Договор с самозанятым есть, чеки есть. Почему ФНС все равно может увидеть трудовые отношения

Работа с самозанятыми давно стала обычной моделью для бизнеса. Особенно для IT, digital, маркетинга, консалтинга и проектных команд.

Кажется, что схема понятная: есть договор, исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД, чеки формируются, акты подписываются.

Но именно здесь у бизнеса возникает ложное ощущение безопасности.

ФНС при проверке смотрит не только на документы. Ее интересует, как отношения устроены в реальности.

Если человек формально называется самозанятым, но работает как штатный сотрудник — получает постоянные задачи, подчиняется руководителю, работает по графику и получает фиксированную оплату — договор может быть переквалифицирован в трудовой. 

Главный вопрос ФНС: вы покупаете результат или рабочее время человека?

Для гражданско-правовой модели характерен конкретный результат.

Например:

— разработать дизайн;— подготовить исследование;— создать программный модуль;— написать определенное количество материалов;— провести аудит;— выполнить отдельный этап проекта.

То есть можно понять, что именно должен сделать исполнитель, к какому сроку и за какой результат получает деньги.

Совсем иначе выглядит модель, если человек фактически выполняет постоянную функцию:

— ведет маркетинг;— занимается технической поддержкой;— выполняет текущие поручения руководителя;— постоянно сопровождает один и тот же процесс.

Особенно рискованно, когда из договора, задания и актов невозможно определить конкретный объем и результат работы.

Где проходит граница между контролем и подчиненностью

Заказчик вправе поставить задачу и проверить ее выполнение.

Но есть принципиальная разница между:

«Подготовить лендинг к 15 августа по техническому заданию»

и

«Каждый день быть на связи с 10:00 до 18:00, выполнять поручения руководителя и вечером отправлять отчет».

Во втором случае отношения уже начинают выглядеть как трудовые.

Риски повышаются, если:

— компания устанавливает обязательный график;— определяет рабочее место;— контролирует не результат, а процесс;— включает самозанятого в обязательные планерки;— распространяет на него внутреннюю систему подчиненности;— фактически организует его работу так же, как работу штатных сотрудников. 

Фиксированная ежемесячная оплата — не запрет, но тревожный сигнал

Сам по себе ежемесячный платеж еще не означает наличие трудовых отношений.

Компания может каждый месяц заказывать отдельный объем работ и оплачивать его после приемки.

Но сочетание нескольких факторов выглядит уже гораздо хуже:

— одинаковая сумма каждый месяц;— выплаты происходят примерно в одни и те же даты;— размер оплаты не зависит от объема работы;— акты каждый месяц одинаковые;— в актах написано просто «услуги за месяц»;— невозможно показать конкретный результат, за который произведена оплата.

Для гражданско-правовой модели логичнее выглядит цепочка:

задание → результат → приемка → оплата.

Самозанятый работает только с вами. Это уже нарушение?

Нет.

Наличие одного заказчика само по себе не превращает отношения в трудовые.

Но ФНС смотрит на совокупность обстоятельств.

Если исполнитель одновременно:

— работает только с одной компанией;— получает фиксированную сумму;— выполняет постоянную функцию;— работает по графику;— подчиняется руководителю,

совокупный риск становится значительно выше.

Налоговый орган также может анализировать, есть ли у исполнителя собственное оборудование, насколько самостоятельно он организует работу, может ли выбирать время выполнения задания и несет ли собственный предпринимательский риск. 

Бывшие сотрудники — особая зона риска

Еще одна чувствительная ситуация:

человек сначала работает в штате, затем становится самозанятым и продолжает делать практически то же самое.

Если после перехода на НПД ничего фактически не меняется — тот же руководитель, те же задачи, тот же график, та же функция — объяснить гражданско-правовую модель будет сложно.

В судебной практике ФНС и суды также обращают внимание на случаи, когда человек регистрируется как самозанятый непосредственно перед заключением договора, а после окончания работы снимается с учета. 

Что показывает судебная практика

Суды обычно не ищут какой-то один «запрещенный признак».

Они собирают общую картину.

В одном из споров суд поддержал налоговый орган, поскольку исполнители:

— работали по установленному графику;— находились под контролем предпринимателя;— выполняли работу вместе со штатными сотрудниками;— заключали однотипные договоры;— не имели конкретно определенного объема работ;— получали ежемесячные выплаты независимо от результата;— практически весь доход получали от одного заказчика. 

В другом деле суд обратил внимание уже на саму модель бизнеса: штат компании сократился с 65 до 5 человек, но объем деятельности сохранился. При этом многие самозанятые ранее были сотрудниками, договоры не содержали конкретного объема, сроков и цены работ, а часть исполнителей зарегистрировалась как плательщики НПД непосредственно перед началом сотрудничества. 

Все это в совокупности позволило сделать вывод о подмене трудовых отношений.

Но бизнес может выиграть

Есть и обратная практика.

В одном из дел компании удалось доказать гражданско-правовой характер отношений, потому что:

— выплаты зависели от фактического объема выполненной работы;— оплата происходила после приемки;— исполнители самостоятельно организовывали свою деятельность;— не подчинялись внутреннему трудовому распорядку;— не имели постоянного рабочего места;— заказчик контролировал именно результат, а не ежедневный процесс. 

И это, пожалуй, главный вывод из всей судебной практики:

статус самозанятого сам по себе ничего не гарантирует.

Работает только реальная модель отношений.

Почему хороший договор может не спасти

Это одна из самых частых ошибок бизнеса.

В договоре можно написать:

— исполнитель действует самостоятельно;— не подчиняется внутреннему распорядку;— получает оплату за результат;— сам определяет время выполнения работы.

Но если в реальности человек каждый день появляется в корпоративном чате в 9 утра, получает текущие поручения, участвует в планерках, согласовывает отсутствие и получает одну и ту же сумму два раза в месяц — ФНС будет смотреть не на красивый текст договора.

Она будет смотреть на фактические отношения.

Поэтому проверять нужно не один документ, а всю цепочку:

договор → задание → акт → выплата → переписка → корпоративные доступы → реальные процессы.

10 признаков, при которых стоит проверить модель прямо сейчас

Риск выше, если самозанятый:

1. работает по установленному графику;
2. постоянно получает задачи от одного руководителя;
3. выполняет одну и ту же функцию;
4. получает одинаковую сумму каждый месяц;
5. не передает измеримый результат;
6. участвует в обязательных внутренних совещаниях;
7. имеет рабочее место и доступы как штатный сотрудник;
8. получает весь или почти весь доход от вашей компании;
9. раньше работал у вас в штате;
10. после перехода на НПД продолжил работать по той же модели.

Важно: один такой признак обычно ничего не решает.

Опасна именно совокупность.

Что проверить до того, как придет требование ФНС

Если компания регулярно работает с самозанятыми, аудит лучше начинать не с переписывания договора.

Сначала нужно посмотреть на реальную модель.

1. Документы

Нужно собрать:

— договоры;— задания;— технические задания;— акты;— отчеты;— чеки;— документы об оплате.

2. Процессы

Проверить:

— кто ставит задачи;— есть ли график;— кто контролирует работу;— обязательны ли совещания;— какими внутренними системами пользуется исполнитель;— может ли он отказаться от отдельного задания;— самостоятельно ли организует работу.

3. Выплаты

Нужно сопоставить:

— даты;— суммы;— акты;— объем выполненной работы;— конкретный результат.

4. Переписку

Именно переписка иногда полностью меняет картину.

Фразы вроде «согласуйте отпуск», «быть онлайн с 10:00», «каждый вечер отчет», «задачу поставил руководитель» могут выглядеть совершенно иначе, чем положения гражданско-правового договора.

А если требование ФНС уже пришло?

Здесь возникает другая типичная ошибка — сразу собрать все документы и отправить налоговой.

Сначала лучше понять, какую картину эти документы создают.

Нужно определить:

— какие исполнители заинтересовали ФНС;— какие риски есть по каждому;— что следует из договора и актов;— что содержится в переписке;— какие факты подтверждают самостоятельность исполнителя;— какие документы действительно стоит предоставить;— какая единая позиция будет у компании.

Противоречивые объяснения или избыточно переданные документы могут только усилить позицию налогового органа. 

Кому аудит особенно нужен

Я бы точно проверила модель, если:

— у компании 10–20 и более самозанятых;— с одними исполнителями работают несколько лет;— самозанятые выполняют ключевые функции бизнеса;— выплаты идут каждый месяц;— есть бывшие сотрудники;— исполнители встроены во внутренние процессы;— договоры давно не пересматривались;— уже пришло требование ФНС.

Вместо вывода

Главная ошибка — пытаться решить проблему только договором.

При переквалификации ФНС смотрит на всю историю отношений:

что поручают → как ставят задачи → кто управляет процессом → какой результат принимают → за что платят → что остается в документах и переписке.

Поэтому если бизнес хочет снизить риск переквалификации, нужно приводить в порядок не только шаблон договора.

Нужно приводить в соответствие всю модель работы с самозанятыми.

В «Зарцын и партнеры» мы проверяем договоры, задания, акты, выплаты, переписку, корпоративные доступы и фактические процессы и по итогам формируем карту рисков: какие отношения можно оставить на НПД, что нужно изменить и где безопаснее перейти на трудовую модель.

Посмотрите наш вебинар на котором мы разобрали работу с СМЗ и построение безопасной системы.

Если требование ФНС уже пришло, особенно важно сначала провести внутреннюю проверку — и только потом отвечать налоговой.

Заявка на аудит модели работы с самозанятыми: напишите нам