Как рассчитать себестоимость: 5 ошибок, которые «съедают» вашу прибыль

Какую скидку сделать на сезонные товары, чтобы не уйти в убыток? Сколько рублей написать на ценнике, если закупочные цены постоянно скачут? Почему у конкурентов дешевле? Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо рассчитать себестоимость. 

Разбираемся, какие подводные камни есть у расчета себестоимости и как избежать типичных ошибок, чтобы работать в плюс и чувствовать рост прибыли. 

Что такое себестоимость и почему предпринимателю важно ее рассчитывать

Себестоимость (С/С) — это расходы компании на производство или продажу товара, оказание услуги. Это стоимость продукта без наценки, та самая цена «ноль», ниже которой продавать нельзя, иначе бизнес будет работать в убыток.

В зависимости от цели бизнеса рассчитывают разную себестоимость:

Точная себестоимость поможет вам: 

1. Работать в плюс и прогнозировать рост прибыли. Если снизить себестоимость, но сохранить цену продажи, то маржинальность и, соответственно, прибыль фирмы будет расти.
2. Определять цены на продукцию. Когда вы знаете, сколько расходов уходит на производство, легче найти минимальную стоимость, определить наценку и разработать систему скидок так, чтобы не уйти в минус. 
3. Находить «узкие места» и точки для оптимизации. Для этого нужно рассчитывать плановую, а потом фактическую себестоимость. Подробный учет издержек подсвечивает проблемы и помогает найти решение. Например, бензин подорожал, и из-за этого транспортировка с цеха до склада стала дороже. Выход — если использовать машины на дизельном топливе, то литр выйдет на 15 ₽ дешевле. При ежемесячном расходе в 200 литров топлива экономия — 3 000 ₽. 

Что входит в себестоимость

В себестоимость могут войти: 

1. Прямые переменные расходы — размер издержек зависит от количества выпущенных товаров или оказанных услуг. К примеру, сырье, комплектующие, материалы, товары для продажи, сдельная зарплата сотрудников, технологическая упаковка, электричество для станков.
2. Прямые постоянные расходы — размер издержек фиксированный, но они тоже влияют на выпуск товаров. К примеру, аренда, обслуживание производственных и складских помещений, фиксированная зарплата рабочих, которые заняты на производстве.
3. Косвенные расходы — влияют на производство, но их сложно отнести к конкретному продукту. К примеру, коммунальные услуги за офис, налоги, зарплата бухгалтера или руководителя, программы, платные подписки, оплата интернета, расходы на хранение и логистику и проч. 

Определите, что влияет на продукцию. Одна и та же статья расходов в первой компании войдет в себестоимость, а во второй — нет. Дело в том, что структура производственных расходов отличается в зависимости от сферы деятельности, структуры компании, учетной политики. 

Например, компания А ведет учет так, что зарплата технолога и начальника цеха относится к прямым производственным расходам. В их учетной политике указано, что зарплата всех специалистов, которые контролируют выпуск продукции, включается в себестоимость. В результате — зарплата технолога входит в себестоимость каждого стола или шкафа.

Компания Б считает, что технолог обеспечивает работу всего производства в целом, а не конкретного заказа. В ее учетной политике эти расходы относятся к общехозяйственным. Здесь зарплата технолога не включается в производственную себестоимость, а списывается как административные расходы в отчете о прибыли.

Задайте себе вопрос: если убрать эти затраты, это отразится на качестве и количестве товара? Например, если уволить инженера с завода, то качество продукции станет хуже, значит, его зарплата входит в себестоимость. А вот если уволить охранника в офисе, то это никак не повлияет на товар, поэтому его зарплата в цеховую или производственную себестоимость включать нельзя. 

Как считать себестоимость

Производственная С/С товара = Производственные расходы / Количество товаров.

Чтобы рассчитать полную себестоимость, добавьте к производственным расходам коммерческие — затраты на продвижение товаров и их продажу. 

Полная С/С товара = (Производственные + Коммерческие расходы) / Количество товаров

Пример. Фабрика выпускает 500 наборов постельного белья в месяц. Производственные расходы — 550 000 ₽, в них входят: 

1. ткань — 350 000 ₽;
2. зарплата швей — 150 000 ₽; 
3. обслуживание помещения — 50 000 ₽.

Коммерческие расходы — 100 000 ₽, в них входят: 

1. брендированная упаковка — 35 000 ₽; 
2. издержки на хранение и доставку — 40 000 ₽; 
3. маркетинг — 25 000 ₽.

Полная С\С 1 набора белья = (550 000 + 100 000) / 500 = 1 300 ₽. 

Базовая формула предполагает равный расход издержек на все виды продукции. Предположим, что в примере одна половина наборов — односпальные, а вторая — двуспальные. На них уходит разное количество ресурсов. В таком случае себестоимость нужно считать отдельно.

Выделим отдельную формулу для сферы услуг, потому что в ней главный ресурс — человеческий. Услуги можно считать как поштучно, то есть за факт выполнения всех работ, так и почасово. 

Полная С\С услуги = (Зарплата сотрудников + Прочие расходы) / Количество услуг или часов

Пример. Клининговая компания за месяц убирает 60 объектов. Всего за месяц двое сотрудников были на объектах по 180 часов. 

Зарплата сотрудника — 500 ₽/час. 

Расходы на персонал за месяц = Затраченное время * Ставка * Количество сотрудников = 180 * 500 * 2 = 180 000 ₽. 

Прочие расходы — 45 000 ₽, в них входят: 

1. аренда офиса — 25 000 ₽; 
2. оплата транспорта — 5 000 ₽;
3. средства для уборки — 10 000 ₽; 
4. реклама — 5 000 ₽.

С/С уборки = (180 000 + 45 000) / 60 = 3 750 ₽. 

С/С часа = (180 000 + 45 000) / 180 = 1 250 ₽.

Информацию о расходах для расчета можно взять из финучета. 

Типичные ошибки предпринимателей 

Расскажем, какие нюансы расчета себестоимости часто становится причиной дыр в бюджете. В большинстве причина ошибок — плохой финучет или даже его отсутствие. 

Делить общепроизводственные расходы поровну на все товары

Вспомним пример про текстильный завод. На нем, кроме постельного белья, шьют и носовые платки. Естественно, на пошив этих товаров уходит принципиально разное время швей и другие ресурсы. 

Текстильный завод распределял общепроизводственные и коммерческие расходы поровну на разные изделия. Из-за того, что они все делили поровну, в том числе электроэнергию, получилось, что себестоимость носовых платков завышена, а постельного белья — занижена. 

Они нашли выход и стали учитывать реальные затраты ресурсов. Например, определять стоимость часа швеи и исходить из того, сколько времени она потратила на каждый товар.

Пример. Фабрика выпускает 5 000 носовых платков и 500 наборов постельного белья в месяц. Производственные расходы включают: 

1. прямые издержки: 
2. ткань, нитки, фурнитуру на белье — 350 000 ₽;
3. ткань, нитки, фурнитуру на носовые платки — 100 000 ₽.
4. косвенные издержки:
5. фиксированная зарплата швей — 150 000 ₽; 
6. обслуживание помещения — 50 000 ₽.

Если считать цеховую себестоимость по традиционному методу, то зарплата швей и расходы на помещение суммируются и делятся на общее количество изделий. Получится так: 

1. Общепроизводственные расходы на единицу товара = (150 000 + 50 000) \ (5 000 + 500) = 36 ₽.
2. Цеховая С/С белья = 350 000 / 500 + 36 = 736 ₽.
3. Цеховая С/С платка = 100 000 / 5 000 + 36 = 56 ₽. 

Директор фабрики наблюдал за производством и проанализировал, сколько времени сотрудники тратят на разные товары. Он учел, что время сотрудников, пространство цеха и электроэнергия распределяются на товары так: 80% общепроизводственных ресурсов уходит на белье и 20% — на платки. Обновим расчеты: 

1. С/С постельного белья = ((150 000 + 50 000) * 0,8 + 350 000) \ 500 = 1 020 ₽. 
2. С/С носового платка = ((150 000 + 50 000) * 0,2 + 100 000) \ 5 000 = 28 ₽. 

Колоссальная разница, которая поможет реально оценить затраты, маржинальность и сделать адекватную наценку.

Считать цеховую себестоимость вместо производственной 

Оказание услуг не ограничивается зарплатой рабочих. Если нужно понять реальную цену услуги, нельзя игнорировать косвенные затраты: на логистику, обслуживание инструментов и проч. Даже если эти издержки не влияют непосредственно на саму услугу, без них работать невозможно. 

Пример. Индивидуальный предприниматель открыл автомойку. Когда он считал, сколько стоит одна мойка машины, он включил в себестоимость только прямые расходы — зарплату сотрудников, аренду бокса и расход на воду, за месяц получилось так: 

1. прямые расходы — 312 000 ₽; 
2. количество моек — 600.

Цеховая С/С мойки = 312 000 / 600 = 520 ₽.

На старте бизнеса он решил оказывать услуги по себестоимости в рамках акции, но уже через месяц понял, что ушел в убытки. Оказалось, что он забыл включить налоги (5 000 ₽) и ремонт оборудования по подаче воды (13 000 ₽). Нужно было считать так: 

Полная С/С мойки = (312 000 + 5 000 + 13 000) / 600 = 550 ₽. 

Чтобы не уйти в минус во время акции, стоимость одной мойки должна была быть не 520, а 550 ₽.

Не учитывать часть издержек

Часть расходов очевидна, например, нельзя построить дом без кирпича. А часть — скрыта от непристального взгляда. Прораб забыл внести в смету монтажную пену и решил сам съездить в магазин. Сумму из чека за пену он внес в финучет, а стоимость бензина — нет, а ведь это тоже расход. Если на каждую такую поездку прораб тратит по 2 литра бензина, а за один проект приходится сделать до 30 поездок в магазин, то это около 3 900 ₽ незафиксированных расходов, которые не вошли в себестоимость. 

Или еще пример: каждый месяц компания покупает товары по одной цене в долларах, но не учитывает курсовую разницу. А из-за валютных колебаний себестоимость может сильно меняться. Результат — себестоимость занижена или завышена. 

Причина скрытых издержек — недостаточная тщательность ведения финучета. Нужно вносить все расходы без исключения. Кстати, это может принести дополнительную пользу — будут найдены лишние расходы. Например, компания уже не пользуется онлайн-сервисом, но продление подписки и, соответственно, списание средств автоматическое. 

Некорректно разносить затраты на статьи учета

Нужно определить правила разведения расходов по статьям и придерживаться их. Для этого нужно разработать и утвердить классификатор затрат в компании. Это справочник, к которому будут обращаться сотрудники при ведении финучета. 

Если этого не сделать, то расходы будут попадать в разные статьи учета произвольно, а себестоимость из-за этого — прыгать. 

Например, в какую статью учета отнести расходы на такси? На заводе сотрудники работают в ночную смену, поэтому возвращаются домой на такси за счет компании. В месяц на их развоз уходит 30 000 ₽, это — производственный расход, который входит в себестоимость. 

Гендир тоже регулярно пользуется такси за счет компании — доезжает на встречи со спонсорами. На такси гендира уходит 5 000 ₽ в месяц, и это уже административные расходы. 

Компания регулярно включала такси гендира в производственные расходы, из-за чего цеховая себестоимость и, соответственно, итоговая цена на товар выросла с 200 ₽ до 250 ₽ — выше по рынку. Чтобы снизить ее, предприниматель решил оптимизировать закупку сырья и экономить на качестве — покупатели заметили разницу, продажи упали.

Верное решение в такой ситуации — правильно распределять издержки. Если 5 000 ₽ за такси входили бы в административные расходы, а не в производственные, то цеховая себестоимость снизилась бы. 

Не учитывать колебания закупочных цен

Цены на сырье и товары могут меняться в зависимости от поставщика, сезона, инфляции. Но если каждую неделю менять цены на товары, покупатели это не одобрят. 

Пример. Предприниматель продает канцтовары и считает себестоимость по самой высокой закупочной цене, чтобы точно не прогадать и не уйти в убытки. Например, если в одной партии альбом для рисования стоил 100 ₽, во второй — 90 ₽, а в третьей — 135 ₽, то он рассчитывает итоговую стоимость от 135 ₽. В результате цены на товары в его магазине выше, чем у конкурентов, продаж меньше.

Его конкурент закупается у тех же поставщиков, но считает среднюю закупочную цену. Он покупает: 

1. в первой партии — 10 альбомов по 100 ₽; 
2. во второй партии — 15 альбомов по 90 ₽;
3. в третьей партии — 13 альбомов по 135 ₽. 

Средняя цена = (10×100 + 15×90 + 13×135) / (10 + 15 + 13) = 108 ₽. У него намного больше продаж, потому что цена более конкурентная. 

Считать среднюю закупочную цену вручную сложно, когда поставок и товаров много. В таком случае используйте таблицы или доверьте расчет себестоимости сервису складского учета. 

Складской учет в сервисе Аспро.Финансы

Что использовать для расчета себестоимости

Чтобы ценовая политика компании и расчет себестоимости строились на фактах, а не на интуиции, ведите финансовый учет, в том числе отчет о прибылях и убытках.

Отчет ПиУ в сервисе Аспро.Финансы

Вносите в отчет информацию обо всех расходах компании и распределяйте каждую издержку по статьям учета. Например, закупленное сырье — в производственные расходы, а аренду офиса — в управленческие. Так легче принимать решения по разным направлениям работы, отделам. 

Когда издержки уже распределены на статьи учета, рассчитать производственную себестоимость очень просто. В отчете ПиУ есть строка — производственные расходы, как раз они и нужны. А чтобы узнать полную себестоимость, нужно добавить из отчета ПиУ и коммерческие расходы. 

Вести финучет и заполнять отчет ПиУ можно в таблице Excel или в специализированном сервисе. Разберемся, что удобнее для расчета себестоимости. 

Excel

Excel или Google Sheets подходят для небольших компаний с маленьким денежным потоком. Когда за месяц у фирмы около 10–30 финансовых операций, то таблицы могут стать оптимальным инструментом. 

Например, индивидуальный предприниматель плетет садовую мебель из ротанга. Все изделия ручной работы и на заказ, поэтому в месяц продается 3–4 предмета. В таком случае вести учет поступлений и списаний можно в таблицах. 

А в магазине мебели только за час продается 10 предметов. Количество финансовых операций в месяц, а это продажи, оплаты поставщикам, зарплаты и так далее, более 10 000. Если каждую операцию вручную вносить в таблицу и разносить по статьям учета, то нужно нанять еще 2–3 бухгалтера только для внесения данных. 

Поэтому делаем вывод, таблицы для финучета: 

1. подходят для малого бизнеса с небольшим количеством финансовых операций; 
2. бесплатные; 
3. занимают много времени;
4. разрастаются и становятся неудобными; 
5. теряются на чьих-то ПК;
6. часто включают ошибки в ячейках из-за невнимательности человека;
7. дают мало возможностей для автоматизации. 

Если у вас много товаров и для каждого отдельно нужно считать себестоимость, в табличном потоке цифр легко запутаться. Навести порядок в учете, найти все скрытые расходы и посмотреть на финансовую аналитику комплексно поможет специализированный сервис. 

Сервис финучета

Если у сервиса есть интеграция с банками, то все финансовые операции по банковским счетам компании автоматически попадают в отчеты. Причем не нужно вручную их распределять на статьи учета: один раз устанавливаете правила, а потом система сама разносит деньги по строкам. В том числе сервис распределяет расходы на производственные, коммерческие и другие.

Сервис помогает вести финансовый учет комплексно, то есть не только фиксировать расходы для расчета себестоимости, но и проводить аналитику, следить за дебиторской и кредиторской задолженностями; проводить бюджетирование и многое другое. 

Комплексный финучет помогает следить за изменениями расходов в динамике. При необходимости вы сможете быстро узнавать новую себестоимость и корректировать ценовую политику, чтобы не уйти в убытки. Поменялись закупочные цены, увеличились издержки на персонал или налоги повысились — вы сразу узнаете об этом и примите меры. 

Что в итоге

Себестоимость — это не фиксированная величина, она может меняться от месяца к месяцу, раз в квартал или год. На себестоимость влияет множество факторов, внешних и внутренних, которые нужно учитывать. Например, из-за экстренных морозов расходы на отопления цеха увеличились. Или государство подняло страховые взносы на сотрудников с 15% до 30% — себестоимость растет. 

Чтобы не упустить этот момент и вовремя поднять цену на товары или услуги, нужно постоянно следить за издержками. В этом поможет система для финансового учета и грамотный подход к фиксации расходов и их разнесению по статьям.