Клик льва
Президент коммуникационной группы Twiga Александр Оганджанян разбирается не только в рекламе. Он еще и автор запатентованной программы, благодаря которой финансовый учет в его компании стал минутным делом
Каждую среду в 15 часов в офисе коммуникационной группы Twiga на Винзаводе начинается мастер-класс. На него приходят новые сотрудники компании, желающие разобраться в "Симбе" — корпоративной информационной системе. Ведущий мастер-класса, руководитель ИТ-подразделения компании, готов подробно ответить и на вопросы корреспондента СФ. Но Александр Оганджанян буквально огораживает сотрудника от представителя прессы. "Напишите, что его зовут Елена",— полушутя-полусерьезно говорит предприниматель. Широкоплечая "Елена" улыбается: "Лучше уж Петр". В свое время Оганджанян привел "Петра" из небольшой ИТ-фирмы. И теперь не хочет, чтобы кто-нибудь узнал о "Петре" и увел его из Twiga. Ведь "Петр", разработчик "Симбы",— носитель самого сокровенного знания компании.
Лет семь назад владельцы крупнейшей независимой коммуникационной группы в СНГ задумались об автоматизации бизнеса, но ни одно из существующих на рынке решений им не понравилось. Тогда компания начала создавать собственную систему. С ее помощью Twiga автоматизировала управленческую отчетность всех 26 агентств, входящих в состав группы. Сегодня Александр считает "Симбу" уникальным проектом и одним из главных конкурентных преимуществ компании. Год назад он даже запатентовал разработку в Роспатенте.
Африканские страсти
"Симба" на языке суахили означает "лев". Ничего странного в выборе названия нет, ведь Александр Оганджанян в прошлом дипломат, несколько лет работал в посольстве СССР в Танзании. Чтобы избежать ассоциаций с главным героем диснеевского мультфильма "Король Лев" Симбой, в компании придумали научную расшифровку для своей программы — System of Integrated Management and Business Administration (SIMBA). Слово Twiga тоже африканское. "В Танзании twiga — это жираф, а также все высокое и красивое. Так в стране называли банк, авиакомпанию, гостиницу",— рассказывает вице-президент группы Карина Оганджанян.
Потребность в автоматизации назревала в Twiga постепенно. Компания появилась в 1993 году, позже владельцы стали открывать специализированные агентства. Medinform занялось коммуникациями на фармрынке, Media First — медиабаингом, Twiga Touch — коммуникационными стратегиями и креативом, Intown — промоушн- и ивент-маркетингом и т. д. В 1998 году Twiga начала осваивать рынки СНГ.
"Учет мы вели на бумажках и с помощью Excel,— рассказывает Александр.— В каждой компании существовала своя система отчетности, и собрать консолидированные данные было непросто". Когда подходило время сдавать отчет, в некоторых подразделениях начинались якобы перебои со связью, люди внезапно заболевали. А потом финдиректор две недели подсчитывал, что же получается в графе "итого".
В 2004 году в Twiga поняли, что без ИТ-системы работать невозможно. Где ее взять? Готовых программ на рынке много, есть и отраслевые. Так, Maconomy Agency Solution предназначена для компаний, оказывающих профессиональные услуги, среди ее пользователей — более десяти российских рекламных агентств. По словам заместителя финдиректора Edelman Imageland Елены Федоренко, продукт удобный, в компании его используют для управления проектами. Однако президент Twiga все забраковал: "Пользы от чужих программ максимум на 10%, потому что они не заточены под наши нужды". Решили разрабатывать с нуля и сразу под себя. "Конечно, мы обращали внимание на новые программы,— продолжает Александр Оганджанян.— Но, посмотрев демоверсии, решили: мы уже так далеко продвинулись в создании "Симбы", что покупка нового программного обеспечения оказывалась нерентабельной с учетом стоимости ПО и технической поддержки".
Львиная доля
Сначала президент Twiga обратился за помощью к сторонней ИТ-компании. "Я вывалил наши тысячи таблиц и сказал: "Надо собрать их в одну кучу, чтобы в любой точке планеты я мог в любой момент зайти в программу и увидеть, что происходит в компании"" — так звучал его запрос. Одним из совладельцев этой ИТ-компании был "Петр", и Оганджанян предложил ему продолжить работу над проектом в штате Twiga. Работы начались в 2005 году и не прекращаются до сих пор — у "Симбы" регулярно появляются новые модули. Каждую неделю собирается специальный комитет по инновациям, и, если появляется хорошая идея, ее тут же внедряют.
Программа состоит из нескольких разделов. Каждое из подразделений компании имеет доступ к определенным частям "Симбы" и вбивает свои данные. Благодаря этому руководитель видит картину бизнеса целиком. Так, из блока "Клиенты" понятно, сколько денег клиент принес в текущем году, можно сравнить с доходами, полученными в предыдущие годы. В разделе "Тайм-менеджмент" сотрудники ведут учет времени, потраченного на того или иного клиента. Такая информация нужна не для выставления счетов или начисления зарплаты, а исключительно для анализа. "Мы изучаем, сколько времени потрачено на клиента, а потом сравниваем, какую прибыль он нам принес. Если заказчик приносит слишком мало денег при больших затратах времени персонала, от сотрудничества стоит отказаться. У нас такие случаи были",— рассказывает Карина Оганджанян.
Для оценки ситуации есть раздел "Прогноз по выручке" (на три месяца, год), каждая компания группы заполняет его ежемесячно. Точно так же вносятся прогнозы по расходам. Все счета клиентам сотрудники выставляют прямо в "Симбе" и с помощью программы быстро согласуют документ друг с другом: не надо с бумажкой бегать за десятком подписей.
Самый важный, по мнению владельцев, блок называется "Наши деньги". "На этапе планирования мы уже довольно точно понимаем, что у нас с "кредиторкой" и "дебиторкой", какими суммами мы реально располагаем. Скажем, деньги пришли на счет, но на самом деле рассчитывать на них нельзя, потому что завтра нужно платить подрядчику. Раньше понять это было невозможно, а сейчас я вижу все в реальном времени, по всем компаниям",— говорит Александр Оганджанян. И что очень важно для рекламного агентства — руководитель может раздельно сделать расчеты net и gross, то есть с учетом агентской комиссии или без, добавляет Карина. Одним словом, все, что раньше отнимало у персонала часы, теперь "Симба" автоматом подсчитывает сама. Программа позволяет анализировать данные как угодно — можно взять показатели по каждой компании, странам, рассчитать в разных валютах, сравнить разные периоды и т. д.
Что касается налоговых платежей, то они отражаются в "Симбе" в графе "Налоги" лишь "широкими мазками". То есть бухгалтерам Twiga приходится параллельно работать в 1С. По словам Александра Оганджаняна, госучреждения пользуются этой программой и без нее сложно сдавать налоговую отчетность.
Кстати, далеко не все разделы "Симбы" носят скучные названия — все-таки бизнес связан с креативом. Так, раздел "Наши деньги" содержит странную аббревиатуру — ГДЗ. Оказалось, в свое время ходовой в агентстве стала цитата "Где деньги, Зин?" из песни Владимира Высоцкого. Потом ее сократили до ГДЗ, и в таком виде она успешно перекочевала в "Симбу".
Свободный полет
Чтобы обучить сотрудников работе с "Симбой", ИТ-менеджеры во главе с "Петром" проводят мастер-классы, для персонала из других стран уроки транслируются по интернету. "Программа проста с точки зрения логики — я освоила ее за месяц,— рассказывает Екатерина Винокурцева, которая пришла в компанию в 2010 году и возглавила агентство Twiga PR.— Повторное занятие мне даже не понадобилось".
Но скоро HR-менеджерам и руководителям агентств придется подучиться: в ближайшее время в "Симбе" появится обновленный раздел, касающийся персонала. "Это вообще космос,— убежден Александр.— Работа HR-менеджера автоматизируется полностью". Так, в программе будут храниться информация обо всех кандидатах и история отношений с ними. Если человека взяли на работу, на него заведут личную папку, и менеджер сможет работать с профайлами всех сотрудников. Это сэкономит время, ведь в Twiga работают 322 человека, в компании 39 должностей, пять категорий сотрудников и 14 грейдов. А люди, в свою очередь, смогут прямо в "Симбе" заполнить нужные бланки, например подать заявление на отпуск. "Сейчас я даже не представляю, как можно существовать без этой программы",— говорит президент Twiga. Если бы не "Симба", штат группы увеличился бы как минимум на 30 человек, которые занимались бы документооборотом.
Впрочем, игроки ИТ-рынка полагают, что компания могла найти и готовое решение. "Такие возможности, как учет выручки по клиентам, прогноз доходов и расходов, электронное согласование документов и другие — стандартный функционал многих готовых систем. Например, нашей",— говорит директор по консалтингу и обучению SAP СНГ Роман Журавлев.
Со временем владельцы решили запатентовать "Симбу". "В какой-то момент мы поняли, что сильно зависим от программы и, наверное, ей стоит придать какой-то официальный статус",— объясняет Карина Оганджанян. Официальную бумагу от Роспатента Александр Оганджанян получил в марте прошлого года. Называется она несколько старомодно — Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ. "Это был большой труд,— рассказывает Александр.— Мы подавали в Роспатент огромное количество документов, описывали каждый из параметров, задачи, которые решает программа".
Сейчас авторы думают, что делать с проектом дальше, ведь "Симбу" теперь можно выводить на открытый рынок. "Мы хотим всем показать, какая классная у нас программа,— рассуждает Александр Оганджанян.— С другой стороны, это наше рыночное преимущество, и в случае продажи мы его потеряем. К тому же за очень дорого никто покупать не захочет, а задешево продавать не имеет смысла". Пока у компании нет планов коммерческого использования "Симбы", но не исключено, что они появятся в будущем.
Когда основатель компании ABBYY Давид Ян занялся ресторанным бизнесом, он не нашел ничего лучше, чем создать собственную управленческую ИТ-систему. И теперь компания iiko, где Ян является совладельцем, продает ИТ-решения для индустрии общепита. Возможно, и в Twiga откроют очередную компанию и решат монетизировать "Симбу".
Юлия Фуколова
"Секрет фирмы"