Special events как конструктор: Часть IV. Оборудование
Серия материалов, в которой мы рассказываем о специальных мероприятиях как о сложном механизме, состоящем из множества важных частей, продолжается. Темами предыдущих статей было планирование, единая концепция проекта и площадки для проведения. Сегодняшний материал - о вопросах, связанных с выбором соответствующего оборудования для мероприятия, и о различных проблемах, с которыми мы можем столкнуться в процессе работы на этой стадии. Напомню, что большее внимание в серии уделяется ивентам, ориентированным, в первую очередь, на бизнес-цели, но в то же время многие моменты являются "сквозными" для любых типов мероприятий.
С первого взгляда может показаться, будто качество и характер оборудования играют в специальных мероприятиях нашей компании далеко не самую первую роль, ибо куда важнее четкая маркетинговая стратегия проекта, вопросы продвижения и взаимодействие выступающих персон с аудиторией. Но, на самом же деле, оборудование является тем самым техническим фундаментом, который придает проекту некий лоск, обозначает его уровень и делает впечатления посетителей более яркими, а это, согласитесь, также очень важно.
Общие моменты
Театр начинается с вешалки, а оборудование для специальных мероприятий - с розетки. Иными словами, первое, чем нам следует озаботиться во время организации технической части нашего проекта, это обыденные мелочи на примитивном технологическом уровне, которые не бросаются в глаза, но в то же время от них зависит многое. Мне не раз приходилось сталкиваться с ситуациями, когда, к примеру, в пульте от DVD-плеера садились батарейки в самый разгар презентации, а запасных под рукой не оказывалось. То же самое касается и всевозможных устройств, обеспечивающих подачу электрического тока: удлинители, "пилоты" и источники бесперебойного питания.
Кроме того, к подобным техническим мелочам я бы отнес еще и всевозможное программное обеспечение, которое используется на специальных мероприятиях практически повсеместно. Это и продукты для тех же презентаций, и текстовые редакторы, и более сложные программные комплексы, разработанные исключительно для special events. Каждая используемая копия продуктов, которыми мы располагаем, должна быть протестирована. Чаще всего это делается во время репетиций, без которых сегодня не обходится почти не один серьезный проект.
Если же продолжить говорить о необходимости тестирования, то она, в принципе, касается всех и любых технических аспектов нашего special event, будь то взятый в аренду широкоформатный экран или принесенная из головного офиса кофеварка.
Свет
Световое оформление места, где проходит наше специальное мероприятие, это, пожалуй, один из важнейших элементов проекта, определяющих атмосферу и настроение. Разумеется, бизнес-ориентированность ивента накладывает ряд ограничений на дизайн света, но это совсем не значит, что сие направление следует забросить. Совсем нет: многие эксперты рекомендуют очень внимательно подходить к вопросам света при организации любых мероприятий. Обращаться тут к профессионалам или нет - решение остается за руководством компании, но своими силами грамотно поставить свет в таком тонком деле как бизнес-event крайне сложно.
Помимо создания должной атмосферы на мероприятии освещение может нести и дополнительную нагрузку. Самый простой пример - это видеосъемка. Во-первых, в целях продвижения многие компании приглашают для освещения своих проектов тележурналистов, а, во-вторых, в последнее время все более модной становится тенденция снимать мероприятие с помощью приглашенного или штатного оператора и затем видеоотчет о проекте становится свободно доступным для публики. И в том, и в другом случае свет имеет важное значение для качества итогового материала.
Звук
Эмоциональная составляющая специальных мероприятий - та тонкость, благодаря которой посетители и участники запоминают проект на долгое время (в зависимости от уровня и качества составляющей, разумеется). Какие у нас тут есть инструменты? В первую очередь, звук. Недооценка этого момента может привести к весьма плачевному итогу: какой бы интересной не была предложенная информация, в памяти аудитории она займет лишь одну из дальних полок, а по прошествии недолгого времени и вовсе забудется.
В то же время некоторые организаторы special events перегибают палку в вопросе звука как по технической части, так и по концептуальной. Если дорогое звуковое оборудование как часть комплекса для показа презентаций вполне объяснимо, то диджей с пультом и мощными колонками в качестве сопровождения бизнес-мероприятия - это уже слишком. Иными словами, экономить на звуке, конечно же, не стоит, но исключительно в рамках разумного.
Видео и изображения
Еще более тонкий технический момент - это оборудование для показа изображений и видео. Причем сложность выбора здесь заключается не только и не столько в поставщике и различных марках, а в самой концепции. Возможных вариантов решения одного и того же функционала сегодня очень много, и порой компании попросту не могут определить, что лучше подходит для их проекта. Очевидных выходов тут, на самом деле, два: призвать на помощь свои или партнерские опыт и знания или воспользоваться консультацией у профессионалов. В любом случае, стоит помнить о современных технологических стандартах - именно они задают нам планку, ниже которой опускаться не следует.
Кроме того, выбор формы предоставления аудитории видео и графических материалов тесно связан с самой концепцией проекта. К примеру, если требуется интерактивность, то одним из вариантов могут являться ноутбуки, предоставленные каждому участнику (такая практика активно применяется во время индустриальных круглых столов). Если же аудитория большая, а выступающие персоны работают с ней в режиме монолога, то имеет смысл организовать сцену с большим экраном или проектором.
Второй вопрос, связанный с видео, это уже упомянутая выше съемка мероприятия. Рассмотрим его немного с другого ракурса. Разное качество съемки стоит разных денег, и мы в целях экономии бюджета должны это учитывать. То есть если полученный материал планируется использовать исключительно для внутрикорпоративных нужд, то есть смысл пригласить оператора лишь с полупрофессиональной камерой, направив сэкономленные средства, к примеру, на производство ролика "по итогам" в будущем.
Оборудование для развлечений
О развлечении посетителей и участников мероприятия компании-организаторы порой забывают, пытаясь наполнить проект максимумом полезной информации. Однако аудитория, какой бы заинтересованной она ни была, всегда устает. Разумеется, эту проблему могут решить умелые выступающие персоны, которые включают элементы fun в свои выступления, но и мы, в свою очередь, можем уделить вопросам отдыха внимание. Я, конечно, не хочу сказать, что на наш special event в обязательном порядке следует заказывать аэро-хоккей или караоке, но варианты все же есть, и сразу списывать их со счетов не стоит.
Отталкиваться же в вопросе использования оборудования для развлечений в рамках наших проектов стоит, во-первых, от специфики аудитории и, во-вторых, от длительности мероприятия. Трех часовой семинар для менеджеров отдела продаж и двухдневная конференция для руководителей компаний-клиентов - это два совершенно разных проекта, и законы для них действуют тоже разные.
А в заключение статьи хотелось бы напомнить, что стадия подбора и установки оборудования - это одна из тех частей механизма под названием special event, где без помощи профессионалов можно обойтись лишь в очень редких случаях. Более того, на мероприятии всегда должен находиться специалист, который отвечает за нормальную работу всех используемых устройств, даже если они были предварительно протестированы самым тщательным образом.