1. Фокус специалиста только на своих проектах
2. Исключение информационного шума
3. Возможность руководителя контролировать нагрузку и при необходимости включаться в процесс

Модуль «Списки»: управление документооборотом

Команда использует модуль для работы с различными типами документации:

1. Входящая и внутренняя документация
2. Контроль договоров с подрядчиками и клиентами
3. Статистика по проектам с разбивкой по направлениям

«Нам очень удобно работать с этим модулем. Еще мы создали список по всем нашим проектам. Не всем сотрудникам интересна финансовая часть, поэтому мы сделали статистику по направлениям и этапам работы, например, инженерному изысканию», — поясняет Ксения Голубева.

База знаний: быстрая адаптация новых сотрудников

Руководители создали полноценный курс адаптации в модуле «База знаний». Новички получают доступ к структурированной информации:

1. История и принципы работы компании
2. Распорядок дня и внутренние процедуры
3. Правила оформления отпусков и больничных

«Также, если мы сейчас утвердим новый шаблон проекта, то мы сможем добавить его в базу знаний. Это поможет отразить шаблон для всех и показать, как устроен процесс работы», — добавляет Ксения Голубева.

Мобильное приложение: контроль в движении

Специфика работы «ГеоКорп» предполагает частые командировки и выездные совещания. Мобильное приложение Аспро.Cloud обеспечивает непрерывность управления проектами:

1. Постановка задач в режиме реального времени
2. Отслеживание прогресса проектов
3. Коммуникация через встроенный мессенджер

«Иногда так бывает, что в процессе работы совсем забываешь заходить в систему и следить за выполнением проекта. Мобильное приложение в этом плане спасает. На телефон приходит уведомление, и ты сразу понимаешь, что нужно зайти в Аспро.Cloud», — отмечает удобство Ксения Голубева.

Управление контактами: централизованная работа с контрагентами

«Мы очень активно пользуемся списком контактов. В нем у нас уже много контрагентов: и клиенты, и подрядчики. Удобно, что любой контакт можно привязать, например, к проекту», — рассказывает главный инженер проектов.

Результаты: от хаоса к контролируемому росту

Внедрение Аспро.Cloud кардинально изменило операционную эффективность «ГеоКорп»:

1. Масштабируемость процессов — компания получила возможность параллельно вести более 100 проектов без потери качества управления
2. Непрерывность бизнеса — информация по всем проектам сохраняется в системе, что исключает зависимость от конкретных сотрудников
3. Быстрая адаптация персонала — новые сотрудники легко включаются в работу благодаря структурированным процессам и базе знаний
4. Прозрачность управления — руководители получили полную видимость всех процессов и могут принимать решения на основе актуальных данных

«С помощью Аспро.Cloud мы избавились от хаоса в рабочих процессах. Теперь мы не боимся вести параллельно больше 100 проектов. Это позволяет компании расти. Если человек уходит в отпуск или увольняется, вся информация по его проектам остается в системе. Тот, кто выходит на замену, не испытывает вообще никаких проблем», — резюмирует Ксения Голубева.

Непрерывное совершенствование: планы на будущее

Команда продолжает оптимизировать рабочие процессы в системе:

«Конечно, сейчас все настроено неидеально. Например, раньше мы сильно конкретизировали задачи, расписывали каждую мелочь. Проект превратился в мусор. Сейчас от этого отходим. Также вначале мы воспринимали систему как нечто официозное, но сейчас я понимаю, что для удобства нужно использовать тот же язык, что и в жизни. Думаю, что через полгода мы придем к идеальному для нас принципу работы», — планирует дальнейшие улучшения главный инженер проектов.

Кейс «ГеоКорп» демонстрирует: правильно выбранная система управления проектами не просто решает текущие проблемы, но и создает фундамент для устойчивого роста бизнеса. Компания получила инструмент, который растет вместе с ней и адаптируется под меняющиеся потребности.

Наведите порядок в проектах с системой Аспро.Cloud

Создавайте проекты, распределяйте задачи, контролируйте исполнение и формируйте отчеты. Работайте в едином пространстве вместо десятков файлов и чатов.

Попробуйте бесплатно