Магическая уборка в CRM: как метод Мари Кондо помогает разгрести «кладбище лидов» и найти деньги
Вы открываете CRM, а там — красное море. Просроченные задачи, сделки, висящие с 2021 года с комментарием «думают», и дубликаты контактов.
Знакомая картина?
Это не инструмент продаж. Это балкон в хрущевке, заваленный старыми лыжами и банками с краской.
Меня зовут Евгений Васильев, я основатель Gratio.tech. За 12+ лет в продажах я понял одну вещь: бардак в CRM — это всегда бардак в кассе. Менеджеры боятся закрывать «мертвые» сделки, создавая иллюзию бурной деятельности. А собственник смотрит в отчет и видит миллионы в "пайплайне", которых на самом деле не существует.
Сегодня я расскажу о мысли, которая была со мной ещё на заре карьеры. Исследуя вопрос организации быта, я открыл для себя метод наведения порядка Мари Кондо (KonMari) и предлагаю способ, как эти принципы адаптировать под суровые реалии B2B-продаж. Вас ждёт готовый манифест, который можно повесить в базе знаний отдела продаж.
Почему мы храним хлам (в жизни и в CRM)?
Психология накопительства в продажах работает так же, как и дома. Менеджер рассуждает: «Ну, клиент же не сказал категорическое "НЕТ". Вдруг он через полгода проснется? Пусть повисит». В итоге воронка продаж превращается в кладбище надежд. Чем это опасно для бизнеса:
Расфокус. Менеджер тратит время на прозвон «зомби», вместо того чтобы искать новых, живых клиентов.
Искаженная аналитика. Вы думаете, у вас конверсия 10%, а по факту — 2%, потому что знаменатель раздут мусором.
Технические тормоза. База на 100 000 контактов, из которых 80% неактуальны, замедляет работу любого портала, будь то Bitrix24 или amoCRM.
Сейчас я говорю команде: пустая воронка с 5 реальными клиентами лучше, чем забитая воронка с 50 фантазиями.
Что такое метод KonMari для отдела продаж?
Мы предлагаем подход, который называем «Чистая CRM». Это не просто регламент, это философия отношения к данным. Суть метода Мари Кондо — оставлять только то, что «вызывает радость» (spark joy). В бизнесе «радость» — это деньги или перспектива сделки. Всё остальное — шум. Ниже памятка. Берём, распечатываем её и вешаем на видное место в отделах продаж.
✨ Манифест Чистой CRM для роста продаж
В CRM, как и в доме, бардак блокирует энергию. Мы не храним хлам — мы зарабатываем деньги. Следуйте этим 5 принципам, чтобы ваша воронка приносила радость (и бонусы).
1. Правило искры (Spark Joy) ⚡
Посмотрите на сделку. Она вызывает уверенность в продаже? Видите деньги в конце пути?
ДА: Отлично, работаем дальше. Планируем следующий шаг.
НЕТ: Если сделка вызывает только тяжесть, чувство вины и ощущение «висяка» — это сигнал.
2. Ритуал прощания 👋
Не удаляйте сделки со злостью или страхом «пустой воронки». Если клиент «динамит» вас уже 3 месяца:
Откройте карточку. Мысленно (или вслух) скажите: «Спасибо за опыт и за то, что научили меня работать с возражениями». С легким сердцем отправляйте в «Отказ/Архив».
Инсайт: отказ клиента — это не ваш провал. Это освобождение места для того, кто скажет «Да».
3. Каждой вещи — своё место 🗂
В доме носки не лежат в холодильнике. В CRM данные не должны валяться где попало. Телефон — строго в поле «Телефон» (иначе телефония не сработает при клике). Суть договоренностей — в Комментарии. Дата следующего звонка — в Деле/Задаче.
Никогда не пишите важную информацию «на стикере» (в названии сделки). Название сделки «ООО Ромашка, перезвонить в мае, хотят скидку» — это мусор. Название должно быть чистым: «ООО Ромашка | Поставка оборудования».
4. Нет сделок-сирот 📅
В системе KonMari вещи хранятся вертикально, чтобы их было видно. В CRM сделка должна быть видна в календаре.
Железное правило: у каждой открытой сделки всегда должна стоять актуальная задача с датой и временем.
Нет задачи = вы бросили клиента = мы потеряли деньги.
5. Пятничная уборка (15 минут) 🧹
Каждую пятницу за 15 минут до конца рабочего дня проведите мини-фестиваль чистоты. Чек-лист:
[ 1 ] Счетчики: красные кружочки (просроченные дела) = 0. Перенесите или закройте.
[ 2 ] Входящие: разобраны полностью (конвертированы в сделки или забракованы).
[ 3 ] Зависшие: закройте минимум 3 «мертвые» сделки, которые тянете из жалости.
Главная мудрость: мы храним в CRM не воспоминания о разговорах, а планы на прибыль. Держите базу в чистоте, и продажи пойдут в гору! 🚀
Как перенести это в «цифру»?
Манифест — это круто, но человеческий фактор никто не отменял. Как системный интегратор, я знаю: если можно не делать — сотрудник не сделает.
Поэтому в Gratio мы подкрепляем философию автоматизацией в Bitrix24:
Обязательность полей. Менеджер физически не сможет перевести сделку на стадию «Коммерческое предложение», если не заполнит поле «Бюджет» или «ЛПР». Система просто не даст создать бардак.
Авто-задачи. При смене стадии робот сам ставит задачу: «Связаться через 3 дня». Это страховка от принципа «Нет сделок-сирот».
Авто-реанимация (или авто-смерть). Если по сделке нет активности 30 дней, робот может сам отправить её в «Отказ» с причиной «Автоматическое закрытие из-за бездействия». Это жестоко, но отрезвляет менеджеров.
Итог: уроки японского конвейера
Почему японцы делают самые надежные машины в мире? Потому что они придумали Канбан и философию устранения потерь (Muda). На заводе Toyota деталь лежит ровно там, где она должна лежать. Там нет лишнего.
Ваша CRM — это тот же заводской конвейер.
Если в систему попадает мусор, конвейер либо встает, либо начинает выпускать брак. Вы смотрите в отчеты и видите цифры, которым нельзя верить. А управлять бизнесом, опираясь на неточные данные — это как вести машину с завязанными глазами, слушая подсказки пассажира.
Лучше работать меньше, но качественнее. Лучше иметь в воронке 20 сделок, в которых вы уверены на 100%, чем 200 «полуживых» надежд, размывающих фокус внимания.
Доверяй, но проверяй: инструмент для руководителя
Повесить Манифест на стену — это «мягкая сила» и мотивация. Но любая система, даже японская, держится на контроле качества.
Чтобы чистота не исчезла через неделю, РОП должен регулярно проводить аудит. Не перебирать руками тысячи карточек, а точечно смотреть в узкие места.
Я подготовил технический чек-лист для РОПа: «Как за 5 минут понять, что в CRM начинается гниение». Там сухая техника: какие фильтры выставить в Bitrix24, на какие 3 показателя смотреть в пятницу вечером и какие вопросы задать сотруднику.
Хотите получить этот чек-лист?
Напишите на почту: bitrix@gratio.team с темой письма «хочу чеклист ропа». В ответ пришлю PDF-инструкцию. Без спама и подписок, только польза.
Нужна помощь с наведением порядка?
В Gratio.tech мы не просто настраиваем софт. Мы помогаем выстроить операционную систему бизнеса. Если чувствуете, что ваша CRM превратилась в кладовку, а процессы буксуют — приходите, разберем.
Порядок и системность — это фундамент. Хаос может быть очаровательным на старте стартапа, но деньги любят тишину и чистоту.