Как мы превратили хаос в систему и автоматизировали создание КП

Всем привет! Меня зовут Ваня, я UI/UX-дизайнер в дизайн-студии UXART.

Полгода назад мы начали менять внутренние процессы студии. В наших документах частенько был хаос, который не позволял работать на максимум. Эта серия статей про новый подход, который кардинально изменил UXART.

Основная проблема

Раньше, когда приходил клиент с запросом на разработку дизайна, нужно было почти с нуля собирать презентацию с коммерческим предложением. Каждый раз дизайнеры допиливали старые слайды, вручную подбирали кейсы и перестраивали структуру под новый запрос. 

В среднем на подготовку одного КП уходило от 3 до 4 часов — и это без учёта согласований и правок.

Но когда поток запросов начал расти, оперативно готовить новые предложения для клиентов стало просто невозможно без системы.

Хотелось, чтобы подготовка КП занимала меньше времени:

«Каждая презентация должна была собираться быстро и при этом оставаться структурированной и удобной для восприятия клиентом.»

Так появился конструктор КП — единый файл, где собраны все проекты студии, разбитые по категориям. Из него можно быстро собрать презентацию под любой клиентский запрос и при этом не терять в качестве презентации.

P.s. Раньше КП были настолько плохими, что их стыдно показывать прямо сейчас…

Как подходили к задаче

Нужно было создать систему, которая позволяла бы быстро собирать коммерческие предложения под любого клиента, но при этом сохранять индивидуальный подход.

Процесс выглядел так:

1. Выведение стилистики. Определили визуальный язык КП: цвета, шрифты, сетку и общие принципы оформления. Это позволило всем слайдам выглядеть в едином стиле
2. Сбор основных слайдов. Добавили вступительные блоки о студии и команде, блоки с описанием подхода и процессов работы и т.д.

1. Добавление всех проектов и структуризация. Для каждого реализованного проекта сделали отдельный слайд.

Разберем на примере «Корпоративного портала для ВСПМО АВИСМА». Здесь заказчик сразу видит самую важную информацию о проекте: 

— Краткое описание

— Какие задачи были выполнены

— Достигнутые результаты 

— Визуал интерфейса. 

А почему мы сделали так? 

Мы специально сделали слайд таким, чтобы клиенту не приходилось читать кучу текста. Он сразу видит суть проекта, результаты и визуал — буквально за несколько секунд понимает, чем мы занимались и какой уровень работы может ожидать.

Как это работает

Внутри Figma каждый слайд — отдельный фрейм. Дизайнер или менеджер копирует нужные блоки и собирает презентацию, а затем экспортирует её в PDF одним кликом. Презентация готова к отправке клиенту: все шрифты, графика и верстка сохраняются, ничего не ломается.

Но кроме скорости и удобства, важно понимать структуру КП и логику сборки.

Структура нашей презентации:

1. Титульный слайд — постарались совместить наше лого с «вау-эффектом». Получилось ли? Пишите об этом в комментариях)

1. Команда — показываем, кто работает в студии. Это вызывает доверие и показывает, что над проектом работают «живые» люди.

1. Подход — показывает, как мы решаем задачи и какие процессы используем; у клиента появляется уверенность, что проект будет структурированным и продуманным.

1. Наши клиенты — демонстрирует опыт работы с разными компаниями; вызывает ощущение надежности и понимание, что студия умеет работать с проектами разного масштаба.

1. Награды — подтверждают уровень студии, добавляют авторитета и доверия

1. Как будем работать — даёт понимание, как будет происходить взаимодействие, уменьшаются сомнения и страхи по срокам и процессу работы

1. Наши проекты — кейсы, релевантные запросу клиента; каждый проект — отдельный слайд, который показывает какие «боли» мы закрыли. У клиента закрываются оставшиеся сомнения

1. Смета проекта — здесь клиент сразу видит, из чего складывается бюджет: какие этапы заложены и сколько примерно стоит каждый. Это помогает понять логику формирования стоимости и чувствовать, что всё прозрачно и под контролем

1. Финальный слайд с контактами — завершает презентацию и даёт клиенту понятное направление для следующего шага: как связаться с нами и обсудить проект.

Захотели сделать своё КП? Вот как выбрать проекты

1. Смотрите на схожесть с клиентским запросом: отрасль, тип задачи, масштаб.
2. Выбирайте не только лучшие кейсы, но и те, которые показывают ключевые компетенции команды.

Например, когда к нам пришла Renna с запросом на корпоративный сайт, мы включили в КП разные примеры корпоративных сайтов, в том числе проект «Навигатор ТЕХНОНИКОЛЬ». Так клиент сразу увидел, что у нас есть опыт именно с похожими задачами и масштабом.

1. Держите баланс между крупными и небольшими проектами, чтобы КП выглядело разносторонним.

Что изменилось

Конструктор решил несколько ключевых задач:

1. Скорость. КП собирается в несколько раз быстрее. Вместо 4 часов — 30 минут
2. Единый стиль. Теперь все презентации оформлены в одном стиле. Это создаёт у клиента целостное ощущение студии и её подхода к работе
3. Актуальность. Все кейсы, награды и блоки обновляются в одном месте.
4. Масштабируемость. Любой новый проект легко добавляется в систему.
5. Прозрачность. Любой сотрудник может собрать КП без проблем

Почему это важно для клиентов

КП — это первой контакт со студией.Если оно сделано аккуратно, понятно, идеально подходит под запрос и визуально выверено — клиент уже чувствует:

«Эти ребята точно знают, что делают».

Хотя у нас есть конструктор, каждое КП собирается вручную. Сэкономленное время мы тратим на погружение в проект — разбираемся в задаче, понимаем «боли» клиента.

Благодаря этому можем подобрать самые точные кейсы и решения, чтобы презентация отвечала на все вопросы и сразу снимала возможные сомнения

Почему это важно для нас

Теперь у нас есть единая база проектов, актуальные тексты, визуалы и структура, которая всегда под рукой.

Но главное — мы перестали тратить часы на рутину и можем направить энергию туда, где она действительно нужна: в аналитику и коммуникацию с клиентом. Это повысило скорость работы, улучшило наши пресейлы и снизило вероятность ошибок.

Кроме того, теперь у каждого члена команды есть единые принципы и инструменты — это формирует общее ощущение порядка.

Итог

Системность важна не только в интерфейсах, но и внутри студии. Мы увидели проблему — долгое и трудоёмкое создание КП — и автоматизировали процесс.

Конструктор КП — не просто шаблон. Это инструмент, который помогает команде работать быстрее, увереннее и точнее, снижая расходы за счёт уменьшения времени на подготовку презентаций. 

А клиенту — с первого взгляда видно, что перед ним студия, где всё под контролем: от процессов до интерфейсов.

Это первая часть серии статей, в которых мы рассказываем про наши изменения. Дальше затронем тему с созданием собственной дизайн-системы. И если вам интересно узнать, как мы меняемся — обязательно подписывайтесь и ставьте лайки этой статье)

А еще можете подписаться на нашу телегу, там больше контента про студию и внутреннюю кухню)