Презентация продукта: как выстроить вечер для прессы, партнёров и команды

Как провести презентацию нового продукта: одна мысль на весь вечер, сценарий в три акта, демо-зона, работа с журналистами и площадка, где официальная часть и приём проходят под одной крышей.

Презентация продукта: как выстроить вечер для прессы, партнёров и команды

На презентацию продукта приходят три аудитории сразу: журналисты, партнёры с клиентами и собственная команда. Вечер удаётся, когда каждая уходит со своим результатом. У журналиста есть новость и кадр, у партнёра аргумент для продаж, у команды гордость за запуск.

Разбираем, как собрать такой вечер: от главной мысли до выбора площадки.

Одна мысль на весь вечер

Перед тем как писать сценарий, сформулируйте одно предложение, которое гости должны унести с собой. Что это за продукт и какую задачу он решает. Всё остальное в программе работает на эту фразу: слайды, ролик, демонстрация, пресс-релиз и даже меню приёма.

Дальше распишите, что нужно каждой аудитории:

1. Пресса. Новость, цифры, комментарий первого лица и фотографии, которые можно сразу опубликовать.
2. Партнёры и клиенты. Понимание, кому продукт нужен, сроки, условия и возможность потрогать его руками.
3. Команда. Признание работы и ясный план после запуска.

Когда проводить

Время презентации зависит от главной аудитории. Журналистам удобнее утро и середина дня в будни: новость успевает выйти в тот же день. Партнёрам и клиентам проще прийти вечером, после работы.

Если обе аудитории одинаково важны, программу можно разделить. Днём проходит пресс-показ с интервью, вечером презентация для партнёров с приёмом. Площадка и демо-зона остаются те же, и монтаж делают один раз.

Сценарий в три акта

Акт первый: официальная часть, 30–40 минут. Слово руководителя, история продукта, короткий ролик и сама презентация. Хорошо работает выступление клиента, который уже пользовался продуктом на тестах. Длинные доклады в этой части зал прощает с трудом.

Акт второй: демо-зона, 40–60 минут. Гости подходят к продукту, задают вопросы специалистам, пробуют сами. Для физического продукта это стенды и образцы, для цифрового экраны с готовыми сценариями. У каждого стенда стоит человек, который знает продукт лучше всех.

Акт третий: приём. Фуршет и неформальное общение. Здесь партнёры договариваются о встречах, а журналисты берут дополнительные комментарии.

Если презентация вечерняя и гостей немного, третий акт можно сделать ужином с рассадкой: представители компании садятся за столы с ключевыми клиентами.

Демонстрация продукта

Живая демонстрация убеждает сильнее любого слайда, но требует подготовки. Прогоните её в зале накануне на той технике, которая будет работать вечером. Держите наготове видеозапись демонстрации на случай сбоя.

Продукт на сцене стоит подсветить отдельно, а момент его появления выделить музыкой и светом. Этот кадр потом уйдёт в публикации, поэтому договоритесь с фотографами, откуда они будут снимать.

Работа с прессой

1. Приглашение. За две-три недели, с напоминанием за два дня. В приглашении тема, спикеры и время, когда будет новость.
2. Пресс-кит. Релиз, характеристики продукта, фотографии в высоком разрешении, цитаты спикеров. Отдайте его журналистам на флешке и ссылкой сразу после официальной части.
3. Интервью. Отдельное тихое помещение рядом с залом и расписание на 10–15 минут для каждого издания.
4. Эмбарго. Если новость выходит в определённый час, оговорите это заранее и письменно.

Какая площадка подойдёт

Для презентации в три акта нужны три пространства рядом друг с другом: зал для официальной части, где сцену видно с каждого места, помещение под демо-зону и пространство для приёма. Плюс комната для интервью и место для монтажа оборудования накануне.

Удобно, когда всё это находится в одном здании в центре города: журналисты приезжают на метро, партнёры приходят после работы, а иногородние гости ночуют там же. Например, в отеле «Коринтия Санкт-Петербург» на Невском проспекте, 57 официальную часть можно провести в зале для пресс-конференций или в одном из 17 трансформируемых конференц-залов, а приём устроить в бальном зале в стиле ар-деко. Техническое оснащение под ваш сценарий стоит обсудить с площадкой на этапе брифа.

После презентации

Работа с запуском продолжается и на следующий день. Утром журналисты и партнёры получают отобранные фотографии и итоговый релиз, а команда собирает публикации и отклики.

В течение недели менеджеры назначают встречи с партнёрами, которые проявили интерес на демо-зоне. Список таких контактов удобно вести прямо на вечере: у каждого стенда специалист записывает, кто и о чём спрашивал.

Чек-лист за неделю до презентации

1. Главная мысль вечера записана одной фразой и согласована со спикерами.
2. Демонстрация прогнана на площадке, видеозапись на случай сбоя готова.
3. Пресс-кит собран, список журналистов подтверждён, расписание интервью составлено.
4. У каждого стенда демо-зоны назначен специалист.
5. Фотографы знают точки съёмки и момент появления продукта.
6. Меню приёма и тайминг согласованы с площадкой.