Один поставщик на всю спецификацию или несколько: где бизнес теряет меньше

Предприятию нужно закупить листовой металл, профильную трубу, уголок и швеллер. Один поставщик предлагает закрыть всю спецификацию за 1,06 млн рублей. Если распределить заказ между тремя компаниями, металл обойдётся в 1,015 млн. Разница в 45 тысяч рублей выглядит достаточно убедительно, чтобы выбрать второй вариант.

Однако после согласования цен закупка ещё далека от завершения. Металл предстоит доставить, разгрузить, проверить и оформить. При работе с несколькими компаниями расходы на эти операции могут оказаться выше полученной скидки. В результате более дешёвый по прайсу заказ иногда обходится предприятию дороже.

Разберём на конкретном расчёте, при каких условиях выгоднее работать с одним поставщиком, а когда имеет смысл разделить спецификацию.

Один поставщик на всю спецификацию: когда это выгодно

При комплексной закупке предприятие передаёт поставщику перечень необходимых материалов и получает предложение на весь заказ. При этом металл может поступать с разных заводов: поставщик самостоятельно занимается комплектацией и согласовывает с заказчиком условия отгрузки.

Для снабженца такая схема обычно удобнее. Вместо нескольких коммерческих предложений, договоров и комплектов документов нужно работать с одним контрагентом. Склад может заранее спланировать приёмку партии, а бухгалтерии потребуется меньше времени на обработку документов.

Особенно заметна разница при закупке небольших объёмов разных видов металлопроката. Допустим, цеху нужны две тонны листа, несколько сотен метров профильной трубы и небольшая партия уголка. Если заказывать каждую позицию отдельно, транспортные расходы могут составить ощутимую долю стоимости материалов.

Но комплексная поставка выгодна далеко не всегда. Некоторые позиции у такого поставщика могут стоить дороже, чем у специализированных компаний. Кроме того, если нужного размера или марки стали нет на складе, ожидание одной позиции иногда задерживает весь заказ.

Поэтому ещё до оплаты стоит уточнить наличие материалов и возможность частичной отгрузки. Иначе преимущество единой поставки легко обернётся проблемой с производственным графиком.

Несколько поставщиков: где появляется экономия и куда она исчезает

Когда спецификацию распределяют между несколькими компаниями, появляется возможность подобрать лучшие цены на отдельные позиции. Например, листовой прокат дешевле у одного продавца, профильная труба — у другого, а нужный швеллер есть в наличии только у третьего.

При больших объёмах разница в цене становится существенной. Если предприятие закупает десятки тонн металла, даже небольшая скидка на каждую тонну может оправдать дополнительные расходы на доставку.

Но чем больше поставщиков участвует в закупке, тем сложнее согласовать её исполнение. У каждой компании свои условия оплаты, сроки отгрузки и порядок оформления документов. Снабженцу приходится контролировать несколько заказов, а складу — принимать металл отдельными партиями.

Дополнительные затраты не всегда заметны сразу. Например, перевозка небольшой партии швеллера из соседнего региона может обойтись дороже, чем предполагалось при сравнении цен. Если машина приезжает вне согласованного графика, приходится менять время разгрузки и отвлекать сотрудников от других задач.

Сроки тоже имеют значение. Лист и трубы могут поступить вовремя, но задержка последней партии швеллера остановит изготовление конструкции. В таком случае предприятие уже оплатило большую часть материалов, а использовать их по назначению пока не может.

Впрочем, если разные позиции нужны производству в разные даты, отдельные поставки могут оказаться удобнее. Например, когда лист требуется сейчас, а профильная труба понадобится только через месяц, нет особого смысла привозить всё одновременно и занимать складские площади.

Расчёт: одна спецификация у одного поставщика или у трёх

Возьмём условный заказ металлопроката для небольшого производственного предприятия. В обоих вариантах закупаются одинаковые материалы в одинаковом количестве, с сопоставимыми условиями по НДС. Отличаются только поставщики и связанные с закупкой расходы.

Вариант А. Вся спецификация у одного поставщика

1. Стоимость металлопроката — 1 060 000 руб.
2. Доставка — 35 000 руб.
3. Согласование и сопровождение заказа — 10 000 руб.
4. Разгрузка и приёмка — 12 000 руб.

Общие затраты — 1 117 000 рублей.

Вариант Б. Спецификация разделена между тремя поставщиками

1. Стоимость металлопроката — 1 015 000 руб.
2. Доставка тремя партиями — 73 000 руб.
3. Согласование и сопровождение заказов — 24 000 руб.
4. Разгрузка и приёмка — 20 000 руб.

Общие затраты — 1 132 000 рублей.

На покупке самого металла второй вариант позволяет сэкономить 45 тысяч рублей. Но расходы на перевозку, сопровождение и приёмку увеличиваются на 60 тысяч. В итоге закупка у одного поставщика обходится на 15 000 рублей дешевле.

Цифры приведены для примера. Расходы на сопровождение и приёмку здесь включают условную оценку рабочего времени сотрудников и складских операций. Это управленческий расчёт затрат, а не обязательно дополнительные денежные выплаты. На практике нужно учитывать, какие расходы действительно меняются при выборе схемы закупки.

Результат может оказаться другим, если удастся объединить несколько партий в одну перевозку. При прочих равных сокращение дополнительных расходов второго варианта более чем на 15 тысяч рублей сделает закупку у трёх поставщиков выгоднее.

Поэтому сравнение коммерческих предложений лучше начинать с расчёта полной стоимости заказа. Цена металла за тонну показывает лишь часть будущих расходов.

Когда разделение спецификации действительно выгоднее

Предположим, предприятию требуется обычный сортовой прокат и небольшая партия нержавеющего листа определённой марки. Основной поставщик предлагает хорошие цены на стандартные позиции, но нужной нержавейки у него нет. Материал придётся заказывать отдельно, а цена с учётом доставки и наценки окажется заметно выше рыночной.

В такой ситуации стоит рассмотреть смешанную схему. Основную часть заказа можно оставить у комплексного поставщика, а нержавеющий лист приобрести у компании, которая специализируется на подобных материалах и располагает нужной маркой на складе.

Ещё один повод разделить закупку — сроки. Если один контрагент готов привезти почти всю спецификацию за неделю, но отдельную позицию обещает только через месяц, стоит проверить предложения других компаний. Особенно когда без этой позиции невозможно запустить следующий этап производства.

Всё зависит от состава заказа и производственного графика. Для распространённых видов проката комплексная поставка часто оказывается удобнее, а редкие марки стали и нестандартные размеры бывает выгоднее покупать отдельно.

При этом разделение спецификации должно иметь экономический смысл. Скидка в несколько тысяч рублей вряд ли оправдает организацию отдельной перевозки через половину страны.

Как выбрать оптимальную схему закупки

Чтобы сравнить предложения, снабженцу потребуется собрать данные по пяти основным пунктам.

1. Подготовить подробную спецификацию. Указать марки стали, размеры, количество, требования к качеству и обработке металла. Если поставщики считают разные варианты одной позиции, сравнение теряет смысл ещё до получения цен.

2. Запросить несколько предложений. Получить стоимость всей спецификации у комплексных поставщиков и отдельно проверить цены на наиболее дорогие или дефицитные позиции. Важно сразу уточнить наличие металла, условия оплаты и предполагаемые даты отгрузки.

3. Посчитать логистику и сопутствующие расходы. Узнать стоимость каждой перевозки, оценить затраты на разгрузку и приёмку. Стоит также учитывать рабочее время снабженцев и других сотрудников, особенно если обработка дополнительных заказов создаёт заметную нагрузку.

4. Сопоставить сроки с производственным графиком. Для каждой позиции определить дату, к которой металл должен быть на предприятии. Если задержка материала может остановить работу цеха, необходимо оценить возможные потери и вероятность такого сценария.

5. Рассчитать полную стоимость закупки. Сложить стоимость металла, доставки и остальных расходов для каждого варианта. После этого можно сравнить результат и выбрать схему, которая обеспечивает нужную комплектность к установленному сроку.

При регулярных закупках такой расчёт полезно сохранять. Через несколько месяцев у предприятия появятся собственные данные о стоимости доставки, трудозатратах и соблюдении сроков конкретными поставщиками. С ними выбирать между комплексной и раздельной закупкой будет значительно проще.

Где бизнес действительно теряет меньше

Если предприятие покупает небольшие партии разных видов металлопроката, работа с одним поставщиком часто помогает сократить затраты на логистику и организацию закупки. Особенно когда все позиции есть в наличии и их можно привезти одной партией.

Для крупных заказов с существенной разницей в ценах или сложной спецификацией выгоднее может оказаться работа с несколькими компаниями. Иногда достаточно вынести к отдельному поставщику одну дорогую или дефицитную позицию, чтобы заметно уменьшить стоимость закупки.

Количество поставщиков здесь вторично. Важнее, сколько предприятие потратит на получение всего необходимого металла к нужной дате и какие риски возникнут при исполнении заказа.

Если вашему предприятию требуется несколько видов металлопроката, направьте спецификацию в ПКФ «Метинвест-Сервис». Компания поставляет листовой, сортовой и фасонный металлопрокат, предлагает услуги резки и доставки. Полученное коммерческое предложение поможет оценить стоимость комплексной поставки и сравнить её с закупкой у нескольких контрагентов.