Перенесли финучет из таблиц в систему и получили контроль над деньгами

Приятно, когда владельцы или топ-менеджмент настолько доверяют системе, что внедряют ее во все свои компании :) Так случилось с нашим героем 一 Сергеем Прокофьевым. В Kira & Rock Сергей является директором по стратегическому развитию, а в Piratecode 一 генеральным директором.

Когда финансовый учет ведется в таблицах, каждая ошибка может стоить дорого. В Kira & Rock и Piratecode это понимали. Сейчас финучет полностью прозрачный, а финансовый директор тратит меньше времени на сверки, так как вся информация хранится в системе.

О бизнесе и процессах

Kira & Rock — компания с более чем 8-летним опытом в разработке и развитии информационных систем, веб-сервисов и цифровых продуктов средней и высокой сложности. Среди клиентов — государственные организации, банки, логистические компании и СМИ. В команде 30 специалистов, которые реализовали более 60 проектов.

Главная особенность Kira & Rock — глубокая кастомизация решений под задачи клиента. Команда берет на себя полное сопровождение проекта: от аналитики и проектирования до внедрения и поддержки. За счет этого в компании сформировалась сложная финансовая модель, где ведется не только учет затрат на разработку, но и прогнозирование доходности каждого проекта.

Piratecode — веб-студия с 10-летней историей, которая разрабатывает сайты, веб-приложения и сложные интернет-сервисы. За это время компания реализовала сотни проектов, а ее подход основан на внимании к деталям, технической глубине и ориентации на конечный результат.

Главный фокус Piratecode — на поддержке проектов и эффективности работы над стандартизированными проектами. В отличие от Kira & Rock, где ориентируются на глубокую кастомизацию под бизнес-задачи клиента. Однако это не просто потоковая разработка: в команде активно используется гибкая методология управления проектами, позволяющая на ходу адаптироваться под задачи клиента.

Что объединяет обе компании?

Несмотря на различия в подходах, у Kira & Rock и Piratecode есть общая особенность — управление проектами требует детального финансового учета. Важно видеть:

• Какие затраты уходят на разработку и поддержку проектов.

• Какова себестоимость каждого проекта и можно ли сократить затраты.

• Как распределяются накладные расходы между проектами, особенно если команда работает одновременно над несколькими задачами.

Ранее этот учет велся в Google-Таблицах, но с ростом компаний управлять финансами в ручном режиме стало слишком сложно. Требовалось больше автоматизации, прозрачности и возможности быстро получать финансовые отчеты — поэтому было принято решение перейти на Аспро.Финансы.

Сложности и возможности

Как и при любом переходе на новую систему, компании столкнулись с вызовами. Привычный способ ведения учета в таблицах позволял гибко адаптировать расчеты под конкретные задачи, но требовал постоянных сверок. В Аспро.Финансы структура учета более строгая, и это наложило определенные ограничения.

В таблицах учет кастомизируется бесконечно, но это требует времени и ресурсов. Это частая проблема малого-среднего бизнеса, когда финансовый учет изобретается самостоятельно. Аспро.Финансы позволил структурировать процессы, исключить ошибки и ускорить работу.

Сергей Прокофьев

Так как компании работают по проектной модели, важно учитывать не только движение денег (ДДС), но и отчет о прибылях и убытках (ПиУ). ДДС показывает текущее движение средств, но проект может идти 3–6 месяцев, а прибыль будет видна только в финале. Поэтому важно одновременно анализировать деньги "на руках" и фактическую прибыльность бизнеса.

Мы знаем, где наши деньги, и можем видеть движение по юрлицам и счетам. Это позволило сократить ошибки и систематизировать процессы.

Сергей Прокофьев

Отчет ДДС в Аспро.Финансы

Процесс внедрения

Первоначально было сложно адаптироваться к системе, так как компания уже привыкла к расчетам в Google-Таблицах. Но с помощью финансового специалиста удалось выстроить учет под специфику проектной работы и оптимизировать процессы.

Если бы у нас не было финансового менеджера, разобраться с системой и правильно организовать учет было бы намного сложнее.

Сергей Прокофьев

Сергей рекомендует по возможности привлекать специалиста на этапе внедрения. Еще одна рекомендация 一 в дальнейшем вести систему аккуратно и регулярно. Тогда она будет работать эффективно и помогать в принятии решений.

Финансовый учет в Аспро.Финансы ведут финансовые специалисты, которые отвечают за корректный ввод данных, контроль платежей и анализ отчетов. Они работают непосредственно с инструментами сервиса.

Руководство компании, в свою очередь, использует дашборды, чтобы быстро оценивать ключевые показатели. Дашборды позволяют видеть текущее финансовое состояние без необходимости погружаться в детали каждой операции. Это упрощает процесс принятия стратегических решений и помогает оперативно реагировать на изменения в финансовых потоках.

Виджеты в Аспро.Финансы для руководителей. Динамические графики построены на основе отчетов в системе

Результаты внедрения

Контроль движения денежных средств стал проще, а число ошибок снизилось за счет единой системы, исключающей дублирование данных. Формирование базовых отчетов занимает считанные минуты.

После перехода на Аспро.Финансы компании смогли:

• Упорядочить финансовый учет и снизить количество ошибок.

• Ускорить подготовку отчетов — теперь данные доступны в несколько кликов.

• Автоматизировать платежный календарь и анализ движения денежных средств.

При сложных расчетах себестоимости проектов компании продолжают использовать Google-Таблицы, но базовый учет и платежи уже полностью автоматизированы в Аспро.Финансы.

Теперь мы можем быстрее оценивать рентабельность проектов и видеть не только текущие платежи, но и полную картину финансов по каждому направлению.

Сергей Прокофьев

Некоторые специфические расчеты пока ведутся в таблицах, но с обновлениями этот процесс станет еще удобнее. Несмотря на ограничения, система позволила структурировать финучет и сократить количество ошибок.