А деньги пришли? Как уведомлять менеджеров о клиентских оплатах и перестать быть передастом

2023-05-16 15:17:15 Время чтения 12 мин 263

Как руководитель бутикового (читай, небольшого) агентства Flate Digital я постоянно задавался вопросом «Можно ли перестать быть прослойкой между банком и командой?»

Если обобщить, то получится, что команде агентства важно, чтобы банк:

  1. Отслеживал, какие клиенты оплатили свои счета и когда это произошло
  2. Оплачивал счета для реализации проектов - в нашем случае это рекламный бюджет и софт

Сегодня подробнее обсудим пункт номер раз.

Пара слов о том, как был устроен процесс раньше: проджекты выставляли и отправляли счета клиентам через ЭДО, а те их оплачивали. Но скорость оплаты обычно зависит от клиента. Например, «Мы платим только по вторникам и в третью фазу Луны».

В результате платежи приходят рандомно, а проджектам приходится постоянно уточнять: «Оплата от ООО “Ромашка” пришла? А сейчас? А сейчас?».

Какие могут быть решения?

  1. Отдать функции уведомлятора бухгалтеру
  2. Дать доступы в банк всем заинтересованным
  3. Сделать своего чат-бота с блэкджеком и кастомными уведомлениями

По разным, можно сказать религиозным причинам, я отправился по третьему пути и сейчас подробно расскажу, как это сделать самостоятельно, а главное — бесплатно.

Общая схема уведомлений выглядит так:

Теперь подробно и с инструкцией.

Мы работаем с Модульбанком. У них есть открытое API для некоторых функций, в том числе для получения информации по транзакциям (входящие и исходящие платежи).

Если по простому — API позволяет получать информацию из сервиса (банка), не заходя в личный кабинет.

Не пугайтесь, я гуманитарий, но справился с этим. Приступим!

Получаем ключи доступа к API

Для этого идем в Настройки → Услуги → API банка. Нажимаем «Сгенерировать ключ» и сохраняем полученную абракадабру

Отлично! Теперь у нас есть ключ доступа к нашему банку. Он нужен, чтобы банк, а точнее его сервер, понимал, что к нему обращаемся именно мы, и нам можно доверять и отправлять информацию.

Настраиваем получение уведомлений

Используем make.com — это коннектор, который соединяет между собой разные сервисы. Он нужен для получения уведомлений, их фильтрации и отправки в Telegram. И все без кода, для гуманитариев, аллилуйя!

1. Регистрируемся

2. Кликаем на Scenarios в меню слева

3. Потом на Create a New scenario справа вверху Сейчас мы будем создавать сценарий работы с уведомлениями банка

Получится примерно так:

4. Нажимаем на плюс и выбираем webhooks

Этот модуль будет получать уведомления от банка. Далее кликаем на Custom webhook

5. Теперь настраиваем модуль

• Нажимаем Add

• Называем как угодно. Я назвал его modulbank

• Вставляем наш api-ключ, который получили на этапе 1

• Нажимаем правой кнопкой на модуль и выбираем Run this modul only. Это нужно, чтобы проверить работает ли ключ и приходят ли данные из банка.

Матвей, СЕО агентства Flate Digital
В схеме выше вы могли заметить значок Google Таблицы — это я настроил передачу транзакций в таблицу с ФинУчетом (PnL). Сейчас пропустим этот этап, но если интересно, как это работает — напишите в комменты или Telegram

6. Настраиваем фильтрацию уведомлений

Первый фильтр: убираем все транзакции меньше 200 рублей. В основном там только комиссии банка за платежи. Даже домены нынче дороже.

Как настроить?

• Создаем любой модуль после Webhook’a, между ними появляется связь

• Кликаем на эту связь — появляется окно фильтра

• В первое поле вписываем параметр “{{6.operation.amount}}” — он отвечает за размер транзакции, сколько денег пришло/ушло

• Во второе поле добавляем значение фильтра — 200, либо другое подходящее вам значение

Теперь сценарий будет фильтровать все, что дешевле 200 рублей и не беспокоить вас и менеджеров.

7. Создаем Telegram-бота

• Зайдите в Telegram-бот @BotFather

• Напишите ему /newbot

• Придумайте и напишите название бота, например, BabkiAgencyName

• Выберите юзернейм, который должен оканчиваться на bot, например, BabkiAgencyNameBot

Бот создан! Говорим спасибо отцу и копируем token.

8. Подключаем менеджеров к боту

• Узнаем Chat id каждого из менеджеров. Самый простой способ — попросите их написать боту t.me/userinfobot и сообщить вам 6 цифр, например 674674

• Возвращаемся в Make, создаем модуль Telegram и выбираем Send a Text Message

• Добавляем бота. Для этого нажимаем Add, придумываем название и во второе поле вставляем отцовский токен

• В настройках модуля в поле Chat id вставляем цифры любого из менеджеров

• В текстовом поле пишем сообщение, которое хотели бы получать. Мой пример: Получили {{6.operation.amount}} от {{6.operation.contragentName}} за {{6.operation.paymentPurpose}}

Когда бот получит информацию о платеже (больше 200 рублей), то пришлет сообщение: «Получили Х рублей от ООО “Ромашка” за услуги по автоматизации».

Это сообщение можно менять за счет переменных, которые присылает api банка в модуль webhook’a. Параметры найдете в разделе History, тыкнув на Operations на модуле.

Далее повторяем операцию для каждого из проджектов. Получится несколько одинаковых Telergam-модулей, но с разными Chat id.

Проджекты и их клиенты

Мы настроили уведомление менеджеров с нужным форматом сообщения. Теперь нужно сделать так, чтобы проджекты получали инфу только по своим клиентам. Для этого:

1. Создаем разветвление

Создаем модуль Flow Control и выбираем тип Router. Этот модуль должен встать между Webhook и Telegram

2. Далее создаем клиентский фильтр

Нажимаем на связь между роутером и Telegram, перед вами откроется знакомое окно создания фильтра.

3. Настраиваем первый фильтр

ИНН (параметр {{6.operation.contragentInn}}) равен (numeric equal to) 720000000

4. Нажимаем Add OR rule

Так мы создадим такие же условия для всех клиентов конкретного проджект-менеджера

5. Сохраняемся

6. Повторяем операцию для других проджектов

Матвей, СЕО агентства Flate Digital
Думаю, значение ИНН тоже можно получать в качестве переменной из какой-нибудь таблицы, но с этим я еще не разобрался. Пока управляю фильтрами вручную. Приходит новый клиент — добавляю ИНН к соответствующему менеджеру.

Вот и все! Вы красавчик/красавица! Теперь остается дождаться ближайших оплат от клиентов и убедиться, что проджекты получили сообщения в своего чат-бота.

Это уже не первый наш опыт автоматизации процессов. Ранее с помощью чат-бота мы уже проводили скрининг для масс-рекрутмента.

👉 Если у вас есть вопросы — пишите в личку или комментарии. Там вам ответит любезный ChatGPT (ОПЯЯЯТЬ?)