Еще 10−15 лет назад ивент-рынка в России просто не было. Существовали отдельные компании, которые занимались проведением мероприятий. Все они работали поодиночке, пересекаясь только как конкуренты.
Отношение у клиентов было соответствующее: ивент-агентства для них были «теми ребятами, которые занимаются корпоративами». Поэтому о целенаправленном развитии отрасли и речи быть не могло — она развивалась стихийно, но очень динамично.
Сегодня ситуация кардинально поменялась. Ивент-рынок эволюционировал, превратившись из чисто развлекательного в мощный коммуникационный инструмент, но произошло это очень быстро — буквально за несколько лет. Из-за стремительного роста у отрасли возник ряд проблем, которые нуждались в решении.
Крупные игроки ивент-сферы объединились в ассоциацию REMA, чтобы регулировать процессы развития в отрасли и двигать ее вперед.
«Диалог с клиентом» — название комитета в рамках REMA, возглавляемого агентством стратегических событий «Подъёжики». Это одна из самых важных тем в ассоциации. Ведь от качества диалога агентства с клиентом зависит многое: особенности тендерной процедуры, качество реализации мероприятий и весь ивент-бизнес в целом.
В мае состоялась первая встреча комитета REMA по работе с клиентами. Это первый шаг ассоциации к разработке профессиональных стандартов в отрасли. И самое главное, проблемы и вопросы обсуждали непосредственно с клиентами, поэтому диалог получился очень продуктивным.
Со стороны клиентов участвовали представители компаний PepsiCo, Burger King, Qiwi, МТС, Ipsen, TEVA и «Сибур». А со стороны агентств — 
Подъёжики, SPN Communication, ERA Event, Max Medium, Marketing Division. Встреча прошла в очень оживленной атмосфере — в зале был настоящий аншлаг, но это не мешало участникам выражать свою точку зрения.
Рассмотрим более подробно, какие вопросы обсуждались на встрече и удалось ли решить их с выгодой для всех участников.
Бюджет мероприятия: указывать или нет
Одна из ключевых проблем отрасли: агентствам нужна хотя бы вилка доступных бюджетов, чтобы правильно подготовить коммерческое предложение, но далеко не все клиенты дают даже примерные ориентировки.
Почему так происходит? Все дело в том, что многие клиенты рассчитывают провести ценовой тендер, то есть выбрать наиболее интересную идею по самой низкой цене. А если указать бюджет, то агентства будут ориентироваться только на него и сэкономить уже не получится.
В то же время примерные бюджеты нужны агентствам, чтобы включать в коммерческое предложение те позиции, которые точно «попадут» в бюджет. Ведь очень часто бывают случаи, когда команда разрабатывает концепцию мероприятия четко по брифу, а потом оказывается, что это слишком дорого для клиента.
В результате недовольными остаются все. Клиент, потому что не получает того, что ему нужно, за те деньги, которые может потратить. И подрядчик, потому что приходится переделывать работу, находясь в подвешенном состоянии, ведь не факт, что переработанное предложение попадет в ожидаемую клиентом цену.
Клиенты опасаются, что агентство будет осваивать бюджет в полном объеме, завышая свои цены.
Проблема глобальная, поэтому к решению подошли тоже глобально. Если все агентства ассоциации унифицируют рейты и предложения от подрядчиков, а представители закупок каждый год будут получать обновленные данные, то конкурировать начнут креативные идеи и решения, связанные с наполнением мероприятий.
Конкуренция перейдет на уровень идей, а не ценового противостояния, что положительно скажется на развитии сектора в целом.
Постоплаты: как агентству не стать кредитором
Крупные компании часто сильно забюрократизированы. Отчетность занимает много времени, и сделки по мероприятиям закрывают долго.
У клиентов в отрасли ивентов сложилось впечатление, что длительная постоплата — это нормальное явление. Ведь нужно все окончательно все выяснить и полностью подготовить отчеты по всем составляющим.
Вот только постоплата сильно вредит развитию небольших ивент-агентств. Далеко не все компании имеют финансовую подушку, чтобы ждать оплаты 30 дней или больше. А в некоторых случаях постоплата затягивается до 90 дней — если таких проектов несколько, то так и до банкротства недалеко.
Споры были длительными, ведь крупные компании совсем не желают отказываться от устоявшихся принципов взаимодействия. Позиции клиентов и агентств были кардинально разными, поэтому решение проблемы обсуждалось долго. Но компромисс все же нашли.
Оптимальный вариант в этом случае — привлечение третьей стороны (кредитора или посредника) и использование факторинга или аккредитивов. Фактически клиентам не приходится менять установленную процедуру оплаты, а у агентств в несколько раз сокращается время ожидания.
У такого решения есть два минуса:
- существенно усложняется документооборот из-за присутствия третьего лица;
- нужно оплачивать услуги компании-посредника.
В целом, такой компромисс создает некоторые сложности, но позволяет соблюсти интересы и компании-клиента, и ивент-агентства. И это главное, ведь в результате все остаются довольны.
Как защитить клиента от некачественных услуг
Даже после подписания договора и обсуждения всех технических моментов подготовки ивентов у клиента остаются опасения, что все может пойти не так.
Многие компании создают внутренние рейтинги ивент-агентств, но они часто неточные и плохо отражают реальное положение дел. При этом компании не верят сторонним рейтингам, считая их рекламой и банальным продвижением услуг.
Решению этого вопроса уже положено начало в REMA, где создаются стандартизированные критерии оценки работы ивент-агентств ассоциации, по которым можно оценить их результативность. Это сложный и длительный процесс, но первые шаги уже сделаны.
Как агентству подстраховаться на случай отмены мероприятия
Иногда случается, что мероприятие отменяют даже после выигранного тендера. Причины могут быть разными: от действительно объективных до «потому что мы так захотели». Но результат один — агентство остается в убытке, ведь команда уже затратила на проработку идеи определенное количество времени, сил и денег.
Крупные компании не часто отменяют мероприятия, но такое случается. И странно, что далеко не все агентства учитывают такую возможность.
Чтобы избежать потерь, нужно подстраховаться уже на этапе подписания договора. Если в смете указаны рейты сотрудников, которые задействованы в проекте, то в случае отмены мероприятия можно запрашивать прямую компенсацию, исходя из ресурсов, затраченных на проект.
При этом сами клиенты не против включить этот пункт в договор. Ведь абсолютное большинство все-таки рассчитывает на проведение мероприятия, и такая подстраховка со стороны агентства кажется им вполне логичной.
Сергей Горбачев, генеральный директор Агентства стратегических событий « Подъёжики »:
Мы уверены, что последующие встречи в рамках ассоциации позволят детально проработать эти и другие проблемы ивент-отрасли, создав прочную базу для работы агентств с клиентами. Мы будем работать над этим и дальше, все вместе развивая ивент-рынок России.