Как строительная компания наладила контроль проектов и подрядчиков

В строительной отрасли успех компании определяют три фактора: четкое планирование проекта, непрерывная коммуникация с заказчиком и контроль подрядчиков и затрат. Однако реальность часто преподносит сюрпризы: подрядчики нарушают договоренности, бюджет превышает плановые показатели, а клиенты задерживают платежи.

Разбираем конкретный пример того, как компания из сферы малоэтажного строительства решила эти проблемы с помощью системы управления проектами Аспро.Cloud.

Вызов: хаос в управлении множественными объектами

Компания столкнулась с типичными проблемами растущего строительного бизнеса:

1. Потеря контроля над процессами — невозможно оперативно отследить статус работ на десятках объектов.
2. Срывы сроков подрядчиками — отсутствие системы контроля и отчетности.
3. Финансовые разрывы — несвоевременные поступления от заказчиков.
4. Документооборот в хаосе — договоры, сметы и отчеты хранятся в разных местах.
5. Неэффективная коммуникация — участники проекта не имеют единого информационного пространства.

Перед компанией стояли конкретные вопросы:

1. Как контролировать процесс строительства на множестве объектов?
2. Как организовать систему учета поступлений от заказчиков?
3. Как получать оперативные фотоотчеты с объектов?
4. Как обеспечить мгновенный доступ к проектным документам?

Решение: создание типового процесса управления проектами

Этап 1. Структуризация процесса строительства

Первым шагом стала детальная проработка всех этапов строительства каркасного дома. Компания выделила пять ключевых фаз:

Подготовительная фаза:

1. Согласование проекта с заказчиком.
2. Обследование участка.
3. Согласование сметы.
4. Заключение договора.

Фундаментные работы:

1. Подготовка участка.
2. Закладка коммуникаций.
3. Фундаментные работы.
4. Гидроизоляция.
5. Сдача/приемка этапа.

Строительные работы:

1. Нижнее перекрытие.
2. Каркас стен.
3. Перекрытие второго этажа.
4. Обшивка стен.
5. Стропильная система.

Отделочные работы:

1. Инженерные системы.
2. Внутренняя отделка.
3. Коммуникации.
4. Установка светильников.
5. Сантехника.

Завершение проекта:

1. Подписание акта.
2. Окончательный расчет.
3. Публикация в портфолио.
4. Обратная связь.

Этап 2. Настройка системы управления

В Аспро.Cloud компания создала специальную доску проектов для каркасного строительства. Каждый этап стал отдельной колонкой с детализированным чек-листом работ.

Система позволила визуализировать весь процесс — проекты перемещаются по доске по мере выполнения. Также стало возможным стандартизировать подходы — каждый новый проект получает готовую структуру этапов.

Этап 3. Управление клиентской базой и документооборотом

Система интеграции с CRM позволила:

1. Автоматически создавать карточки клиентов при создании проекта.
2. Связывать все проекты с конкретными заказчиками.
3. Отслеживать историю взаимодействий.

Централизованное хранение документов решило проблему доступности информации:

1. Все участники проекта получили доступ к актуальным документам.
2. Фотоотчеты структурируются по этапам работ.
3. Документы можно просматривать и скачивать в любой момент.

Этап 4. Контроль финансов и подрядчиков

Система оплат:

1. Выставление множественных счетов по проекту.
2. Контроль сроков оплаты с визуальными индикаторами.
3. Учет частичных платежей.
4. Автоматическое уведомление о просроченных счетах.

Контроль подрядчиков:

1. Обязательные фотоотчеты по каждому этапу.
2. Чек-листы для контроля выполнения работ.
3. Возможность комментирования и обратной связи.
4. Мгновенный доступ руководства к статусу всех объектов.

Результаты внедрения

Операционная эффективность

Сокращение времени на контроль объектов с недели до 5 минут.Ранее для объезда 20 объектов в пригородах требовалась неделя. Теперь руководитель оценивает ситуацию на всех стройках за несколько минут через систему.

Повышение прозрачности процессов.Все участники проекта — от руководителя до подрядчиков — видят актуальный статус работ в режиме реального времени.

Финансовая дисциплина

Контроль денежных потоков:

1. Прозрачность поступлений от заказчиков.
2. Своевременное выявление просроченных платежей.
3. Возможность планирования финансовых потоков.

Бюджетная дисциплина:

1. Установка лимитов затрат по проектам.
2. Контроль соответствия плановых и фактических расходов.

Качество коммуникаций

Структурированная отчетность.Фотоотчеты и документы организованы по этапам, что упрощает контроль качества работ и коммуникацию с заказчиками.

Устойчивость к текучести кадров.Новые участники проекта легко включаются в работу благодаря структурированности процессов и доступности всей информации.

Масштабирование решения

Компания создала отдельные доски проектов для различных типов строительства:

1. Бани и беседки.
2. Дома из пеноблока.
3. Строения из оцилиндрованного бревна.

Переключение между досками позволяет руководству контролировать все направления бизнеса из единого интерфейса.

Практическая ценность для отрасли

Что получили:

1. Готовый процесс для типового каркасного строительства.
2. Прозрачность процессов для всех участников.
3. Налаженную систему платежей с контролем поступлений.
4. Эффективный контроль подрядчиков через отчеты и документы.
5. Устойчивые процессы, не зависящие от конкретных сотрудников.

Инвестиции времени:

1. 30 минут на изучение подхода.
2. 2,5 часа на настройку собственного типового процесса.

Этот кейс демонстрирует, как системный подход к управлению проектами трансформирует строительный бизнес, делая его предсказуемым, контролируемым и масштабируемым.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время