Сферический день в вакууме/ Один день операционного директора

2018-10-03 11:34:38 1955

Привет! Меня зовут Дмитрий. Я – операционный директор агентства Digital Sharks. Мне 25 лет, живу в Казани. У меня была мечта – завести блог. Она исполнилась. Теперь у меня новая мечта – регулярно наполнять его заметками о своей работе. Здесь я честно расскажу о трудовых буднях, мыслях и планах. Давайте вместе узнаем, как выглядит один из рабочих дней операционного директора.

Чем я занимаюсь

Незнакомцу с улицы свою работу объясню такой фразой: мне надо сделать так, чтобы всё работало и все работали. Сейчас моя работа ближе к ассистенту руководителя. В перспективе компетенции расширятся, но обо всём по порядку. Операционный директор приходит в офис первым и покидает его среди последних. На то есть причины. Например, я должен успеть разгрести дела до прихода команды. Если задач много, прихожу до 9 часов. Поменьше – к 10 часам. Рабочий день длится до 11 часов. Но это в запущенных случаях.


Работа до работы

Итак, я в офисе. Ближайшее время условно назовём работой до работы. Делится она на два этапа. Первый – хозяйственный, в это время я обхожу офис. Высматриваю проблемы и всякое непонятное, что в перспективе помешает работе. Случиться может что угодно. Пятнышко на потолке рискует превратиться в протёк и затопить офис, а может так и остаться пятнышком. В любом случае, надо проверить. Мне нравится идея автономности офиса. Объясню на примере интернета. Это важнейшая часть всех процессов, без которой приходить смысла нет. Сеть должна работать в режиме 24/7/365. Нет сети – значит нет работы, значит я не справился с обязанностями. Предположим, я заметил проблему с соединением и не знаю, как её решить. Вызываю мастера. Дальше есть два пути развития событий. Первый – лайтовый. Мастер работает, а я выполняю задачи, не требующие интернет-соединения, возможно, пью кофе. Потом благодарю мастера и объявляю о решении проблемы. Второй – стратегический. Сижу рядом с мастером и записываю его действия. Я разберусь в проблеме и в следующий раз решу её самостоятельно. Второй вариант конечно же предпочтительнее. Так моя ценность как сотрудника растёт. Я знаю все болячки офиса и понимаю, как с ними обходиться. Второй этап работы до работы – технический. Тут попроще. Я проверяю готовность задач по отделам, развешиваю «напоминалки».

Сама работа

К 10-11 часам в офис приходит команда, запускается работа по текущим проектам агентства. Ещё раз проверяю актуальные задачи и берусь за работу. Сейчас я занят продажей федерального интернет-сервиса. Это крутая площадка и полностью автоматизированная история для российского рынка. Её надо правильно подать, найти заинтересованных, провести переговоры и сделать ещё кучу всего. Помимо этого остаются задачи в интернете, поиск информации и планирование. Когда я пришёл на работу в Digital Sharks, первым делом взялся за исправление технических ошибок, которые скопились до меня. Я закончил Казанский государственный университет по специальности «информационные системы и технологии», поэтому эта тема мне близка. Дел у меня много, и все они требуют своего подхода. Если я нахожу в компании процессы, которые можно улучшить, то берусь за них. Возможно, поэтому прихожу в субботу буквально на 2-3 часа добить задачи.

Офисный Джон

Есть такая байка, которую любят рассказывать в бизнес-школах. Якобы каждый работодатель мечтает «найти Джона». Сам Джон родился из армейской легенды. Во время Испано-американской войны командованию США понадобилось доставить важный пакет на Кубу. Собрали командующих штабов, стали думать, кто справится с задачей. Один из собравшихся сказал, что подойдёт только Джон. Его привели к командующему и сказали: «Джон, вот этот пакет надо доставить Маурицио». Джон молча взял пакет и ушёл. Командующий сидел в шоке. Солдат не спросил, кто такой Маурицио, где он находится, как безопасно обойти позиции противника и вернуться обратно. На следующий день пакет был доставлен по назначению. В нашем офисе роль Джона отведена мне. Например, пришла идея организовать оранжерею на ресепшене. Я получаю задачу со сроками. Всё остальное остаётся на личное усмотрение. Мне требуется продумать, как это будет выглядеть, какие именно цветы использовать и так далее. На первый взгляд – мелочь. Однако в голову приходит сравнение с театром и вешалкой. Лучше использовать все доступные инструменты для создания благоприятного впечатления на посетителей. Да и самим приятно.

После полудня

После обеда навёл порядок в вакансиях на HeadHunter. По проектам регулярно требуются специалисты по узким вопросам. Кадры – тоже элемент бизнес-процессов, поэтому они входят в мои обязанности. До 20 вечера с Ринатом готовились к съёмкам: настроили и выставили камеру, расставили свет и протестировали микрофон. Ринат – наш продукт-менеджер и просто классный парень. Расскажу о нём в следующий раз. Больше всего в работе кайфую от коллектива и его подхода к рабочему процессу. В конце концов, я стараюсь организовать работу этой команды. Если не любить её, то смысл теряется. Но это тоже тема на будущее.

Цели

Моя ближайшая цель – автоматизировать как можно больше процессов внутри офиса. Иными словами, вывести тайм-менеджмент в агентстве на новый уровень. Это моя идея фикс. Благо команда тепло встретила предложение. Вместе с ребятами перенастроили внутренний задачник под бизнес-процессы внутри агентства. Переписали «напоминалки», перевели весь документооборот в онлайн и так далее. Появилась идея перенастроить информационную систему под многозадачность. Загвоздка в том, что каждая задача требует уникального подхода. Если ввести параллельное исполнение поручений, поднимется вопрос о приоритетности. В общем, дел хватает. Если кто решил проблему, посоветуйте книгу или лекцию о многозадачности. Именно по её реализации в задачниках. Очень сильно поможете.

Пока остановимся на этом. Это первые мысли, что пришли в голову. В следующий раз расскажу о людях и рабочих отношениях. А может о чём-нибудь другом. В любом случае, напишите советы по многозадачности. До встречи!