RACI-матрица: что это такое и как ее использовать в управлении проектами

Четкое распределение зон ответственности в проекте — ключевое условие его успешной реализации. Если же этот процесс не отлажен, неизбежно возникает неразбериха: сотрудники не видят своих задач, что напрямую влияет на результат.

Именно здесь на помощь приходит матрица RACI. Этот инструмент позволяет точно закрепить обязанности за каждым участником рабочего процесса на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Что такое матрица RACI

Нечеткое распределение ролей в проекте создает хаос и дезорганизацию. Сотрудники перестают понимать свои задачи и не видят связи своей работы с общими целями. Руководители теряют контроль над результатом и эффективностью использования ресурсов. Со стороны невозможно разобраться, кто за что отвечает, от кого ждать выполнения и кто действительно необходим в команде.

Матрица RACI эффективно решает эти проблемы. Она создает прозрачную систему распределения ответственности, где для каждого этапа проекта точно определены зоны ответственности участников. Этот инструмент позволяет оптимизировать нагрузку и выстроить эффективное взаимодействие в команде.

Матрица состоит из 4 ролей, каждая из которых определяет степень вовлеченности человека в процесс:

1. R (Responsible) — Исполнитель. Непосредственно выполняет работу.
2. A (Accountable) — Руководитель. Утверждает результат и несет за него полную ответственность.
3. C (Consulted) — Эксперт. Предоставляет консультации и рекомендации по задаче.
4. I (Informed) — Наблюдатель. Получает информацию о результатах, но не участвует в работе.

Каждый участник может выполнять одну или несколько ролей. Однако если сотрудник не исполняет ни одну из этих ролей, значит, его участие в проекте не оправдано.

Иногда бывает так, что в проектную команду входят восемь человек, но при составлении диаграммы RACI оказывается, что можно обойтись шестью. Это помогает не только оптимизировать работу, но и избежать привлечения лишних ресурсов. Матрица RACI помогает ускорить процесс, который иначе мог бы затянуться на недели согласований и уточнений.

Помимо RACI, для планирования проекта используют и другие полезные инструменты:

1. Треугольник Керцнера — чтобы сбалансировать объем работ, сроки и бюджет.
2. Принцип декомпозиции — чтобы разбить крупные цели на конкретные исполнительские задачи.
3. Дорожную карту — чтобы определить ключевые вехи и общую стратегическую траекторию проекта.
4. Диаграмму Ганта — чтобы наглядно отслеживать ход выполнения работ по срокам и зависимостям.

Справиться с планированием помогают системы управления проектами. Например, так выглядит диаграмма Ганта в Аспро.Cloud

Начните легко и эффективно управлять проектами в Аспро.Cloud

Все инструменты для управления проектами в одной системе. Попробуйте 14 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

Для чего нужна матрица RACI руководителю

Разработка матрицы RACI обычно входит в задачи руководителя проекта или лидера самоорганизующейся команды. Он берет на себя ответственность за распределение ролей, чтобы каждый участник четко понимал свои обязанности.

Матрица RACI — это ключ к успешной реализации проекта. Она позволит:

1. четко распределить роли, чтобы каждый знал свои задачи;
2. повысить скорость работы за счет ускорения принятия решений;
3. контролировать сроки и нагрузку, предотвращая выгорание команды;
4. улучшить коммуникацию между всеми участниками;
5. оптимизировать процессы и избежать хаоса в проекте.

Это инструмент не только для планирования, но и для контроля. Если вы забыли, кто закрывает задачу, достаточно посмотреть в таблицу RACI, чтобы найти ответственного. Не понимаете, от кого пришли правки? Посмотрите в матрице — это либо ответственный (A), либо консультант (C).

Пример: горячая картошка и волейбол

Чтобы лучше понять, как работает матрица RACI, представьте две игры: «горячая картошка» и волейбол. В обеих играх игроки выполняют схожую функцию — отбивают мяч, но принцип работы команды сильно отличается.

В горячей картошке все происходит случайно, и каждый игрок может передать мяч любому другому. В проекте без четкого распределения ролей задачи передаются от одного к другому, и никто не понимает, кто за них отвечает. В результате задачу может «перехватить» тот, кто не должен был ее выполнять. А все другие просто ждут, что кто-то все сделает.

В волейболе роли заранее распределены. Каждый игрок точно знает, какую позицию занять, чтобы отбить мяч в своей зоне. В проекте с матрицей RACI каждый человек имеет свою роль, и результат зависит от того, насколько хорошо скоординирована работа команды. Вместе они добиваются общего успеха.

Компаниям, которые используют RACI, не приходится «перекидывать мячик» в поисках решения. Они играют по правилам профессионального бизнеса.

Как построить матрицу ответственности RACI

Составление матрицы RACI — это простой, но мощный инструмент для управления проектами. Для этого можно использовать обычные таблицы в Excel или Google Sheets. Это позволяет даже небольшим компаниям без лишних затрат наладить эффективное распределение ролей.

Процесс создания матрицы RACI:

1. Составьте список задач. Эти задачи будут расположены по вертикали.
2. Перечислите участников. Они будут указаны по горизонтали.
3. Заполните таблицу. На пересечении задач и участников укажите, кто выполняет какую роль (R, A, C или I).

Роли в матрице. Лучше указывать не конкретных людей, а должности. Это особенно полезно в случае, если кто-то из сотрудников уходит в отпуск или отсутствует по другой причине. Например, если «Роза» — ответственный за посадку растений, а ее сменяет «Тимур», то роль в таблице будет привязана не к имени, а к должности.

В небольших проектах, где команда ограничена, роли можно назначать поименно. А вот обычные RACI-таблицы в крупных проектах создают сложности:

1. долго: все нужно заполнять руками;
2. неудобно: таблица растягивается на много страниц;
3. мало информации: видна только суть задачи, а детали — в другой программе;
4. сложно менять: если проект меняется, таблицу приходится переделывать

Эти проблемы решает специальный софт, который связывает RACI с вашими рабочими задачами. Вся информация собирается в одном месте. Вашей команде больше не придется постоянно переключаться между разными программами.

  Роли для каждой задачи можно назначить в системе управления проектами Аспро.Cloud. Для этого необходимо создать проект, добавить команду и определить задачи.  

В каждой задаче можно установить следующие роли:

1. ответственный и соисполнители — это члены команды, которые выполняют работу, соответствуют ролям R и A в матрице;
2. наблюдатели — люди, которые заинтересованы в результате, могут советовать и оставлять комментарии, эти роли обозначаются как I и C;
3. постановщик — человек, который имеет возможность менять роли, а также привлекать других исполнителей и консультантов.

Пример карточки задачи и назначения ролей в системе Аспро.Cloud

Все изменения в задачах и ролях система сообщает автоматически. Вам не придется писать каждому сотруднику лично. Участники проекта вовремя узнают о любых изменениях:

1. ответственный сменил статус задачи — постановщик сразу это видит;
2. кто-то упомянул коллегу в комментарии — уведомление приходит мгновенно.

Как выглядят уведомления в Аспро.Cloud

Чтобы посмотреть, у кого какие задачи, просто отфильтруйте их по ролям.

Как фильтровать задачи в Аспро.Cloud

Держите все стороны проекта под контролем в Аспро.Cloud: используйте диаграмму Ганта, готовые шаблоны и инструменты бюджетирования. Управляйте сроками, ресурсами, бюджетом и командой: от планирования до реализации.

Для комплексного управления проектами используйте портфели в Аспро.Cloud. Это позволит вам отслеживать все связанные проекты в одном месте.

Начните эффективнее управлять проектами

Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней

Начать бесплатно

Ошибки при построении матрицы RACI

При работе с матрицей ответственности важно не допускать следующих распространенных ошибок:

1. Назначение слишком большого количества наблюдателей. Это затрудняет согласование решений и замедляет рабочие процессы.
2. Наличие нескольких ответственных за одну задачу. Множество ответственных лиц может привести к разногласиям и снижению скорости выполнения работы.
3. Отсутствие у участников проектной группы ролей R или A. Если участник не имеет ни одной из этих ролей, следует оценить целесообразность его участия в проекте.
4. Назначение чрезмерного количества исполнителей на одну задачу. Для сложных или творческих задач рекомендуется ограничить число исполнителей и распределить роли по этапам работы.
5. Частое совмещение ролей ответственного и исполнителя. Хотя это допустимо в небольших командах, в крупных проектах предпочтительнее разделить эти функции.
6. Перегрузка матрицы незначимыми ролями. Иногда в проекте появляется избыточное количество наблюдателей и консультантов, чей вклад в решение задач несущественен.
7. Некорректное комбинирование ролей. Отдельные роли, например, наблюдателя, не следует совмещать с функциями исполнителя. Это нужно, так как они не участвуют в непосредственном выполнении работ.

RACI-матрица — это простой и эффективный инструмент для управления проектами. Ее можно создать всего за 5–10 минут. Даже в упрощенном виде матрица сразу покажет, кто в команде перегружен, а у кого есть свободные ресурсы. Используйте этот инструмент, чтобы всегда видеть распределение задач и оптимизировать работу команды.