Отказное письмо на товар: что это, как правильно оформить, для чего необходимо и сколько стоит

Отказное письмо на товар — это официальный документ (как правило, от аккредитованного органа по сертификации или профильной организации), который подтверждает, что продукция не подлежит обязательной сертификации/декларированию по действующим техрегламентам ЕАЭС, ГОСТ Р и перечням обязательного подтверждения соответствия.

Важное отличие от сертификата или декларации в том, что отказное письмо не подтверждает качество или безопасность, а фиксирует правовой статус товара: «обязательных разрешительных документов не требуется». На практике оно нужно, чтобы снять вопросы у маркетплейсов, торговых сетей, таможенных представителей и B2B-контрагентов, когда для вывода товара на рынок просят «сертификат», но он по закону не оформляется.

Чаще всего отказное письмо требуется в типовых ситуациях: при размещении карточек на маркетплейсах, участии в тендерах, заключении договоров поставки, ввозе импорта и прохождении внутреннего комплаенса у сетей. Его оформляют на товары, которые не попадают под обязательные требования (например, отдельные категории сувенирной продукции, аксессуары, часть хозяйственных изделий, некоторые материалы и комплектующие — всё зависит от кода ТН ВЭД/ОКПД2 и назначения). Стоимость отказного письма на товар складывается из работ по идентификации продукции и подбору корректной нормативной базы; на цену влияют количество позиций, сложность классификации, срочность и объём ассортимента (чем больше SKU и спорнее назначение/состав, тем выше трудозатраты и риск запросов уточнений).

Ориентироваться по рынку стоит не только по «ценнику за письмо», но и по составу услуги: корректное определение кодов, формулировок назначения, перечня нормативных актов и ответственности исполнителя.

Чтобы избежать переплат, проверьте, что в договоре и счёте закреплено, что именно вы получаете:

1. отказное письмо на товар выдается на бланке уполномоченной организации (органа по сертификации) с подписью/печатью;
2. перечень товаров/моделей/артикулов и корректные коды (ТН ВЭД/ОКПД2) с основанием «почему не требуется»;
3. сроки выдачи, формат (скан/оригинал), порядок исправлений при замечаниях;
4. условия сопровождения при отклонении маркетплейсом/сетью и ответственность за ошибки классификации.

Маркетплейсы и сети обычно проверяют реквизиты организации, соответствие товара формулировкам в письме, совпадение артикула/модели, материалов и назначения, а также актуальность ссылок на нормативные документы; частые причины отклонения — «обобщённые» названия без характеристик, неверный код, отсутствие подписи/печати, несоответствие фото/описания карточки тому, что указано в письме. Хранить документ можно в электронном и бумажном виде: для загрузки на площадки обычно достаточно скана, но в B2B и при проверках иногда просят оригинал.

Обновление требуется при изменениях в составе/назначении товара, расширении ассортимента, появлении наборов/комплектов и товаров из разных материалов, а также при изменении законодательства. Из частых кейсов: импорт (когда таможенный брокер просит документ для «закрытия» вопроса по разрешиловке), собственная торговая марка (важно связать письмо с маркировкой и артикулами), наборы/комплекты (проверяют каждую составляющую), товары с разными материалами (может меняться код и статус). Оформить документ можно как на партию, так и на ассортимент — зависит от практики органа и точности описания; оригинал нужен не всегда, но лучше иметь; при изменениях — запрашивают корректировку/новое письмо; альтернатива — сертификат/декларация (если всё-таки требуется) или добровольная сертификация, когда нужно подтвердить качество для продаж, а не только правовой статус.

Для чего необходимо отказное письмо: задачи и сферы применения

Для маркетплейсов (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и др.) и интернет-магазинов отказное письмо часто требуется при добавлении карточки товара и прохождении модерации. Если категория продукции не попадает под обязательное подтверждение соответствия, площадка все равно может запросить документ, чтобы убедиться в законности размещения и продаже. Наличие отказного письма снижает вероятность блокировок, ускоряет запуск продаж, повышает доверие к поставщику и помогает избежать лишних запросов по документам при обновлении ассортимента.

Для таможни, логистики, поставок в сети и участия в тендерах отказное письмо используется как аргументированное подтверждение отсутствия обязательных разрешительных документов. Оно может потребоваться при оформлении импортных/экспортных партий, взаимодействии с логистическими операторами, поставках в федеральные и региональные торговые сети, а также при подготовке тендерной документации. В таких случаях документ помогает избежать задержек на этапах согласования и приемки, а также снижает риск возврата или приостановки поставки из‑за «нехватки» сертификатов.

Чтобы правильно оформить отказное письмо, важно корректно идентифицировать товар (наименование, назначение, состав/материал, код ТН ВЭД или ОКПД2) и сослаться на актуальные техрегламенты и перечни продукции. Стоимость отказного письма зависит от сложности идентификации, количества позиций и необходимости анализа кодов и описаний: чем шире ассортимент и больше вариантов применения, тем выше объем работы. В результате документ закрывает ключевую задачу — официально подтверждает, что обязательная сертификация не требуется, и позволяет без лишних препятствий продавать и поставлять товар.

Нормативная база: на что опираются при выдаче отказного письма

В первую очередь ориентируются на требования ТР ТС/ЕАЭС: именно технические регламенты Таможенного союза/ЕАЭС определяют, подпадает ли товар под обязательное подтверждение соответствия. Дополнительно учитывают ГОСТ/ТУ — они описывают характеристики и назначение продукции, что помогает корректно идентифицировать товар и сопоставить его с областью применения регламентов.

На практике проверка строится на сопоставлении кода ТН ВЭД/ОКПД2, назначения и состава товара с перечнями продукции, для которой требуется декларация/сертификат или иные разрешительные документы.

Чтобы понять, на что именно ссылаются при выдаче отказного письма, обычно используют такие источники и критерии:

1. технические регламенты ТР ТС/ЕАЭС и их области применения/исключения;
2. действующие ГОСТ и/или ТУ на продукцию (при наличии), описание состава и назначения;
3. постановление Правительства РФ №2425;
4. коды ТН ВЭД/ОКПД2 и корректное наименование товара в сопроводительных документах.

Выдавать отказные письма вправе уполномоченные органы по сертификации (аккредитованные в установленном порядке) и профильные организации, работающие в сфере подтверждения соответствия. Корректные формулировки в документе обычно звучат нейтрально и юридически точно: «продукция не подлежит обязательной сертификации/декларированию в рамках ТР ТС/ЕАЭС при заявленном назначении», «не включена в перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия». Именно такие формулировки помогают использовать отказное письмо по назначению — для таможни, маркетплейсов, контрагентов — и избежать ошибок, влияющих на сроки оформления и стоимость услуги.

Виды отказных писем и форматы документов

Отказное письмо по сертификации/декларированию (ТР ТС/ЕАЭС) оформляется, когда товар не попадает под действие технических регламентов Таможенного союза/ЕАЭС и, соответственно, не требует обязательного сертификата или декларации соответствия. В тексте обычно указывают наименование продукции, коды (ТН ВЭД/ОКПД2 при необходимости), назначение, а также ссылки на применимые ТР ТС/ЕАЭС и основания, почему требования не распространяются на товар. На практике такое письмо предъявляют таможенным представителям, логистам, проверяющим органам и партнёрам, чтобы подтвердить законность оборота продукции без разрешительной документации.

Отказное письмо для маркетплейсов/контрагентов требуется для размещения карточек товара и прохождения проверок комплаенса у Wildberries, Ozon, Яндекс Маркета и других площадок, а также по запросу оптовых покупателей, сетей и корпоративных клиентов. Формат документа обычно адаптируют под требования конкретной площадки или договора: важно, чтобы формулировки были однозначными и исключали трактовки о необходимости сертификации/декларации. Письмо о неподлежаемости госрегистрации (при необходимости) оформляют, когда дополнительно нужно подтвердить, что товар не относится к продукции, подлежащей государственной регистрации (например, по санитарно-эпидемиологическим требованиям), — это снижает риски отказа в приёмке товара и ускоряет согласования с контрагентами.

Какие товары чаще всего оформляют по отказному письму (примеры категорий)

Понимание, на какие позиции обычно оформляют отказное письмо и когда оно не подходит, помогает правильно подготовить пакет документов и не терять время и деньги.

Непродовольственные товары — самая частая группа, по которой действительно можно оформить отказное письмо (при условии корректного кода ТН ВЭД/ОКПД2 и отсутствия требований по ТР ЕАЭС). Обычно это простые изделия, не попадающие в обязательное подтверждение соответствия:

1. аксессуары и бижутерия (вне категорий, подпадающих под отдельные регламенты)
2. сувениры и подарочная продукция
3. хозяйственные товары (часть ассортимента: щетки, прищепки, простые принадлежности)
4. канцелярские товары (папки, файлы, наклейки, зажимы, некоторые письменные принадлежности)
5. элементы декора,  товары для творчества (в зависимости от состава и назначения)

Продовольственные и смежные позиции — зона, где отказное письмо часто невозможно, потому что на продукты питания и ряд сопутствующих товаров действуют специальные требования безопасности и маркировки. Для такой продукции вместо отказного письма обычно нужны другие документы: декларация/сертификат по техрегламентам, СГР (если требуется), ветеринарные/фитосанитарные документы, а также корректная документация по составу и назначению. Поэтому перед оформлением важно проверить категорию, состав, способ применения и коды: это определяет, можно ли обойтись отказным письмом или потребуется полноценное подтверждение соответствия (что напрямую влияет на сроки и стоимость оформления).

Как правильно оформить отказное письмо: структура и обязательные реквизиты

Такое письмо часто требуется для маркетплейсов, таможни, оптовых покупателей и при заключении договоров поставки. Чтобы документ приняли без дополнительных запросов, важно правильно оформить документ и указать все обязательные сведения — тогда вы сэкономите время и избежите задержек отгрузки.

В структуре отказного письма должно быть чётко прописано, кто обращается и на какую продукцию оформляется документ. Обязательно указываются данные заявителя (наименование, ИНН/ОГРН, адрес), точное наименование товара и его описание (назначение, состав/материал, модель/артикул при наличии). Ключевой реквизит — коды ТН ВЭД и/или ОКПД2, поскольку именно по ним обычно определяется необходимость обязательного подтверждения соответствия. Также приводится основание выдачи: ссылки на нормы/перечни/техрегламенты, по которым делается вывод о непопадании товара под обязательные требования. В конце должны стоять подпись уполномоченного лица и при необходимости печать организации, выдавшей документ.

Частые причины отказа в принятии письма связаны с типовыми ошибками. На первом месте — неверные коды ТН ВЭД/ОКПД2: даже небольшое расхождение может изменить требования к товару. Вторая ошибка — слишком обобщённые наименования (например, «аксессуары», «товары для дома») без характеристик и идентификаторов, из‑за чего невозможно сопоставить письмо с фактической продукцией. Также нередко отсутствуют приложения (перечень ассортимента, спецификация, фото, карточки товара), хотя они помогают подтвердить идентичность товара. Отдельная проблема — несоответствие партии или ассортимента: в письме указаны одни позиции, а поставляется или размещается на маркетплейсе другой набор товаров.

Если вам важно быстро получить корректное отказное письмо и понимать, сколько стоит оформление, ориентируйтесь на точность данных и полноту комплекта документов с самого начала. Чем детальнее описан товар и чем правильнее подобраны коды, тем меньше риск доработок и тем быстрее документ будет принят контрагентом, площадкой или контролирующим органом.

Пошаговая процедура получения отказного письма

Правильно оформленное отказное письмо помогает избежать блокировок карточек, задержек поставок и дополнительных запросов документов, а стоимость зависит от категории товара, объёма номенклатуры и срочности.

Первый этап — подготовка данных о товаре. Чем точнее исходная информация, тем быстрее проводится проверка и тем меньше вероятность, что потребуется уточнение или повторная подача. Обычно собирают:

1. описание товара и назначение;
2. состав/материалы и ключевые характеристики;
3. фото изделия и упаковки;
4. инструкцию, этикетку, маркировку (при наличии).

Далее выполняется подача заявки и проверка обязательности подтверждения соответствия. Специалист анализирует предоставленные данные, сопоставляет товар с действующими перечнями и техрегламентами, при необходимости уточняет код ТН ВЭД/ОКПД2 и формулировки. После этого происходит согласование текста отказного письма: в документе корректно указывают наименование продукции, идентифицирующие признаки и основание, по которому товар не подлежит обязательной сертификации/декларированию.

Финальный шаг — выдача документа: отказное письмо оформляется на бланке уполномоченной организации, с подписью и печатью, и передаётся в электронном виде и/или на бумаге. Такой порядок помогает получить документ без ошибок и принять его у маркетплейсов и партнёров с первого раза, а итоговая цена формируется с учётом сложности классификации товара и количества позиций в заявке.

Какие документы и сведения понадобятся от заявителя

Для оформления отказного письма на товар заявителю нужно заранее подготовить базовый пакет данных о компании и продукции. Отказное письмо подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию в рамках действующих требований, поэтому ключевая задача — корректно идентифицировать продукцию (наименование, назначение, состав/материалы, код ТН ВЭД или ОКПД2 при наличии) и связать её с вашим юридическим лицом. Чем точнее будут сведения, тем быстрее можно оформить документ и рассчитать стоимость услуги.

Для производителя/импортёра/продавца обычно запрашивают учредительные документы и сведения о заявителе: реквизиты компании, ИНН/ОГРН, уставные данные (при необходимости), а также документы, подтверждающие происхождение и оборот товара. Это могут быть договоры поставки/дистрибуции, инвойсы, спецификации, товаросопроводительные документы, техническое описание и фото маркировки. Если товар импортный, полезно заранее подготовить документы, где фигурируют артикулы и наименования — они часто переносятся в отказное письмо без изменений.

Дополнительно состав пакета может зависеть от канала продаж. Маркетплейсы и розничные сети нередко устанавливают собственные требования к формату и содержанию: могут попросить отказное письмо на конкретный бренд, артикулы, линейку товаров, а также расширенное описание и коды. Таможня и логистика, в свою очередь, при проверках могут запросить документы, подтверждающие классификацию по ТН ВЭД, сведения о составе и назначении, а также копии договоров и инвойсов. Поэтому, чтобы избежать задержек и повторного оформления, лучше сразу сообщить, где именно будет использоваться отказное письмо (маркетплейс, сеть, импорт/экспорт) и предоставить полный перечень позиций.

Срок оформления и срок действия отказного письма

Сроки оформления отказного письма на товар зависят от объёма номенклатуры и корректности исходных данных (наименование, описание, код ТН ВЭД/ОКПД2, производитель). В стандартном режиме подготовка документа обычно занимает 1–3 рабочих дня: специалист проверяет, подпадает ли продукция под требования техрегламентов ЕАЭС и обязательной сертификации/декларирования, после чего формируется отказное письмо для маркетплейсов, таможни или контрагентов. Срочное оформление возможно быстрее — как правило, в течение 1 рабочего дня, если все сведения предоставлены без ошибок и не требуется уточнение классификации товара.

Срок действия отказного письма напрямую связан с неизменностью товара и нормативной базы. Чаще всего документ выдают бессрочно либо на длительный период (например, на 1 год) — формат зависит от практики конкретного органа/организации, которая его оформляет, и целей использования. При этом важно учитывать: даже «бессрочное» письмо фактически актуально только пока сохраняются те же характеристики продукции и требования регламентов.

Стоимость отказного письма обычно составляет от 3 000 до 5 000 рублей. 

Переоформление требуется, если меняются параметры, влияющие на идентификацию товара и его регулирование. К типовым причинам относятся:

1. изменение состава или технических характеристик;
2. смена бренда/производителя или страны происхождения;
3. изменение кода ТН ВЭД/ОКПД2;
4. обновление упаковки/маркировки, влияющее на назначение и классификацию;
5. вступление в силу новых техрегламентов ЕАЭС или изменение действующих требований.

Чтобы избежать задержек в поставках и блокировок карточек на маркетплейсах, лучше заранее проверять актуальность письма при любом обновлении товара и закладывать время на стандартное или срочное оформление. Это также помогает точнее оценить стоимость получения отказного письма и снизить риск дополнительных затрат на корректировки.