Сладкий или творческий: как выбрать подарок детям сотрудников и спланировать закупку

Каждую осень в компаниях повторяется одна и та же дискуссия: снова закупить детям сотрудников сладкие подарки или выбрать набор, которым ребёнок сможет пользоваться и после праздников.

Но для закупщика вопрос не сводится к тому, что детям нравится больше. Нужно учесть количество и возраст детей, возможные ограничения, полный бюджет с доставкой и дату, к которой подарки должны быть готовы к раздаче.

Ниже — практический разбор этих вопросов. Рекомендации подходят для работы с любым поставщиком. Условия BARAMBA, которая выпускает несладкие творческие наборы, вынесены отдельно.

Сладкий подарок: сильные стороны и ограничения

Коротко: сладкий подарок — привычный и понятный формат, но при закупке нужно отдельно учитывать состав, срок годности и условия хранения.

Сильные стороны:

— можно выбрать одну позицию на всех детей: одна спецификация, одна поставка, минимум сортировки;

— понятный праздничный формат, который не нужно отдельно объяснять сотрудникам;

— широкий выбор поставщиков и ценовых уровней.

Ограничения:

— Состав. У части детей могут быть пищевые ограничения. Это лучше учесть до закупки, а не в день раздачи.

— Срок годности и хранение. При планировании закупки нужно учитывать срок годности продукции и требования к её хранению.

— Короткий срок использования. Содержимое сладкого подарка обычно расходуется быстро, поэтому фирменная упаковка работает как носитель бренда в основном в момент вручения.

Творческий набор: сильные стороны и ограничения

Коротко: набор для рисования или творчества рассчитан на более длительное использование, но его важно подбирать с учётом возраста ребёнка.

Сильные стороны:

— набором можно пользоваться и после праздника, а упаковку оставить для хранения материалов;

— для него не нужно учитывать пищевые ограничения;

— неиспользованные наборы при соблюдении условий хранения можно оставить для следующей раздачи;

— фирменная упаковка остаётся у семьи дольше, чем упаковка съедобного подарка.

Ограничения:

— Возраст. Слишком простой набор может быть неинтересен ребёнку постарше, а сложный — не подойти младшему. При большом разбросе возрастов лучше предусмотреть несколько версий.

— Сроки брендирования. Логотип на упаковке добавляет этапы подготовки и согласования макета.

— Ожидания. Для некоторых семей Новый год традиционно связан со сладким подарком. В таком случае можно рассмотреть комбинированный вариант.

Сладкий или творческий: короткое сравнение

Сладкий подарок проще унифицировать: часто можно выбрать один вариант на всех. При этом нужно заранее проверить состав, срок годности и условия хранения.

Творческий набор требует более внимательного подбора по возрасту, зато рассчитан на многократное использование и не связан с пищевыми ограничениями.

У сладкого подарка возможность использовать остатки позже ограничена сроком годности. Творческие наборы при соблюдении условий хранения можно сохранить для следующей раздачи.

Брендирование тоже работает по-разному. На коробке со сладостями логотип в основном заметен во время вручения, а упаковка творческого набора может оставаться у ребёнка дольше.

Как учитывать возраст детей

Коротко: сначала определите распределение детей по возрастам, а потом выбирайте конкретные наборы.

Для планирования обычно достаточно количества детей каждого возраста. ФИО и даты рождения для самой закупки не нужны.

Для творческих наборов удобно заранее определить несколько возрастных групп и подобрать для каждой подходящую версию. Конкретные границы лучше сверять с возрастной маркировкой товаров.

Проверьте возрастную маркировку каждого набора. Она помогает понять, для какого возраста предназначены входящие в него товары.

Если возраст части детей неизвестен, заранее согласуйте с поставщиком наиболее универсальный вариант и разумный резерв.

Аллергии и ограничения

Коротко: закупщик не должен самостоятельно решать, какие продукты подходят конкретному ребёнку. Его задача — организовать закупку так, чтобы у родителей была информация о составе и возможность получить альтернативу.

Если компания собирает сведения о пищевых ограничениях, стоит заранее определить, действительно ли эти данные необходимы, кто получит к ним доступ и как долго они будут храниться. Диагнозы и другие лишние сведения для закупки собирать не нужно.

Состав сладкого подарка лучше запросить у поставщика в письменном виде и иметь возможность передать его родителям.

Для детей, которым основной вариант не подходит, можно предусмотреть альтернативный подарок сопоставимой стоимости.

Для творческих наборов у поставщика стоит запросить документы о соответствии на входящие в набор товары.

Медицинские вопросы остаются за родителями. Задача компании — дать им необходимую информацию до раздачи подарков.

Смешанный вариант

Коротко: небольшой сладкий подарок и творческий набор можно объединить, если компания хочет сохранить традиционный новогодний формат и одновременно подарить что-то для дальнейшего использования.

Но такой вариант сложнее с точки зрения логистики.

Обычно появляются две группы товаров, а иногда и два поставщика. Нужно заранее решить, где они будут объединяться: у поставщика, на складе компании или непосредственно перед раздачей.

У сладкой части при этом сохраняются требования к сроку годности и условиям хранения, поэтому сроки двух поставок нужно планировать отдельно.

Бюджет на сотню детей: как считать

Коротко: сравнивайте не только цену позиции в прайсе, а итоговую стоимость закупки.

В неё могут входить сам подарок, упаковка, брендирование, комплектация, доставка и условия по НДС.

Для сладкого варианта расчёт начинается с количества детей, умноженного на стоимость одной коробки, после чего добавляется доставка и другие дополнительные расходы.

Для творческих наборов, если используются разные версии по возрастам, отдельно считается количество каждого варианта. После этого добавляются брендирование и доставка, если они не входят в цену.

Для комбинированного варианта нужно сложить стоимость обеих частей и учесть расходы на их объединение и логистику.

Перед сравнением коммерческих предложений стоит уточнить:

— включён ли НДС в указанную цену;

— входит ли упаковка в стоимость;

— с какого тиража доступно нанесение логотипа;

— сколько стоит доставка в один и несколько городов;

— нужен ли резерв на случай изменения количества получателей.

Когда начинать закупку

Коротко: удобнее считать сроки назад от даты раздачи.

Последовательность для творческого набора с логотипом обычно выглядит так:

1. Определить количество детей и распределение по возрастам.
2. Выбрать формат подарка и количество версий.
3. Получить коммерческое предложение и согласовать договор.
4. Подготовить и согласовать макет упаковки с логотипом.
5. Произвести и собрать заказ.
6. Доставить его на склад компании или по адресам филиалов.
7. Распределить подарки и подготовить их к выдаче.

На согласование макета стоит заранее заложить время.

Для сладкой части дополнительно учитываются срок годности и условия хранения.

Если решение принимается незадолго до Нового года, стоит в первую очередь смотреть позиции в наличии и уточнять у поставщика, какое брендирование реально выполнить к нужной дате.

Что проверить у поставщика

До оплаты лучше получить письменные ответы по основным условиям заказа.

Уточните:

— цену за единицу и включён ли НДС;

— минимальный заказ;

— пороги тиража для разных вариантов брендирования;

— что входит в стоимость: упаковка, сборка, дополнительные вложения;

— можно ли заказать несколько версий под разные возрастные группы;

— сроки для позиций со склада и для заказов с логотипом;

— от какого момента считаются сроки производства;

— стоимость и географию доставки;

— договор, счёт, УПД и возможность ЭДО;

— документы о соответствии на товары;

— возрастную маркировку;

— для сладких подарков — состав, срок годности и условия хранения.

Условия BARAMBA

Этот раздел описывает условия автора публикации. При закупке их стоит сравнивать с предложениями других поставщиков.

BARAMBA собирает несладкие творческие наборы в упаковке-скворечнике. В наборы входят фломастеры, карандаши, акварель, пастель, кинетический песок, грим и другие товары для творчества.

Сладких подарков в ассортименте BARAMBA нет. Если компании нужен комбинированный вариант, сладкая часть закупается отдельно.

Актуальные условия:

Цена готовых наборов — от 510 до 1 646 ₽ за набор, НДС уже включён.

Минимальный заказ — от 20 наборов.

В одном заказе можно использовать 2–3 версии наборов для разных возрастов под единым макетом упаковки.

Макет с логотипом готовится за 24 часа.

Позиции в наличии — 1–3 рабочих дня.

Заказ с брендированием — 5–10 рабочих дней после согласования макета.

Шубер с логотипом доступен от 200 штук.

Индивидуальная коробка — от 2 000 штук.

Доставка бесплатная при заказе от 100 000 ₽.

Для юридических лиц доступны договор, УПД и ЭДО.

Например, 100 творческих наборов по текущему диапазону каталога стоят от 51 000 до 164 600 ₽ с НДС. При средней стоимости набора от 1 000 ₽ заказ на 100 детей достигает порога бесплатной доставки.

Состав наборов по возрастам и условия заказа можно посмотреть на странице подарков детям сотрудников: https://baramba.ru/podarki/detyam-sotrudnikov/

Что выбрать

Сладкий подарок подходит, когда важны привычный праздничный формат и простая схема раздачи, а ограничения по составу можно учесть заранее.

Творческий набор имеет смысл, когда нужен подарок для более длительного использования и есть возможность подобрать несколько вариантов под разные возрасты.

Комбинация подходит, когда компания хочет сохранить сладкую часть и добавить отдельный подарок, а сроки и бюджет позволяют организовать две категории товаров.

В любом случае закупку удобнее начинать не с конкретного набора, а с четырёх вещей: количества детей, их возрастов, бюджета и даты раздачи. После этого предложения поставщиков уже можно сравнивать по одинаковым условиям.

Готовые наборы и актуальные цены BARAMBA: https://baramba.ru/catalog/gotovye-nabory/