Электронный документооборот: пять кейсов когда ИП и малому бизнесу нужно перейти на ЭДО

Пока одни теряют деньги на бумажной волоките, другие внедряют ЭДО. Представьте, бумажный документооборот — это как отправлять важное письмо по обычной почте: идешь в отделение, стоишь в очереди, наклеиваешь марку и надеешься, что оно не потеряется.

Электронный документооборот — это мгновенные сообщения в мессенджере: быстро, надежно с подтверждением доставки и сообщением о прочтении. В бизнесе время — деньги, не стоит терять ни того, ни другого.

В статье расскажем, когда ЭДО обязателен для малого бизнеса и почему предпринимателям выгодно обмениваться электронными документами.

ЭДО простыми словами

ЭДО (электронный документооборот) — это когда вы обмениваетесь документами в интернете через специальные сервисы. Можете в два клика отправить счет клиенту, закрыть работу подрядчика актом или подписать приложение на новые работы.

Такой способ обмена документами через интернет безопасен, ведь файлы надежно защищены.

Вам не нужно заботиться о легитимности документов. Они имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные варианты с печатью и подписью. Это подтверждает специальная электронная подпись и передача по защищенным каналам.

Когда ЭДО обязателен для применения малым бизнесом и ИП

ЭДО пока не обязателен для всех бизнесов, но в некоторых случаях его подключение требуется по закону, иначе можно получить штраф от 200 рублей за каждый переданный не через ЭДО документ.

В каких ситуациях ЭДО обязательно применять?

Кейс 1. Работаем с маркированными и прослеживаемыми товарами

Если продаете или производите маркированные товары или подлежащие прослеживаемости, то все документы передаются обязательно через ЭДО. Такие требования действуют с 2022 года Постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2464 и от 28.01.2021 № 64.

Наш магазин продает носки, чулки, колготки. Все началось весной этого года, когда наши носочки попали под обязательную маркировку, как почти вся одежда. У меня был выбор: либо закрывать эту часть бизнеса, либо перейти на ЭДО с поставщиками, клиентами и отправлять информацию в «Честный знак». Мы подключили за один день БизКуб ЭДО и продолжаем успешно работать.

Жанна Д., владелица сети магазинов

Почему ЭДО необходим для работы с маркированными товарами

С помощью маркировки государство защищает нас от контрафакта. Марки представляют собой специальные наклейки с кодами, с помощью которых можно проследить движение товара от производителя до потребителя. Уже действует обязательная маркировка обуви, одежды, молочных продуктов, воды и других товаров. Список каждый год расширяется — например, с марта 2025 года начали маркировать одежду, носки, чулки. Компании передают информацию о закупке и продаже таких товаров в «Честный знак» через ЭДО.

Вы можете самостоятельно проверить, нужно ли маркировать ваш товар, на сайте «Честного знака» по коду ТН ВЭД.

Еще маркировке подлежат продукты животного происхождения, например, мясо, рыба, птица. Все сопроводительные документы на продукцию нужно отправлять в электронном виде в государственную систему «Меркурий». А в случае с алкоголем вся информация направляется в единую государственную систему ЕГАИС.

Почему ЭДО применяем при работе с прослеживаемыми товарами

В этом случае государство контролирует легальность ввоза товаров. Код для прослеживаемости наносится не на каждую единицу, а на всю партию и указывается в сопроводительных документах. К таким товарам относятся, например, импортируемые холодильники, стиральные машины, мониторы, детские кресла и коляски.

Проверить, подлежат ли ваши товары прослеживаемости можно на сайте ФНС по коду ТН ВЭД. Отчитываться по таким товарам также нужно через систему ЭДО.

Кейс 2. Работаем с государственными компаниями

Все государственные компании обмениваются только электронными документами. Например, если вы планируете участвовать в тендерах госзакупок, без ЭДО не обойтись.

У меня своя компания, мы занимаемся ремонтами помещений, недавно мне предложили поучаствовать в тендере на ремонт в школе. Я даже не задумался и подключил ЭДО, так я смог получить первый небольшой заказ, а дальше стал получать предложения от государственных компаний регулярно.

Константин Л., предприниматель

Правила применения ЭДО в государственных закупках определяет Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Согласно статье 5 закона обмен электронными документами между участниками происходит через ЭДО, включая подачу заявок на участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

Взаимодействие ведется в единой информационной системе (ЕИС) для закупок. Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью УКЭП, для обмена документами используются операторы ЭДО.

Кейс 3. Продаете товары на маркетплейсах

Электронный документооборот (ЭДО) обязателен при работе с большинством маркетплейсов. Каждая торговая площадка имеет свои особенности, но для всех ЭДО обязателен, если продаете маркированные или прослеживаемые товары.

Я начинал торговать как ИП без ЭДО со своего склада. Заметил, что документы долго подписываются, продавать со склада маркетплейса нельзя, а это часто выгоднее. Решил попробовать БизКуб ЭДО, и теперь документы получаю и отправляю за несколько кликов, мне доступны все выгодные условия площадок. Работать удобнее и продажи растут!

Александр М., продает свечи на маркетплейсах

В каких ситуациях ЭДО ускорит ваш бизнес и повысит продажи

Бывают ситуации в бизнесе, когда ЭДО не обязателен для использования, но его отсутствие приводит к упущенным возможностям. Например, применение электронного оборота позволит бизнесу не потерять клиента и быстро заключить сделку. Расскажем, как это работает.

Кейс 4. Крупные клиенты и поставщики работают только с ЭДО

Если вы хотите продавать товары через торговые сети или закупаться выгодно у крупных поставщиков, вам понадобится ЭДО. Большие компании работают с сотнями клиентов и поставщиков и давно уже перешли на электронные документы. Для вас никто не будет делать исключения. Поэтому, если нужен рост, продажи и выгодные закупочные цены, используйте ЭДО.

У меня небольшая компания, торгуем инструментом. Раньше ЭДО не использовал, не было причин для этого. Однажды торговой сети стройматериалов нужна была срочная поставка. Я не смог быстро создать и подписать документы и потерял крупный заказ. Они работали только с УПД и бумажные накладные их больше не устраивали. Подключил БизКуб ЭДО и теперь получаю и подписываю приходные и расходные накладные, счета-фактуры за несколько минут. Здесь же отправляю счета и письма. В результате вернул клиента и заключил договоры еще с двумя сетями.

Дмитрий, владелец магазина в Новосибирске

Встретилась с представителем бизнес-центра и мне предложили большой заказ на уборку офисов. Условие — все документы только электронные. Если честно я не раздумывала ни минуты. Нашла за 5 минут БизКуб ЭДО и на следующий день меня быстро подключили. При этом помогли и электронную подпись оформить и подключить. Результат: помимо того, что мы теперь работаем у корпоративных клиентов, наш документооборот занимает минуты. Кроме того, клиенты рекомендовали нас сети кинотеатров. Они тоже работают только с электронными документами, но мы уже были готовы.

Ольга, владелица клининговой компании

Кейс 5. Работаете по всей стране

Работать с бумажными документами можно, когда продаете товары в одном городе или регионе. Но всегда ведь хочется большего, а вот здесь бумаги начинают тормозить. Начинаешь зависеть от служб доставки. С электронными документами вы можете заключать сделки по всей стране быстро и удобно.

Начала продавать онлайн сначала в своем регионе, но когда предложили продать в соседние, кто же откажется. Но обмен бумажными документами не надежен и требует много времени. Подключила БизКуб ЭДО и продаю по всей стране. Это очень помогло, когда и одежда попала под маркировку.

Алиса Ф., дизайнер, продает одежду

Чем еще полезно ЭДО

Сканы документов, отправляемые по почте, редко имеют юридическую силу. Их признают только при наличии в договоре соответствующих условий и указания конкретных адресов. В отличие от этого, электронные документы в ЭДО сразу считаются легальными и принимаются всеми партнерами и государством.

Электронные документы по закону равны бумажным с печатью и подписью (ст. 6 закона 63-ФЗ). Подписывать их может сотрудник, на которого оформлена подпись.

Плюсы ЭДО:

1. Полная юридическая сила.
2. Защита от изменений.
3. Надёжное хранение в архиве компании, облаке или на серверах оператора, например, в БизКуб ЭДО — на защищённых российских серверах.

Что необходимо малому бизнесу и ИП для ЭДО

Для начала потребуется электронная подпись — УКЭП, усиленная квалифицированная электронная подпись. Она придает юридическую силу электронным документам. С УКЭП вы сможете обмениваться документами с клиентами и поставщиками, участвовать в госзакупках и сдавать отчеты, например, через приложение БизКуб Отчетность.

Получить подпись можно в налоговой службе или через удостоверяющий центр ФНС.

Следующий шаг — выбрать оператора ЭДО, который обеспечит безопасный обмен документами и их юридическую силу. 

При выборе обратите внимание на количество клиентов, поддерживаемые типы документов и тарифы. Лучше выбрать крупного оператора с более чем 100 тысячами пользователей — ваши партнеры, скорее всего, тоже используют этот сервис.

Большинство ведущих операторов поддерживают автоматический роуминг, что упрощает обмен с партнерами, использующими других операторов. Например, при подключении к БизКуб ЭДО можно выбрать одного из четырёх операторов. Входящие документы — бесплатно, а также бесплатно до 100 отправленных за 140 руб. в месяц. Для малого бизнеса этого вполне достаточно.

Смотрите, какие документы поддерживает оператор ЭДО. Выбирайте сервис, где можно отправлять не только стандартные форматы (УПД, счёт‑фактуры, УКД), но и любые другие — договоры, счета, письма. В БизКуб ЭДО можно обмениваться и документами в госформате, и любыми файлами для клиентов и поставщиков.

Почему ЭДО экономит время и деньги

Если вы торгуете товарами с маркировкой или прослеживаемостью, участвуете в госзакупках — без ЭДО никак, иначе возможны штрафы. С крупными клиентами, поставщиками и на маркетплейсах работать без него сложно и часто невыгодно — можно упустить сделки.

Электронные документы всегда под контролем: подписываются за секунды, мгновенно уходят партнёрам по всей стране, не теряются и имеют полную юридическую силу.

Подключиться просто: оформите электронную подпись, выберите подходящий сервис и начните работать уже сегодня.