Ваш глобальный талант — под контролем: как EasyStaff Payroll помогает компаниям работать с международными фрилансерами

Представьте, что вы нашли идеального специалиста. Его опыт — именно то, чего не хватало вашему проекту. Портфолио впечатляет, навыки подходят, мотивация высокая. Есть только один нюанс: он находится в другой стране.

На первом этапе это кажется технической деталью. Но очень быстро появляются практические вопросы, которые становятся частью операционной реальности. Чем больше фрилансеров, стран, валют и способов выплат, тем сложнее управлять процессом вручную.

Я Юлия Батальцева, директор по маркетингу экосистемы EasyStaff. В этой статье я расскажу, как EasyStaff Payroll помогает компаниям выстроить более прозрачный и управляемый процесс работы с фрилансерами: от подключения компании и исполнителей до выплат и закрывающих документов.

Что такое платформа для управления фрилансерами

Платформа для управления фрилансерами помогает компаниям централизованно работать с внешними исполнителями, оформлять выплаты и получать документы по операциям.

EasyStaff Payroll — это платформа для управления фрилансерами и проведения платежей по B2B-договору. Компания работает через личный кабинет: добавляет компанию, приглашает получателей платежей, пополняет баланс, ставит задачи на выплату и получает документы по операциям.

Такой подход особенно важен для бизнеса, который работает с распределенными командами и фрилансерами в разных странах. Вместо разрозненных переводов, таблиц и переписок компания получает единый процесс: задача, сумма, валюта, получатель, приемка результата и документы.

Почему прямые выплаты международным фрилансерам требуют внимания

Работа с исполнителями в разных юрисдикциях — это не только вопрос перевода денег. Компании важно понимать, как подтвердить расходы, какие документы остаются после выплаты и как хранится история операций.

При ручном процессе часто возникают типовые сложности:

1. данные о подрядчиках находятся в разных таблицах;
2. платежные реквизиты собираются вручную;
3. документы приходится запрашивать отдельно;
4. бухгалтерии сложно сопоставить оплату, задачу и подтверждающий документ;
5. при работе с несколькими странами появляются разные способы выплат, валюты и ограничения.

Ошибки в оформлении международных выплат могут привести к дополнительным вопросам со стороны бухгалтерии, банка, аудиторов или контролирующих органов. Поэтому компаниям важно заранее выстроить понятный процесс: кто получает выплату, за какую задачу, в какой валюте, каким способом и какие документы формируются по итогам операции.

Интеллектуальная собственность: важный вопрос при работе с подрядчиками

При работе с разработчиками, дизайнерами, авторами текстов, маркетологами и другими специалистами компаниям важно заранее определить, кому принадлежат результаты работы.

Если подрядчик создает код, дизайн, контент или другой результат интеллектуального труда, вопрос передачи прав лучше не оставлять «на потом». В EasyStaff Payroll можно заключить договор о передаче прав интеллектуальной собственности, согласно которому исполнитель передает интеллектуальные права компании.

Это особенно важно для компаний, которые создают цифровые продукты, рекламные материалы, дизайн, бренд-активы, тексты, программный код или другие результаты, которые используются в бизнесе.

Как EasyStaff Payroll помогает упорядочить работу с фрилансерами

EasyStaff Payroll — это не просто способ отправить деньги исполнителю. Это платформа, которая помогает компании организовать процесс выплат фрилансерам через B2B-договор и получать закрывающие документы по операциям.

Компания работает с EasyStaff Payroll по B2B-договору. Получатели платежей добавляются в личном кабинете и самостоятельно заполняют личные данные и платежные реквизиты. После этого компания может пополнять баланс, ставить задачи на выплату и проводить оплату после приемки результата.

После приемки задачи оплата в течение 1–3 рабочих дней отправляется получателю. Все платежи производятся от юрлица EasyStaff UAB.

Как устроен процесс работы

Процесс подключения и работы выглядит так:

1. Компания регистрируется в личном кабинете.
2. Добавляет компанию в разделе My companies → Add new.
3. Подписывает договор онлайн через XodoSign.
4. Добавляет получателей платежей через Freelancers → Invite.
5. Получатели самостоятельно заполняют личные данные и платежные реквизиты.
6. Компания пополняет баланс.
7. Компания создает задачи на выплату.
8. После приемки задачи оплата отправляется получателю в течение 1–3 рабочих дней.

Создание личного кабинета занимает около 10 минут. Тариф по умолчанию — 7%; для его изменения нужно обратиться к EasyStaff.

Документы для заказчика и исполнителя

Одна из ключевых задач EasyStaff Payroll — предоставить документы, которые помогают компании подтверждать операции и системно вести работу с фрилансерами.

Для заказчика доступны:

1. договор об оказании услуг;
2. инвойс при пополнении баланса (формируется в разделе Operations → Funding);
3. инвойс при завершении задачи (формируется после приемки задачи в разделе Operations → Charge);
4. акт сверки (доступен в разделе Accounting → Add new Reconciliation act);
5. налоговый инвойс за период (доступен в разделе Accounting → Add new MonthlyTaxInvoice);
6. договор о передаче прав интеллектуальной собственности.

Для исполнителя доступны договор об оказании услуг и инвойс. В инвойсе указывается категория из предложенных и название задачи, которое компания вводит при создании задачи на выплату. Это помогает связать выплату с конкретной работой и упростить внутренний учет.

Способы выплат

EasyStaff Payroll поддерживает выплаты фрилансерам в странах СНГ и других регионах мира.

Доступные способы зависят от страны получателя:

1. банковский перевод по реквизитам счета;
2. PayPal — для доступных направлений;
3. криптовалюта USDT TRC-20;
4. перевод по номеру банковской карты — для доступных направлений и валют.

Для отдельных стран СНГ действуют ограничения по способам выплат, валютам и банкам. Выплаты возможны на карты и счета физических лиц, индивидуальных предпринимателей и компаний в банках, которые не находятся под санкциями ЕС.

Конвертация валюты проходит по внутреннему курсу EasyStaff без комиссии.

Тарифы EasyStaff Payroll

В EasyStaff Payroll доступны тарифы FIX, 5%, 7%, 8% и 10%. Комиссия добавляется к сумме каждой задачи.

Сумма одной задачи — не более 7 000 USD/EUR или эквивалента в локальной валюте для отдельных направлений.

Тариф FIX действует при пополнении баланса банковским или криптовалютным переводом. На тарифе FIX комиссия зависит от метода вывода получателем:

1. 42 USD + 1% от суммы выплаты — при выплате в криптовалюте;
2. фиксированная сумма в локальной валюте + процент от суммы выплаты — при выплате на карту или банковский счет в отдельных странах СНГ;
3. 39 EUR / 42 USD + 3% от суммы выплаты — при выплате на карту в доступных международных направлениях;
4. 39 EUR / 42 USD — при выплате на PayPal или банковский счет в доступных международных направлениях.

Тариф FIX подходит при выплатах от 1000 EUR/USD за одну задачу.

При пополнении баланса банковским или криптовалютным переводом действуют процентные тарифы:

1. 5%, если нет выплат в локальных валютах отдельных стран СНГ или на банковские карты;
2. 7%, если есть выплаты в локальных валютах отдельных стран СНГ или на банковские карты.

При пополнении баланса картой в личном кабинете действуют тарифы:

1. 8%, если нет выплат в локальных валютах отдельных стран СНГ или на банковские карты;
2. 10%, если есть выплаты в локальных валютах отдельных стран СНГ или на банковские карты.

Типовые сценарии использования EasyStaff Payroll

Ниже — условные сценарии, которые показывают, как платформа может помочь компаниям упорядочить выплаты и документы при работе с фрилансерами в разных странах. Конкретные налоговые и юридические требования зависят от страны, статуса исполнителя, характера услуг и должны оцениваться индивидуально.

Сценарий 1: IT-компания и разработчик в другой стране

IT-компания нашла разработчика в другой стране и хочет привлечь его к проекту как независимого подрядчика. Основные вопросы компании: как провести оплату, как связать выплату с конкретной задачей и какие документы останутся после операции.

Через EasyStaff Payroll компания добавляет исполнителя в личный кабинет, создает задачу на выплату, указывает сумму, валюту и описание работы. После приемки результата платформа отправляет выплату исполнителю в течение 1–3 рабочих дней, а компания получает документы по операции.

Если разработчик создает код или другой результат интеллектуального труда, компания может отдельно заключить договор о передаче прав интеллектуальной собственности.

Сценарий 2: E-commerce компания и международный подрядчик

E-commerce компания работает с подрядчиком из другой страны, который помогает развивать партнерскую сеть. Раньше выплаты проводились вручную: часть данных хранилась в таблицах, документы собирались отдельно, а бухгалтерии приходилось сопоставлять платежи и задачи.

С EasyStaff Payroll компания переводит процесс в единый личный кабинет. Подрядчик самостоятельно заполняет личные данные и платежные реквизиты, компания пополняет баланс, создает задачу и после приемки результата проводит выплату. Исполнитель выбирает доступный способ получения средств в зависимости от страны и реквизитов, а компания получает закрывающие документы по операции.

Сценарий 3: креативное агентство и дизайнер

Креативное агентство работает с дизайнером, который предпочитает получить выплату в USDT TRC-20. Для агентства важно не проводить процесс вручную и сохранить документы по операции.

Агентство пополняет баланс EasyStaff Payroll доступным способом, создает задачу, указывает категорию и название работы. После приемки результата дизайнер получает выплату на USDT-кошелек TRC-20, а агентство получает документы, связанные с этой задачей.

Что получает бизнес

EasyStaff Payroll помогает компаниям сделать процесс работы с фрилансерами более прозрачным и управляемым.

Компания получает:

1. единый личный кабинет для работы с фрилансерами;
2. выплаты в странах СНГ и других регионах мира;
3. разные способы вывода средств для получателей;
4. закрывающие документы для обеих сторон;
5. возможность заключить договор о передаче прав интеллектуальной собственности;
6. конвертацию валюты в личном кабинете без комиссии;
7. понятные тарифы на выбор — процент от суммы или FIX;
8. хранение операций и документов в личном кабинете.

Для получателей вывод средств бесплатный.

Как начать работать

Чтобы начать работу с EasyStaff Payroll,  нужно зарегистрироваться в личном кабинете, добавить компанию и подписать договор онлайн через XodoSign. После этого можно приглашать получателей платежей, пополнять баланс и создавать задачи на выплату.

Если компания хочет посмотреть демо-версию, можно создать личный кабинет с тестовой компанией и сообщить EasyStaff email, с которого была сделана регистрация.

Заключение

Мир труда стал глобальным: компании все чаще находят сильных специалистов за пределами своей страны. Но вместе с возможностями появляются операционные вопросы: как провести выплату, какие документы получить, как учитывать валюту, способ вывода и страну получателя.

EasyStaff Payroll помогает компаниям централизовать выплаты фрилансерам, работать по B2B-договору и получать закрывающие документы по операциям. Это делает процесс более понятным для бизнеса, бухгалтерии и исполнителей.

Вместо ручного управления платежами, таблицами и разрозненными документами компания получает единый процесс: добавить исполнителя, поставить задачу, принять результат, провести выплату и получить документы.

EasyStaff Payroll помогает сосредоточиться на работе с талантами — а выплаты и документы перевести в управляемый процесс.