Касса для онлайн-ресторанов и кафе с услугой доставки

Эта статья поможет подобрать онлайн-кассу для ресторанов и кафе, принимающих заказы через собственный сайт или мобильное приложение с доставкой. Вы узнаете, как организовать прием платежей на сайте и при курьерской доставке, соблюдая все требования закона 54-ФЗ.

Нужна ли касса онлайн-ресторанам

Да, если бизнес в сфере общепита принимает в интернете оплату за заказы и доставку блюд, то он обязан использовать онлайн-кассу. Каждая оплата должна быть фискализирована, а покупателю направлен электронный чек — все это требования закона 54-ФЗ. 

Онлайн-касса потребуется и в том случае, если заказ был оформлен онлайн, а оплата выбрана «при получении» через курьера. 

Таким образом, предпринимателям нужна онлайн-касса, если они:

1. Принимают заказы на сайте или в приложении, а оплату — при доставке через своих курьеров. Например, клиент оформил заказ на роллы в онлайн-ресторане. Менеджер перезванивает клиенту, подтверждает заказ, а курьер доставляет его и принимает оплату на месте. В этом случае касса нужна, чтобы выдать чек клиенту в момент передачи заказа.
2. Принимают 100% оплату онлайн с последующей доставкой. Способ оплаты может быть любым: на сайте, в мобильном приложении, по ссылке в мессенджере, через СМС или email. 

Например, компания, которая готовит и доставляет наборы готовой еды на неделю, принимает заказы на своем сайте. Чтобы оформить заказ, нужно заранее его оплатить, как заказ в интернет-магазине. Клиент может забрать заказ сам или оформить доставку курьером.

Другой пример — кейтеринг, который принимает заказы через Telegram. Клиент выбирает меню, а менеджер присылает ссылку на оплату заказа. После 100% предоплаты оформляется доставка или самовывоз. 

В обоих случаях необходима онлайн-касса, чтобы выдать фискальный чек.

Какую кассу выбрать онлайн-ресторанам с доставкой еды

Если оформление заказа и прием оплаты происходит в интернете (на сайте или через платежную ссылку в мессенджерах, соцсетях, по email или СМС), то идеально подойдет облачная касса. Она оформляется в аренду, хранится в дата-центре провайдера и соответствует требованиям закона 54-ФЗ. 

Преимущества облачной кассы:

1. Автоматическая фискализация и отправка чеков клиентам и в ФНС через ОФД. 
2. Автономная работа: для открытия/закрытия смен и проведения оплаты не нужен кассир. 
3. Поддержка на стороне провайдера. Не надо заниматься обслуживанием терминала и фискального накопителя. 
4. Поддержка разных способов оплаты: по карте, ссылке, QR-коду, через pay-сервисы. 
5. Удобная аналитика чеков и продаж в онлайн-формате через личный кабинет. Мониторинг доступен на любом устройстве с выходом в интернет. 

Когда облачная касса не подойдет общепиту

Согласно п.1 ст. 4.3 закона 54-ФЗ, облачную кассу нельзя использовать в розничных точках или офисах, т.к. ККТ должна быть установлена непосредственно на месте расчета. Также при офлайн-продаже покупателю следует выбить бумажный чек, отправка электронного варианта возможна только с согласия клиента.

Опираясь на данный пункт, можно сделать вывод, что кафе и рестораны не могут использовать облачную кассу в следующих случаях:

1. если обслуживают гостей в зале, за столиками;
2. если принимают оплату на точке самовывоза (например, клиент оформил заказ онлайн, но приехал в кафе, чтобы оплатить и забрать его лично).

В этих ситуациях оплата происходит непосредственно по месту оказания услуги,  значит, требуется физическая онлайн-касса с возможностью печати бумажного чека.

Кроме того, с 2025 года в общепите сначала предоставляется гостю бумажный чек, после принимается оплата. Облачная касса под такой формат не подходит, потому что формирует только электронный чек и адаптирована под онлайн-бизнес.

Пример-кейс: Как онлайн-ресторан с доставкой суши и пиццы внедрил законный прием платежей 

Небольшой ресторан доставки только запускал сайт и столкнулся с необходимостью легального приема онлайн-платежей. Владельцу нужно было, чтобы чеки автоматически отправлялись клиентам и в налоговую.

Специалисты компании Бизнес.Ру предложили аренду облачной кассы с полным сопровождением: зарегистрировали кассу в ФНС, подключили прием оплаты картами и через СБП, настроили автоматическую отправку чеков и интеграцию с сайтом.

Теперь весь процесс оплаты происходит автоматически: клиент выбирает интересующие его позиции, указывает время доставки и оплачивает заказ на сайте. Облачная касса мгновенно формирует электронный чек, который отправляется и покупателю и в ФНС. Все данные надежно хранятся в облаке, а предприниматель может в любой момент проверить отчетность через личный кабинет.

Итог: решение от Бизнес.Ру позволило новому онлайн-ресторану сразу работать легально и с полной автоматизацией приема оплаты на сайте.

Если оплату принимает курьер при вручении онлайн-заказа

Как правило, при оформлении онлайн-заказа все блюда доставляет курьер. У курьера, для удобства клиентов и повышения сервиса, должна быть возможность принять оплату на выезде. 

Для работы с платежами на выезде подойдет приложение на смартфон «Мобильный кассир». Это приложение от компании Бизнес.Ру позволяет принимать оплату на доставке, передавать данные на онлайн-кассу для фискализации и автоматически отправлять чек покупателю и в ФНС.

«Мобильный кассир» устанавливается на телефон, как обычное приложение. Используя приложение, курьеры смогут работать без терминала на выезде. Решение сократит бизнесу затраты на покупку дополнительных касс — экономия на одного сотрудника составляет от 30 000 ₽.

Важно! Все платежи, принятые через приложение, фискализируются через онлайн-кассу. «Мобильный кассир» не является заменой кассы! Его можно рассматривать в качестве дополнительного инструмента для работы с оплатой и чеками на выезде. Приложение обязательно привязывается к ККТ.

Например, приложение идеально подходит онлайн-ресторанам, которые принимают оплату как на сайте, так и при доставке. В этом случае использование облачной кассы обязательно по 54-ФЗ, дополнительно к ней можно подключить мобильное приложение. К тому же к одной облачной кассе можно подключить неограниченное количество таких приложений.

Так как мы говорим о работе ресторанов в интернете, то приложение «Мобильный кассир» можно связать с облачной кассой. 

Какие способы оплат поддерживает «Мобильный кассир»:

1. По банковской карте — оплата происходит через встроенный сервис Pay to Phone от Т-Банка. Для приема платежа нужно приложить карту к смартфону курьера. Комиссия составляет 1% для суммы до 100 000 ₽ в месяц, свыше  — 1,79%.
2. Через QR-код по СБП — автоматически генерируется перед оплатой и отображается на экране смартфона для сканирования. Комиссия — до 0,7%.
3. Через платежную ссылку — формируется в приложении и отправляется клиенту в мессенджеры, социальные сети, по электронной почте или в смс-сообщении.
4. Наличными — факт приема оплаты фиксируется курьером в приложении, после чего автоматически формируется чек.

Облачная касса Бизнес.Ру фискализирует каждый способ оплаты, проведенный через приложение «Мобильный кассир».

Приятным бонусом станет тот факт, что приложение бесплатно для 1 администратора и 1 пользователя при аренде облачной кассы на тарифе «Оптимальный».  

Какие штрафы получит общепит за работу без кассы в интернете 

Для индивидуальных предпринимателей штраф может составить от 25% до 50% от суммы за каждую продажу, проведенную вне кассы, но не менее 10 000 ₽. 

Для юридических лиц штраф будет выше — от 75% до 100% от суммы расчетов без онлайн-кассы, минимум — 30 000 ₽.

При повторных нарушениях может быть назначено временное приостановление деятельности до 90 суток.

Также невыдача чека клиенту является нарушением по 54-ФЗ. За это предусмотрены следующие штрафы:

1. 2 000 ₽ для ИП;
2. 10 000 ₽ для юрлиц.

Ответы на популярные вопросы

Нужна ли касса при доставке еды?

Да, по 54-ФЗ, все компании, которые работают в формате онлайн-ресторана (принимают заказы только онлайн) и доставляют еду на дом, должны использовать онлайн-кассу.

Как можно отправлять онлайн-чеки при доставке еды курьером?

Если заказ оплачен онлайн, то достаточно отправить его клиенту на почту или в СМС.

При оплате курьеру (наличными или картой), он должен выдать чек, причем бумажный или электронный — на усмотрение покупателя.

Может ли курьер осуществлять доставку без кассы?

Все зависит от того, как проходит расчет с покупателем:

1. Если заказ был оплачен на 100% на сайте, а курьер только доставляет товар, — касса курьеру не требуется. Однако чек «полного расчета» все равно должен быть оформлен. Это можно организовать следующим образом. Курьер через приложение «Мобильный кассир» отмечает, что заказ передан клиенту. Эта информация автоматически передается на облачную кассу, которая формирует чек полного расчета и отправляет его покупателю по СМС или на e-mail.

2. Если оплата происходит при получении заказа через курьера, то касса нужна. В этом случае курьер обязан выдать чек в момент расчета. Чтобы не носить с собой физическую кассу, курьер может использовать мобильное приложение, подключенное к облачной кассе. Через него можно принять оплату и сразу отправить чек покупателю.

Как указать в кассовом чеке место расчета с покупателем при доставке?

В реквизите чека «место расчетов» следует указывать адрес сайта, на котором происходит оформление онлайн-заказа и прием онлайн-оплаты.