Как уйти от таблиц и наладить финансовый учет в IT-компании

Многие предприниматели начинают вести учет денег в таблицах. Это простой и бесплатный инструмент, в котором не нужно долго разбираться. Но с ростом бизнеса таблицы становятся не помощником, а балластом. В кейсе расскажем, как компания DSML начала вести учет в Аспро.Финансы и избавилась от неразберихи в таблицах.

Управленческий учет в IT

DSML 一 IT-компания, которая занимается дизайном и разработкой сайтов, а также готовит материалы и реализует рекламные кампании.

Оборот денег происходит так:

1. Клиент перечисляет предоплату за услуги.
2. Компания делает свою часть работы.
3. Клиент переводит оставшуюся часть денег.

Причем предоплату и остаток могут перевести в разные месяцы. Это усложняет контроль за деньгами. Из-за непрозрачной картины не понятно, можно ли тратить полученные средства, сколько реально заработала компания за определенный период. Есть и другие нюансы:

1. нужно видеть дебиторку;
2. важно следить за предоплатой и постоплатой;
3. есть несколько юрлиц и банков;
4. необходимо контролировать подотчетные средства.

И как же IT-компания без автоматизации? Не комильфо.

Как множество таблиц в итоге привели к Аспро.Финансы

Аспро.Финансы стал первым сервисом, в котором DSML начали вести финучет. Но напомним, что изначально за деньгами следили в таблицах. Что же с ними было не так? И почему решили от них отказаться?

В таблицах приходилось создавать множество вкладок, бесконечно контролировать правильность формул для расчетов, вручную создавать сводные таблицы, которые связаны между собой. Ссылки и доступы постоянно терялись. В общем, было много лишних действий.

Мария, заместитель гендиректора DSML

Несмотря на все преимущества таблиц, вести в них управленческий учет бывает проблематично. Особенно сложно становится, когда у компании несколько счетов и юрлиц. Чтобы сверить все данные, надо заходить в разные приложения. При вводе данных аналогично 一 сначала ввели все операции из одного банка, потом из другого. На это уходит очень много времени.

Хотя впоследствии эти проблемы стали очевидны, изначально компания просто искала сервис для выставления счетов.

В первую очередь нужен был сервис для формирования счетов и актов. Далее уже поняли, что нужен финучет не в таблицах.

Мария, заместитель гендиректора DSML

Так как счета и акты связаны с деньгами, в Аспро.Финансы есть и такой функционал. Теперь подробнее расскажем о тех инструментах, которыми пользуется компания в своей деятельности.

Чем пользуется IT-компания в Аспро.Финансы

Счета и акты

Это то, что изначально было нужно команде DSML. С этим инструментом получается избежать просрочки платежей и вовремя сформировать закрывающие документы для бухгалтерии.

Помимо основного функционала счетов и актов особенно понравилось то, что есть отметка о статусе счета: оплачен или нет, направлен ли документ клиенту и в каком виде. Также нам важно, что по ключевому слову мы можем найти нужный платеж, его дату сумму и с какого банка была платежка.

Мария, заместитель гендиректора DSML

Подробный отчет по счетам и актам помогает быстро проанализировать количество оплаченных и просроченных счетов и скорректировать ситуацию.

Отчет по счетам и актам

ДДС и ПиУ

Компания использует два главных отчета. Один нужен, чтобы следить за свободным денежным потоком и остатками на счетах. За это отвечает ДДС. Второй нужен для контроля эффективности компании. Это показывает ПиУ. Причем важно анализировать эти отчеты именно в комплексе. Тем более с такой спецификой бизнес-процессов, как у DSML.

У IT-услуг долгий жизненный цикл, потому что такие продукты не делаются по щелчку пальцев. Сложность заключается на этапе учета денег. Например, деньги за разработку сайта поступили 15 февраля. Команда DSML закончила услугу 15 марта. Когда учитывать эти средства? ДДС и ПиУ смотрят на это по-разному.

В ДДС деньги отобразятся 15 февраля, а в ПиУ 一 15 марта, когда мы подпишем акт выполненных работ. Поэтому руководство анализирует сразу несколько отчетов.

Допустим, клиент решил разбить оплату на две части. После выполнения работ в ПиУ отображена постоплата в размере 500 000 ₽. Но принимать решение о том, куда тратить эти деньги пока рано. Нужно посмотреть в отчет ДДС, их там может не оказаться. Причины для этого могут быть разными, но одна из них 一 дебиторская задолженность.

Отслеживание обязательств

Еще один инструмент, которым пользуются ребята из DMSL. Контроль обязательств опять-таки важен при долгом цикле сделки. В Аспро.Финансы легко отслеживать, кто и сколько вам должен. Но и контролировать свои обязательства тоже важно. Это помогает вовремя их выплачивать и не потерять репутацию.

Дашборды

Руководителям не обязательно погружаться в детали. Нужно отслеживать картину в целом и при необходимости уточнять нужную информацию. В этом помогают наглядные дашборды. Так как они динамичные, руководство всегда видит актуальную информацию по финансам компании.

Виджеты для руководителя

Что в итоге?

А в итоге все просто 一 команда перешла от множества таблиц к понятному и автоматизированному сервису. Теперь управление финансами прозрачнее, и остается время на развитие бизнеса. Больше не приходится тратить ресурсы на операционку.